Organisatorische maatregelen

Er zijn diverse organisatorische maatregelen waaraan gedacht kan worden om het aantal patiënten in de wachtkamer te beperken. Hoe meer van deze maatregelen ingevoerd kunnen worden, des te meer afspraken kunnen worden ingepland. Voor onze planningstool gaan wij ervan uit dat alle onderstaande maatregelen worden doorgevoerd.

* Patiënten wordt verzocht om niet eerder dan 15 minuten voor aanvang van de afspraak het ziekenhuis binnen te gaan. Dit moet vooraf aan patiënten gecommuniceerd worden, bijvoorbeeld in de e-mail met de afspraakbevestiging.

* Het ziekenhuis voert een toegangsbeleid. Bij de ingang van het ziekenhuis wordt (naast de standaard COVID-19 gerelateerde vragen) ook gevraagd voor welk tijdstip de patiënt een afspraak heeft. Arriveert een patiënt meer dan 15 minuten voor aanvang van de afspraak, dan wordt de patiënt gevraagd buiten het ziekenhuis (bijvoorbeeld in de eigen auto) te wachten, of wordt doorverwezen naar een overloopgebied (bijvoorbeeld de kantine of een andere grote ruimte). Het zou noodzakelijk kunnen zijn om bij grote ziekenhuizen of nieuwe patiënten de 15 minuten grens te verhogen om te voorkomen dat patiënten te laat op de afdeling aankomen.

* Patiënten die te laat komen voor hun afspraak, worden in principe weer terug naar huis gestuurd en een nieuwe afspraak moet worden ingepland voor een andere datum. Uiteraard alleen als dit medisch gezien mogelijk is! Juist als afspraken niet meer volgens het rooster verlopen, neemt het aantal wachtende patiënten snel toe. Niet alleen de patiënt die te laat komt, zit extra lang te wachten, maar ook alle volgende afspraken verschuiven immers.

* Als besloten wordt om een te laat komende patiënt toch dezelfde dag nog te zien, dan wordt een nieuwe afspraak op diezelfde dag ingepland. De patiënt wacht buiten het ziekenhuis of in het overloopgebied tot 15 minuten voor aanvang van deze nieuwe afspraaktijd.

* Patiënten wordt gevraagd om hun mobiele telefoonnummer op te geven en ze worden gebeld/ontvangen een SMS wanneer het tijd is om naar de wachtkamer te komen. Op deze manier kan de "15 minuten van tevoren" regel precies afgestemd worden op de werkelijke begintijd, in plaats van op de geplande begintijd. Dit is handig als eerdere afspraken uitlopen.

* Als het aantal wachtende patiënten in de wachtkamer te ver oploopt, bijvoorbeeld als artsen worden weggeroepen voor noodgevallen, dan worden direct afspraken geannuleerd (patiënten worden afgebeld of naar huis gestuurd).

* Als er meer spreekkamers beschikbaar zijn dan het aantal werkzame artsen, dan worden patiënten bij aankomst direct in de spreekkamer gelaten waar zij later hun afspraak hebben. De arts wisselt van kamer. Op deze manier hoeft de patiënt geen gebruik van de wachtkamer te maken.

* De werktijden en pauzes van artsen worden flexibel. Sommige artsen werken bijvoorbeeld van 8.00 uur tot 16.00 uur, terwijl andere artsen werken van 12.00 uur tot 20.00 uur. Op deze manier worden de afspraken beter over de dag verdeeld. Ook nemen de artsen niet allemaal tegelijk pauze, maar verschoven.