Het Profileringsfonds

Wat is het Profileringsfonds?

Het Profileringsfonds is een regeling die financiële tegemoetkoming biedt aan bestuurders van studentenorganisaties. De hoogte van deze beurs is afhankelijk van het aantal bestuursbeursmaanden die een vereniging krijgt toegekend. Eens per drie jaar, afhankelijk van de categorie (Sport, Studie, Gezelligheid, Cultureel of overig) worden organisaties herijkt. Het herijken houdt in dat het bestuur dan een aantal documenten en overzichten van de afgelopen drie jaar opstuurt, meer informatie hierover bij de “How To” van het Profileringsfonds. Na de deadline beoordeelt het CUOS de aanvragen en stuurt het advies ter opname naar het College van Bestuur. Als het definitieve besluit door de universiteitsraad is genomen wordt dit door het CUOS weer gecommuniceerd naar iedereen die aanvraag heeft gedaan en wordt het besluit op de website van het CUOS geplaatst, zie de besluiten pagina.

NB: De naam van het Profileringsfonds is door een wetswijziging veranderd in Studentenondersteuningsfonds (StOF). Rond de zomer van 2025 wordt deze nieuwe naam binnen de RUG definitief in gebruik genomen, tot die tijd blijven we de naam Profileringsfonds gebruiken.

Aanvraag opname Profileringsfonds

De Regeling Profileringsfonds is door het College van Bestuur (CvB) in het leven geroepen ter ondersteuning van studenten die studievertraging oplopen. In het Profileringsfonds zijn onder andere de bestuursbeurzen geregeld. Deze beurzen zijn bedoeld om studenten te compenseren voor de studievertraging die ze oplopen door hun bestuurswerk. Het CUOS adviseert het CvB over de opname van studentenorganisaties in het Profileringsfonds. Dat betekent dat het CUOS procedures vaststelt en aanvragen behandelt voor opname in het Profileringsfonds. Het CvB neemt de uiteindelijke beslissing.

Organisaties die reeds zijn opgenomen in het Profileringsfonds moeten eens in de drie jaar een aanvraag tot herijking indienen. Organisaties die nog niet zijn opgenomen in het Profileringsfonds kunnen elk jaar een aanvraag tot opname indienen. Twijfel je of je organisatie voor opname in aanmerking komt? Neem dan contact op met ons op via cuos rug.nl.

How to

Een aanvraag indienen tot opname in het profileringsfonds hoeft niet veel tijd te kosten, mits je dit goed voorbereid. Het begint allemaal met formulier A, te vinden onder het kopje ‘Verplichte Stukken’. In dit formulier moeten een aantal algemene gegevens worden ingevuld en een aantal vragen beantwoord worden. Let goed op als je dit formulier invult, want niet alle vragen zijn van toepassing op alle organisaties. Kijk goed naar welke vragen van toepassing zijn op je eigen organisatie en vul alleen deze in. Verder staat precies aangegeven welke stukken er ingeleverd moeten worden voor een complete herijking. Alle stukken die moeten worden aangeleverd worden hieronder verder behandeld. Achter alle stukken staat de naam onder welke deze moeten worden ingeleverd. Dit maakt het voor ons makkelijker om te controleren of ze er allemaal zijn. In deze namen staat vaak [org] of [jaar], dan is het de bedoeling dat je daar tussen vierkante haken de naam van de organisatie of het jaar waarover de stukken zijn geschreven invult.

Wanneer er behoefte is aan enige sturing bij het invullen van de verplichte documenten raden wij aan onderstaande richtlijn door te nemen. Middels deze richtlijn hoopt het CUOS organisaties zoveel mogelijk te ondersteunen met het oog op een succesvolle herijking en (her)opname in het Profileringsfonds.

Verplichte Stukken:

Formulier A:

Voor een complete aanvraag is het nodig dat dit formulier wordt ingevuld (alleen voor zover van toepassing). Dit document moet worden ingeleverd onder de naam: “0. Formulier A [org]”.

Formulier A - Aanvraagformulier

Huidige statuten van uw organisatie, gewaarmerkt en ondertekend:

Dit spreekt verder ook voor zich: om een aanvraag te kunnen doen voor een organisatie heeft deze organisatie statuten nodig. Deze statuten dienen aan een aantal voorwaarden te voldoen. Deze voorwaarden kunnen gevonden worden in Artikel 4 van Bijlage 1 van de regeling Profileringsfonds, te vinden onder het kopje ‘Regelingen’. Dit document moet worden ingeleverd onder de naam: “1. Statuten [org]”.

Uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel:

Naast statuten moet ook een KvK Uittreksel meegestuurd worden. Hiermee kunnen we namelijk vaststellen of een organisatie een volledige rechtsbevoegdheid heeft, wat één van de voorwaarden is voor opname in het profileringsfonds. Het is ook van belang dat alle bestuurders ingeschreven staan bij de KvK. Dit kan een tijdje duren, dus begin hier op tijd mee! Dit document moet worden ingeleverd onder de naam: “2. Uittreksel KVK [org]”.

De meest recente begroting van uw organisatie:

Een andere algemene voorwaarde is dat een organisatie ieder jaar een begroting opstelt. Om dit te kunnen controleren vragen wij van iedere organisatie de meest recente begroting. Dit document moet worden ingeleverd onder de naam: “3. Begroting [jaar][org]”.

Financiële Jaarverslagen die zijn goedgekeurd van de afgelopen drie boekjaren, inclusief resultatenrekening, balans en toelichting:

Iedere organisatie moet ook voldoen aan de voorwaarde om van de afgelopen 3 boekjaren een financieel jaarverslag in te leveren. Een tip hierbij is om de jaarverslagen en vooral de balansen goed leesbaar te maken, door bijvoorbeeld een tabel met afkortingen en hun betekenissen bij te voegen. Dit document moet worden aangeleverd onder de naam: “4. Financiëel jaarverslag [jaar][naam organisatie]”. Bij aanlevering van meerdere stukken, graag onder de namen: “4.2 [document][jaar][naam organisatie]”.

Secretariële / Abactiale jaarverslagen van uw organisatie, die zijn goedgekeurd, van de afgelopen 3 verenigingsjaren inclusief een activiteitenoverzicht:

Nog een algemene voorwaarde is het aanleveren van de Secretariële/Abactiale jaarverslagen, goedgekeurd door een ALV, van de afgelopen 3 verenigingsjaren. Deze jaarverslagen zijn bedoeld om een algemeen overzicht te krijgen van het afgelopen verenigingsjaar, bijvoorbeeld over het gevoerde beleid. Ze dienen dus meer informatie bevatten dan alleen een persoonlijke evaluatie van uw secretaris/abactis. U kunt de informatie uit de afgelopen secretariële jaarverslagen indienen via formulier J. Per jaarverslag dient een nieuw formulier ingevuld te worden. De activiteiten dienen te worden ingediend via formulier D. Deze formulieren bevatten ingevuld alle informatie die CUOS nodig heeft. Omdat het best veel werk kan zijn om voor een aanvraag voor iedere activiteit van de afgelopen 3 jaar zo’n formulier in te vullen is het raadzaam om dit goed bij te houden. De activiteitenoverzichten worden onder andere gebruikt om de bestuurslast van een organisatie te beoordelen, dus het is zaak deze goed in te vullen. Deze documtenten moeten worden aangeleverd onder de naam: “5. Secretariëel/abactiaal jaarverslag [jaar] [org]”. De 3 meest recente jaarverslagen moeten worden ingestuurd conform onderstaand Formulier J.

Formulier J - Secretariële jaarverslagen

Formulier D: Activiteitenoverzicht

Een overzicht van alle activiteiten die de afgelopen drie academische jaren hebben plaatsgevonden. Om ervoor te zorgen dat alle informatie die het CUOS nodig heeft er is, en om de aanvragen zoveel mogelijk te structureren, moet je er rekening mee houden dat een ander formaat dan formulier D niet geaccepteerd wordt! Zorg ervoor dat je het formulier zo volledig mogelijk invult, en onthoud altijd: wat er niet in staat kan niet in aanmerking worden genomen. Dit is vooral belangrijk voor evenementen die al gepland waren, maar op het laatste moment geannuleerd moesten worden vanwege bijvoorbeeld COVID-19, force majeure, etc. Deze evenementen moeten nog steeds worden opgenomen in het overzicht en er moet een uitleg worden gegeven waarom het evenement niet heeft plaatsgevonden. Deze documtenten moeten worden aangeleverd onder de naam: “6. Activiteitenoverzicht [jaar] [org]”. Lever a.u.b. drie aparte documenten in.

Formulier D - Activiteitenoverzicht

De meest actuele ledenlijst van alle leden:

In veel gevallen is het hebben van een minimaal aantal leden een vereiste om in aanmerking te komen voor opname in het profileringsfonds. Daarom ontvangen wij graag een actuele ledenlijst, zodat wij na kunnen gaan hoeveel leden een organisatie heeft. Deze ledenlijst mag maximaal een half jaar oud zijn (Artikel 4 lid d, Bijlage 1 van de Regeling Profileringsfonds), en moet ingeleverd worden via een ingevuld formulier L (onder Formulieren). Dit document moeten worden ingeleverd onder de naam: “7. Ledenlijst [org]”.

Formulier L - Ledenlijst

NB: Leden tellen alleen mee in de beoordeling als zij ingeschreven staan bij de RUG en/of HG. Het is dus van essentieel belang om actuele en correcte studentnummers aan te leveren! Op andere gegevens kan i.v.m. privacywetgeving niet gecontroleerd worden. Deze gegevens moeten wel aangeleverd worden, om fraude met studentnummers te voorkomen.

Indien van toepassing:

Bewijs van het aantal betalende leden:

In het geval dat een organisatie leden heeft die contributie betalen willen wij graag een bewijs van het aantal betalende leden van het jaar van de aanvraag: de post ‘contributies’ kan hierbij worden uitgesplitst in de verschillende hoeveelheden van contributie en het aantal leden dat deze hoeveelheid betaalt. Hiermee kunnen wij controleren hoeveel leden daadwerkelijk contributie betalen. Dit document moet worden ingeleverd onder de naam: “8. Bewijs betalende leden [org]”.

Bewijs van organisatie van jaarlijkse activiteiten ter bewaking en bevordering van onderwijskwaliteit:

In het geval dat een organisatie activiteiten ontplooit ter bevordering van de onderwijskwaliteit willen we hier graag een bewijs van zien. Dit kan bijvoorbeeld een een bewijs van overleg met de opleidingsdirecteur of het faculteitsbestuur zijn (een bewijs kunnen bijvoorbeeld de notulen van die overleggen zijn). Dit document moet ingeleverd worden onder de naam: “9. Bewijs organisatie activiteiten [org]”.

Bewijs exploitatie pand:

Wanneer een organisatie gebruik maakt van een pand ontvangen wij graag een bewijs van gebruik van dat pand. Dit kan bijvoorbeeld een huurovereenkomst, bewijs van koop of documenten van een beherende stichting. Dit document moet worden ingeleverd onder de naam: "10. Bewijs exploitatie pand [org]".

Met het compleet inleveren van alle bovenstaande stukken is de aanvraag compleet. De deadline voor de aanvraag ligt dit jaar op 15 november om 12:00 's middags. De aanvraag kan worden ingediend via cuos.aanvraag rug.nl, onder vermelding van de organisatie waarvoor je de aanvraag indient.

Hoe vraag ik mijn bestuurbeurs aan?

Je eigen bestuurbeurs kun je hier aanvraagen: http://www.rug.nl/studievertraging. De uiterlijke aanvraagtermijn is te vinden in de regeling.

LET OP: Het CUOS is NIET verantwoordelijk voor de aanvragen of de uitbetaling hiervan, dat is de Universitaire Fondsen Commissie. Zij zijn te bereiken onder ufc@rug.nl. Voor meer informatie, kijk hier.

Voor de aanvraag heb je een document nodig waarin je aangeeft hoe de bestuursbeursmaanden binnen jouw bestuur worden verdeelt. Dit document dient door het gehele Bestuur te worden ondertekend. Zie hieronder voor een voorbeelddocument:

Voorbeelddocument verdeling bestuursbeursmaanden

Studenten van de Hanzehogeschool kunnen hun aanvraag indienen bij mevrouw E.M. van Olffen (e.m.van.olffen pl.hanze.nl).  

Verklaring bestuursperiode

Als je een bestuursjaar doet bij een organisatie die op dit moment opgenomen is in het Profileringsfonds, krijg je een bestuursbeurs. Aan het einde van je bestuursjaar moet je een door jouw opvolger ondertekend document uploaden om te bewijzen dat je jouw bestuursjaar met succes hebt voltooid. Je kunt het onderstaande document gebruiken en uploaden via hetzelfde (UFC) portaal waar je ook de bestuursbeurs aanvraagt.

Hier kun je meer informatie vinden.