Informatie voor Graduate Schools stafmedewerker

Manuscript opnieuw opladen zonder nieuwe procedure te starten : 

Nota bene: Als bij het manuscript reeds motivatieteksten bij beoordelingen zijn gegeven: bewaar deze eerst in een apart document voordat wijzigen worden doorgevoerd en bewaard (!). Deze motivatieteksten bij de beoordelingen moeten namelijk later weer toegevoegd worden, anders zijn ze echt weg!

1. Pedel met GS-combi-rol heeft de mogelijkheid om het oude manuscript te vervangen door het nieuwe. Er vanuit gaande dat de betrokken beoordelaars van het manuscript het hiermee eens zijn. (Dit verzoek komt regelmatig. De procedure in HF is: manuscript afkeuren en daarna opnieuw indienen. Het afkeuren van een manuscript heeft een te grote negatieve klank. Dat wil men zoveel mogelijk voorkomen. Daarom kiest men voor vervangen zonder afkeuren.)
2. Ga naar het betreffende promotietraject.
3. Zet allereerst in tabblad Algemeen de mail-functie uit. (vinkje uitzetten bij “mailen ingeschakeld: mails worden verzonden”. Dan krijgt niet iedereen hier mail over. De te versturen mail-berichten zijn nog wel te zien onder de tab (beneden) E-mails.
4. Ten besluit van de wijziging wel zelf een mail versturen, buiten HF om, omdat de procedure is afgerond.
5. Belangrijk: Sluit elke actie af met een klik op het rechter Opslaan-icoontje onderaan de pagina!
6. In de pagina Manuscript kun je de oude versie deleten en de nieuwe versie uploaden.
7. Daarna kun je in de Beoordeling-tab de beoordeling van beoordeler op goedgekeurd zetten. 
8. Controleer aan het eind in het tabblad Beoordeling (onderaan bij Akkoord manuscript) of de beoordeling van Afgekeurd op Goedgekeurd is gezet.
9. En aan het eind van deze acties de mailfunctie weer aanvinken  (in tabblad Algemeen).

Aanmelden door promotor van promovendus: deze procedure gaat via de graduate school.

Toegang tot HF als staf-medewerker: de Hora Finita-coördinator van GS stuurt een mail naar horafinita rug.nl. Voeg in cc de directeur van de graduate school toe.

Breng Hora Finita-support altijd op de hoogte, als tijdens een promotietraject wijzigingen zijn in:

• (co-)promotors en/of
• de leden van de beoordelingscommissie.

De onderstaande wijzigingen zijn van invloed op de (gezamenlijke) goedkeuring van het manuscript :

• bij verwijdering van (co-)promotors en/of leden van de beoordelingscommissie
• bij vervanging van (co-)promotors en/of leden van de beoordelingscommissie
• bij toevoegen van (co-)promotors en/of leden van de beoordelingscommissie

Het niet doorgeven van deze wijzigingen kan aan het eind van het traject gevolgen hebben voor

• de (gezamenlijke) goedkeuring van het manuscript,
• en het plaatsen van een vinkje in de promotiechecklist.

Hora Finita-support zal in deze gevallen contact moeten opnemen met de leverancier van Hora Finita om de goedkeuring zichtbaar te maken in Hora Finita.

Nota Bene: Het gaat dus eigenlijk om 2 gezamenlijke vinkjes:

• die van de (co-)promotors (tabblad (co)-promotores)
• die van de beoordelingscommissie (tabblad beoordeling)

In beide gevallen zichtbaar in tabblad promotiechecklist.

Promotiebureau regelt alle acties met betrekking tot de doctoraalbul (het getuigschrift), niet de graduate school (promoveren rug.nl).

PhD-studenten van het UMCG moeten aanpassingen doen in het cursusregistratiesysteem van het GSMS.

PhD’s van FMW moeten zich zelf aanmelden via https://horafinita.rug.nl/registratie/ . Deze registratie moet wel goed afgerond worden (bevestigen / save). Anders houden de studenten houden de rol registrant en krijgen ze niet de rol promovendus.

Wijzigingen vóór de promotie worden beheerd door promoveren rug.nl. Na de promotie worden de wijzigingen beheerd door dissertations rug.nl.