Voorbeeld van een rapportage

Nadat u de gegevens heeft ingevuld, gaan wij aan de slag om een afsprakenschema te ontwerpen. Een groot wiskundig model wordt doorgerekend op het rekencluster van de Rijksuniversiteit Groningen. Het berekenen van het afsprakenschema kan meerdere uren duren. En het kan ook zijn dat uw opdracht in de wachtrij komt, omdat er eerst nog een afsprakenschema van een ander ziekenhuis moet worden uitgerekend. U krijgt de resultaten dus niet direct op het scherm te zien. Zodra de resulaten beschikbaar zijn, ontvangt u een e-mail. Dit kan tot twee dagen duren, maar vaak zal het sneller zijn.

Download

De verstrekte rapportages bestaan uit drie onderdelen.

1. Een document met algemene informatie en een overzicht van de afsprakenschema's (download voorbeeld),
2. Een bijlage met alle afsprakenschema's met risico analyse,
3. Afsprakenschema's in een voor Microsoft Excel leesbaar formaat.

Voorzichtig beginnen

In veel ziekenhuizen draait de reguliere (niet-COVID-19) zorg op dit moment op een lagere capaciteit. Er wordt speling tussen afspraken aangehouden om het aantal wachtende patiënten te verminderen. Dat beperkt natuurlijk het aantal afspraken dat op een dag gehouden kan worden. Het doel is om geleidelijk het aantal afspraken dat per dag wordt gepland te verhogen. En onze planningstool kan helpen om daarvoor betere afsprakenschema's te ontwikkelen. Maar ons model kan natuurlijk nooit precies voorspellen hoe individuele artsen, medewerkers en patiënten zich gedragen. En ook niet of alle organisatorische maatregelen effectief geïmplementeerd zijn. Daarom is het belangrijk om langzaam op te bouwen. In de rapportage vindt u meerdere afsprakenschema's met een steeds toenemend aantal afspraken. Het idee is om te beginnen met een laag aantal afspraken, bijvoorbeeld op 30% van het normale aantal afspraken. Blijkt dat in de praktijk goed te lopen, dan kan daarna het aantal afspraken steeds in stapjes worden verhoogd.

Voorbeeld afsprakenschema

Het onderstaande afsprakenschema laat duidelijk zien hoe het aantal patiënten in de wachtkamer zoveel mogelijk wordt beperkt. Afspraken beginnen zoveel mogelijk op verschillende tijden. Zelfs een verschuiving van 5 minuten kan al een belangrijk verschil maken. Verder beginnen de artsen niet altijd allemaal precies tegelijk aan hun werkdag en pauzes om zo nog beter de starttijden van afspraken te kunnen spreiden. Het afsprakenschema is ook niet helemaal volgepland. Dit zorgt ervoor dat als een afspraak uitloopt, dat de wachtkamer niet gelijk volloopt. Ook zijn de gaten tussen de afspraken nodig omdat de capaciteit van deze wachtkamer klein is ten opzichte van het aantal behandelkamers.

Effectiviteit

Door middel van een simulatie maken we een inschatting van het risico dat het maximaal aantal patiënten in de wachtkamer te hoog is. Afsprakenschema's waarbij meer dan 1% kans is dat de capaciteit in de wachtkamer wordt overschreden, worden afgekeurd. De resultaten van deze analyses worden in de rapportage vermeld. Daarnaast worden gevoeligheidsanalyses gedaan door te kijken naar de invloed van onzekerheid op de factoren die in het wiskundige model op een vaste waarde zijn gezet. Bijvoorbeeld: wat als patiënten eerder arriveren dan de bedoeling is? Daarnaast schetsen we effecten van enkele van de organisatorische maatregelen.

Monitoring

Het advies is om bij implementatie dataverzameling te starten om zo een beter inzicht te krijgen van de processen. De volgende data zou hiervoor kunnen worden verzameld:

• Aankomsttijd patiënt in de wachtkamer;

• Daadwerkelijke starttijd van een afspraak;

• Daadwerkelijke eindtijd van een afspraak;

• Percentage patiënten dat een begeleider meebrengt.

Implementatie

* De organisatorische maatregelen zijn essentieel en alle afsprakenschema's zijn gebaseerd op de aanname dat deze zijn doorgevoerd. Bij achterwege laten van één of meerdere van deze organisatorische maatregelen heeft dat direct effect op het aantal patiënten in de wachtrij en is niet zeker of de resultaten van de planningstool nog kloppen. Voor sommige van de organisatorische maatregelen is in de rapportage aangegeven wat de effecten zijn indien deze niet worden geïmplementeerd.

* De afsprakenschema’s zijn gebalanceerd. Dit betekent dat de exacte tijden en geplande type afspraken moeten worden overgenomen. Dus als bijvoorbeeld om 13.05 een afspraak moet beginnen volgens het afsprakenschema, dan ook om die tijd de afspraak inplannen en niet om 13.00.

* De afsprakenschema's kunnen niet worden gewijzigd voor wat betreft start- en eindtijden en pauzetijden. In de bijlage zijn alternatieve afsprakenschema's opgenomen die eventueel als alternatief kunnen worden gebruikt.

* Een geleidelijke implementatie is essentieel. Dit betekent starten bij een laag percentage afspraken en geleidelijk opschalen als blijkt dat de feitelijke bezetting van de wachtkamer onder het maximum blijft. Deze geleidelijke implementatie zal het mogelijk maken om te leren welke effecten er zijn op het aantal wachtende patiënten als reactie op wijzigingen in het afsprakenschema.