Toelichting invulformulier

Voordat u begint, moet u eerst een account aanvragen. Per ziekenhuis kan slechts één account worden aangevraagd. Via dat account kan vervolgens voor meerdere afdelingen een afsprakenschema worden aangevraagd.

De tool is niet meer online beschikbaar. Aanmelden is daarom niet meer mogelijk.

Hieronder volgt een beknopte toelichting per categorie van het invulformulier.

Algemene informatie

Naam van de afdeling

Hier typt u de naam van de afdeling in. Let op: wat wij hier onder een "afdeling" verstaan, zou anders kunnen zijn dan wat u daar normaal onder verstaat. Hier is een afdeling een groep behandelkamers en artsen, die samen één wachtkamer delen. Als er meerdere wachtkamers zijn, vul dan dit formulier meerdere keren in; één keer voor elke groep van behandelkamers die een wachtkamer delen.

E-mailadres voor de resultaten

Na het invullen van het formulier worden de gegevens doorgerekend. Deze berekening kan enkele uren of zelfs dagen duren. Dit is  afhankelijk van het aantal ziekenhuizen dat tegelijkertijd een formulier invult. Geef daarom hier het e-mailadres op waar u de uitkomsten wilt ontvangen.

Aantal patiënten dat kan wachten in wachtkamer

Bij het uitrekenen van het afsprakenschema in ons model gaan wij ervan uit dat u hier opgeeft hoeveel patiënten er in de wachtkamer kunnen. Zijn er bijvoorbeeld 10 stoelen in de wachtkamer en komen alle patiënten altijd alleen, dan vult u 10 in. Maar komen alle patiënten met een begeleider, dan vult u 5 in. Lees ook de uitleg op de pagina Inrichten van de wachtkamer.

Specialisaties binnen de afdeling

Vaak bestaat een afdeling uit meerdere specialisaties. Die verdeling kunt u hier maken. Is er niet zo'n onderverdeling, dan vult u alleen "specialisatie 1" in. Wij gaan bij het opstellen van de afsprakenschema's ervan uit dat iedere specialisatie een eigen groep artsen heeft en een eigen groep behandelkamers.

Specialisatie #

Vul hier de naam van de specialisatie in.

Specialisatie afkorting

In de rapportage is niet altijd ruimte om de volledige naam van de specialisatie te vermelden, bijvoorbeeld in de figuren. Geef daarom hier een afkorting op die we daarvoor kunnen gebruiken. Maximaal 5 lettertekens.

Aantal artsen

Geef hier het aantal artsen op dat op enig moment tegelijk aan het werk zou kunnen zijn voor deze specialisatie. Als u hier bijvoorbeeld 5 artsen opgeeft, dan zal het volste afsprakenschema ook maximaal 5 artsen inzetten.

Aantal behandelkamers

Geef hier het aantal behandelkamers op dat beschikbaar is voor deze specialisatie. Let op dat wij uitgaan dat deze behandelkamers altijd beschikbaar zijn voor deze specialisatie. Wanneer behandelkamers gedeeld worden tussen specialisaties of afdelingen, dan zal door u een keuze moeten worden gemaakt bij welke afdeling of specialisatie u deze behandelkamer wilt opgeven.

Werktijden

Hier vult u de volgende zaken in:

• Begin- en eindtijd van de werkdag
• Begin- en eindtijd van de ochtendpauze
• Begin- en eindtijd van de lunchpauze
• Begin- en eindtijd van de middagpauze.

Behandelingen

Het model maakt een afsprakenschema op basis van stappen van 5 minuten. Begintijden van afspraken zijn dus bijvoorbeeld 10.00 uur, 10.05 uur, 10.10 uur. De lengte van afspraken kan daarom alleen opgegeven worden in veelvouden van 5 minuten (5, 10, 15, 20,... minuten). U kunt voor elk type afspraak een aparte regel aanmaken en deze afspraken komen dan allemaal in het uiteindelijke afsprakenschema te staan. Wij raden aan om zo weinig mogelijke verschillende types te definiëren. Wilt u bijvoorbeeld 4 afspraken van type A per dag en 7 afspraken van type B per dag, dan kunt u deze elk op een aparte regel invoeren. Maar als beide typen afspraken (bijvoorbeeld) 15 minuten duren, dan is het handiger om één regel aan te maken voor 11 afspraken van type A+B. Op die manier kunt u later zelf kiezen of u op het geroosterde tijdstip een afspraak van type A of van type B houdt.

Naam behandeling

U typt hier een naam in die u aan dit type behandeling wilt geven.

Duur

Hoeveel tijd moet voor dit type behandeling ingeroosterd worden?

Specialisatie

Bij welk van de specialisaties (als hierboven gedefinieerd) hoort deze afspraak?

Methode

Als een type afspraak hier als "telefonisch" geboekt wordt, dan moet deze ook telefonisch plaatsvinden. Andersom, als u hier kiest voor "in persoon", dan mag in de praktijk die afspraak best telefonisch gehouden worden. Immers, afspraken die per telefoon gehouden worden, leveren natuurlijk geen wachtende patiënten in de wachtkamer op.

Normaal aantal

Geef hier het aantal afspraken op dat van dit type per dag gebruikelijk was, voordat COVID-19 begon.

Gewenst als op 30%

Geef hier het aantal afspraken op dat u zou willen hebben als de afdeling maar op 30% van de normale capaciteit zou kunnen draaien. Dus op elke 10 afspraken in de "normale" situatie, geeft u hier maar 3 afspraken op. Door dit apart in te vullen heeft u de mogelijkheid om prioriteiten te stellen. Misschien is het belangrijker dat het ene soort afspraken doorgaat dan het andere soort afspraken. In de eindrapportage geven wij ook meerdere afsprakenschema's die tussen 30% en "normaal" inzitten, zodat u geleidelijk het aantal afspraken dat per dag wordt ingepland kunt verhogen.