Activiteitensubsidie & Huisvesting

Wat is de Activiteitensubsidie en Huisvesting?

De RUG wil vorming van haar studenten niet alleen laten plaatsvinden binnen het onderwijs en onderzoek, maar ook door deelname aan extracurriculaire activiteiten en actieve deelname in een organisatie. Daarom komen bepaalde organisaties in aanmerking voor Activiteitensubsidie en/of Huisvesting vanuit het CUOS.

De activiteitensubsidie of huisvesting wordt namens het College van Bestuur direct vanuit het CUOS toegekend. Activiteitensubsidie en Huisvesting worden elk jaar opnieuw aangevraagd en kennen een gecombineerde aanvraagprocedure. Het is ook mogelijk om enkel activiteitensubsidie of huisvesting aan te vragen. De ondersteuning heeft altijd een aanvullend karakter en wordt dus niet toegekend als de organisatie zelf in de benodigde middelen kan voorzien.

Deadline: 31 januari, 23:59

Komt mijn organisatie in aanmerking?

Uitgesloten organisaties

De volgende organisaties komen niet in aanmerking voor ondersteuning door middel van Activiteitensubsidie of Huisvesting:

• Gezelligheidsverenigingen
• Sportverenigingen
• Studie- of faculteitsgerelateerde organisaties
• Culturele verenigingen kunnen de Usva Activiteitensubsidie aanvragen. Hoewel het CUOS verantwoordelijk is voor de uitbetaling van deze subsidie, moet deze niet verward worden met de CUOS Activiteitensubsidie. De Usva Activiteitensubsidie heeft zijn eigen regeling en procedures, die te vinden zijn op de Usva website.

Wat zijn de voorwaarden en hoe wordt een aanvraag beoordeeld?

Organisaties kunnen in aanmerking komen voor ondersteuning in de vorm van activiteitensubsidie en huisvesting als zij aan de volgende algemene voorwaarden voldoen:

• De organisatie heeft rechtspersoonlijkheid, is volledig rechtsbevoegd en werkt op non-profitbasis;
• In de statuten van de organisatie staan haar doelstelling, haar werkzaamheden, en haar non-profitbasis vermeld;
• In de statuten van de organisatie is bepaald dat de organisatie zich richt op de studentengemeenschap van de RUG en/of de HG, dat het bestuur bestaat uit studenten of bursalen, en dat de organisatie toegankelijk is voor elke student ingeschreven bij de RUG en/of HG;
• De organisatie stelt jaarlijks een begroting, een jaarverslag en een jaarrekening vast;
• De organisatie bestaat minstens twee jaar;
• De organisatie draagt bij aan een positieve uitstraling van de RUG/HG en van Groningen als studentenstad en houdt zich aan de afspraken in de Regeling Introductietijden.

Activiteitensubsidie

Voor activiteitensubsidie gelden een aantal aanvullende eisen. De organisatie moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

• De definitie van een cluster. Binnen dit cluster wordt aan de hand van kwaliteitskenmerken gekeken of een organisatie in aanmerking komt voor subsidiëring;
• Een helder en consistent financieel beleid voeren;
• De doelmatigheid van haar bestedingen kunnen aantonen;
• Een zekere continuïteit van werkzaamheden kennen, blijkend uit één of meerdere jaarlijks terugkerende activiteiten.

Het CUOS let bij de beoordeling van de hoogte van de activiteitensubsidie op:

• De omvang van het aanbod aan activiteiten voor studenten in overeenstemming met de doelstelling van de organisatie;
• De kwaliteit en uniciteit van deze activiteiten;
• De opkomst en frequentie van de activiteiten;
• De noodzaak van ondersteuning in verhouding tot de financiële middelen van de organisatie;
• De uitstraling van de activiteiten voor de RUG en voor Groningen als studentenstad.

Huisvesting

Voorwaarden

Het CUOS beheert op dit moment een universiteitspand aan de Oude Kijk in 't Jatstraat 5. Om in aanmerking te komen voor kantoorruimte in deze panden, moet een organisatie allereerst voldoen aan de eerdergenoemde algemene voorwaarden en voldoende ruimtebehoefte hebben. Ook moet de organisatie een zekere continuïteit van werkzaamheden kennen, blijkend uit één of meerdere jaarlijks terugkerende activiteiten.

Beoordelingscriteria

In de beoordeling let het CUOS op de bestuurslast en ruimtebehoefte van de organisatie, en de noodzaak van ondersteuning in verhouding tot de materiële middelen van de organisatie. Continuïteit is het uitgangspunt: alleen in bijzondere gevallen worden er veranderingen doorgevoerd in de verdeling van de ruimtes. Desondanks moet huisvesting in beginsel elk jaar opnieuw worden aangevraagd.

Aanvraagprocedure

Activiteitensubsidie en huisvesting moeten elk jaar opnieuw worden aangevraagd aan de hand van Formulier B. Er moeten ook een aantal bewijsstukken worden aangeleverd. Zie de checklist in formulier B en de uitleg hieronder. Zorg dat de bewijsstukken bestandsnamen hebben zoals genoemd in de checklist!

Let op: sinds 2019 gaan de aanvragen voor activiteitensubsidie van culturele organisaties via Usva.

Aanvragen moeten vóór 1 februari, dus 31 januari, 23:59, worden gemaild naar cuos.aanvraag rug.nl . Stuur a.u.b. alleen pdf en excel bestanden in!

Verplichte stukken voor Activiteitensubsidie en Huisvesting

1. Formulier B
2. Statuten
3. Uittreksel Kamer van Koophandel
4. Meest recente jaarbegroting
5. Financiële jaarverslagen van de afgelopen 2 jaar (incl resultatenrekening met toelichting, en balansen inclusief toelichtingen)
6. Secretariële/Abactiale jaarverslagen van de afgelopen 2 jaar (incl activiteitenoverzicht, gebruik hiervoor Form D)
7. Activiteitenplan
8. Ledenlijst

Hoe vult u de individuele documenten in?

Formulier B

Dit formulier dient helemaal ingevuld te zijn (voor zover van toepassing). Het formulier dient ingeleverd te worden met de bestandsnaam: “0. Aanvraagformulier B [naam organisatie]”

Formulier B - Aanvraagformulier

Meest recente gewaarmerkte statuten

In art. 8 van het CUOS reglement staat vermeld aan welke eisen de statuten moeten voldoen voor een aanvraag voor activiteitensubsidie en/of huisvesting. De statuten moeten gewaarmerkt zijn door een handtekening en/of stempel van de notaris. De statuten dienen ingeleverd te worden met de bestandsnaam: “1. Statuten [naam organisatie]”.

Uittreksel Kamer van Koophandel

Om aan te tonen dat een organisatie rechtspersoonlijkheid heeft, dient een uittreksel van de KvK-inschrijving te worden ingediend. Deze kan worden opgevraagd bij de KvK. Een uittreksel is niet hetzelfde als een “overzicht van wijzigingen”. Alle huidige bestuurders moeten ingeschreven staan bij de KvK. Het uittreksel dient ingeleverd te worden met de bestandsnaam: “2. Uittreksel KvK [naam organisatie]”.

Meest recente Jaarbegroting

Een organisatie dient elk jaar een begroting op te stellen. Om dit te controleren, en een overzicht te krijgen van de financiële situatie van uw organisatie, moet u de meest recente jaarbegroting opsturen. De begroting dient te worden ingeleverd met de bestandsnaam: “3. Begroting [jaar] [naam organisatie]”.

Financiële jaarverslagen van de afgelopen 2 jaren

Deze jaarverslagen dienen goedgekeurd te zijn door de ALV (voor een vereniging) of Raad van Toezicht (voor een stichting). In de verslagen dient in ieder geval een resultatenrekening met toelichting en de balansen inclusief toelichting te staan. Zorg dat de balansen goed leesbaar zijn. De financiële jaarverslagen dienen ingeleverd te worden met de bestandsnaam: “4 Financieel jaarverslag [jaar] [naam organisatie]”. Bij aanlevering van meerdere stukken, nummer als 4.1, 4.2, etc.

Secretariële/Abactiale jaarverslagen van de afgelopen 2 jaren

De jaarverslagen dienen goedgekeurd te zijn voor de ALV (vereniging) of Raad van Toezicht (stichting). De jaarverslagen zijn bedoeld om een overzicht te geven van de afgelopen verenigingsjaren. Slechts een persoonlijke evaluatie van de abactis/secretaris volstaat dus niet. De jaarverslagen dienen per jaar een activiteitenoverzicht van alle activiteiten te bevatten met daarin per activiteit de titel, datum, omschrijving, en een indicatie van de deelnemersaantallen. Indien het jaarverslag geen activiteitenoverzicht bevat, kunt u hiervoor formulier D gebruiken. Dit formulier is onderaan deze pagina te vinden. De jaarverslagen dienen opgestuurd te worden onder de bestandsnaam: “5. Secretarieel/abactiaal jaarverslag [jaar] [naam organisatie]”. Bij aanlevering van meerdere stukken, nummer als 5.1, 5.2, etc.

Formulier J - Secretariële jaarverslagen

Activiteitenplan/beleidsplan over het komende of lopende boekjaar waarvoor activiteitensubsidie en/of huisvesting wordt aangevraagd

In dit plan dienen de te subsidiëren activiteiten uitgelegd te worden en dient het beleid neergezet te zijn. Dit is van belang om een goed inzicht te krijgen in het komende jaar van de organisatie. Wees dus niet te kort van stof. Het plan dient opgestuurd te worden onder de bestandsnaam: “6. Plan [naam organisatie]”.

Formulier D - Activiteitenoverzicht

Actuele ledenlijst

De ledenlijst dient in excel-formaat conform Formulier L te worden verstuurd. De lijst wordt gecontroleerd, dus zorg dat hij up to date is. De bestandsnaam voor de ledenlijst is: “7. Ledenlijst [naam organisatie]”.

Formulier L - Ledenlijst

Aanvullende stukken, alleen noodzakelijk voor aanvraag huisvesting

1. Overzicht van aantal bestuursleden etc.
2. Overzicht verantwoordelijkheid voor activiteiten

Een overzicht van het aantal bestuursleden, reeds bestaande commissies, projectgroepen, Universiteitsraadsfracties en dergelijke, inclusief de namen van de huidige leden en een indicatie van de werklast in uren per week

Dit document dient opgestuurd te worden met de bestandsnaam: “8. Actieve Leden [naam organisatie]”

Overzicht van welk(e) partij/bestuur/commissie/projectgroep verantwoordelijk is voor de realisatie van de georganiseerde activiteiten en van de geplande activiteiten.

Alleen vereist als dit nog niet duidelijk vermeld staat in de jaarverslagen en het activiteitenplan/beleidsplan.
Dit document dient opgestuurd te worden met de bestandsnaam: “9. Organiserende partijen [org]”

Overzicht Documentnamen:

0. Aanvraagformulier [naam organisatie]
1. Statuten [naam organisatie]
2. Uittreksel KvK [naam organisatie]
3. Begroting [jaar] [naam organisatie]
4. Financieel jaarverslag [jaar] [naam organisatie]
5. Secretarieel/Abactiaal jaarverslag [jaar] [naam organisatie]
6. Plan [naam organisatie]
7. Ledenlijst [naam organisatie]
8. Actieve leden [naam organisatie]
9. Organiserende partijen [naam organisatie]

Verantwoording

Binnen twee maanden na afloop van het boekjaar van de organisatie moet de organisatie een jaarverslag en een jaarrekening naar het CUOS sturen, met daarin in ieder geval:

- een verantwoording van de besteding van de ontvangen middelen

- een opsomming van en een toelichting op de ontplooide activiteiten;

- een globaal overzicht van het aantal deelnemers aan de activiteiten, met daarbij een indicatie van de verhouding RUG studenten, eventuele HG-studenten en niet-RUG- of HG-studenten.

De verantwoording kan tegelijk worden verstuurd met de aanvraag voor het volgende jaar.