Promotors en co-promotors

• De (co)promotoren worden automatisch toegevoegd. Dat kunnen wij als UniAdmin niet!
• Je kunt de samenstelling wijzigen door in te loggen als 'universitair applicatiebeheerder': volgorde van de rang, en de rol.
• Klik in het betreffende promotietraject op het tabblad Promotiecommissie
• Ga naar 2. Geaccordeerde aanwezigen plechtigheid. Deze aanwezigen worden toegevoegd aan de promotiecommissie nadat de registratie wordt goedgekeurd, of als een (co)promotor wordt toegevoegd aan het traject.

1. Als de beoordelingen nog niet zijn gegeven
Wijzigen van co-promotor naar tweede promotor als nog geen beoordelingen zijn gegeven:

• Ga naar het betreffende promotietraject en vink in het tabblad Algemeen (onderaan) mails worden verzonden uit.
• Selecteer de tab (co)promotores; verwijder de co-promotor door op het verbodsbord te klikken en vervolgens rechts op het groene pijltje naar rechts te klikken; kies in het volgende scherm verwijderen en bevestig dit nogmaals. Klik onderaan op de rechter opslaan-knop.
• Ga weer naar de tab (co)promotores en klik op bij Promotores in de balk en vul de naam van de nieuwe tweede promotor in. Selecteer de juiste persoon en klik in de kolom Rang op 2 en klik op de rechter opslaan-knop.
• Ga weer naar de tab Algemeen en zet het mails versturen weer aan. Sluit af met opslaan!

Eerder kregen we soms bij het invullen van nieuwe (co)promotores oranje driehoekjes in beeld, die niet weggingen. Los dat op door je eigen p-nummer in te vullen, te bewaren en later weer te verwijderen. En zorg ook dat de nummering in rang in orde is!

2. Als de beoordelingen al wel zijn gegeven

• Ga naar het betreffende promotietraject en vink in het tabblad Algemeen (onderaan) mails worden verzonden uit.
• Vervolgens kun je de eerder beoordelaar als co-promotor verwijderen en als promotor toevoegen. Verwijderen doe je door op het rode 'stopteken' te klikken. Zie screenshot. Klik op de rechter opslaan-knop. N.B. Stel wel de juiste rang is; informeer naar de rang bij de eerste promotor.
• Ga weer naar de tab Algemeen en zet het mails versturen weer aan. Sluit af met opslaan!
• Overigens is het wel altijd slim om ook het Promotiebureau te informeren van deze wijziging door deze in de cc te zetten in Trinico.

Acties:

• de motivatie bij de beoordeling is ingevuld
  
• bij kwaliteit is aangevinkt dat ze excellent werk heeft gedaan
  
• aangevinkt is dat cum laude procedure kan worden gestart
• inclusief motivatie daarvoor.

Eerst is "mail worden verzonden" uitgezet en vervolgens op de knop Versturen gedrukt. De andere beoordelaars hadden al eerder een mail ontvangen van HF.

De individuele beoordelingen worden pas bijgewerkt als de promotieaanvraag is gedaan. Dat de persoon niet bij de individuele beoordelingen zichtbaar is, is dus hier geen probleem.

Zodra een volgende stap in het traject wordt gezet, wordt de individuele beoordeling zichtbaar.

De leverancier van Hora Finita meldt dat het niet wenselijk is om dit eerder te organiseren in verband met de belasting van het HF-systeem.

Gedurende een traject is het mogelijk een promotor of (co)promotor te verwijderen of toe te voegen. De samenstelling van de promotiecommissie kan altijd, om wat voor reden dan ook, veranderen.

• Toegang vanuit promotordashboard: Als je de (co)promotor verwijdert van het traject is de consequentie dat hij/zij geen toegang meer heeft tot dit traject vanuit het promotordashboard. Als je wilt dat de (co)promotor die toegang nog wel heeft, kun je hem/haar beter laten staan.
  

• Goedkeuring manuscript: Een andere consequentie van het verwijderen van een (co-)promotor is dat de goedkeuring van het manuscript die door deze (co-)promotor is gegeven verdwijnt. Op zich is dat natuurlijk geen probleem: zolang de goedkeuringen van de (co)promotoren die nog wél actief zijn maar blijven bestaan, dan zal het proces ook niet vastlopen. Het enige is dus wel dat je een stukje informatie (de beoordeling van deze (co)promotor) kwijt bent die je wellicht wilt bewaren.
  

Soms blijven (co)promotors mail ontvangen terwijl ze niet langer betrokken zijn bij een traject.
Ga naar het traject waaraan de voormalig (co)promotor verbonden was.

1. Klik op de tab Gesprekken.
2. Kijk in de tab Gesprekken in de nog te houden gesprekken bij deelnemers, en verwijder de voormalig promotor, en sla op. Daarna zou de voormalig promotor niet langer nieuwe berichten moeten krijgen.
3. In eerdere gesprekken (toen was de promotor nog wel betrokken bij het traject was) blijft de promotor staan.
4. De GS-combinatierol heeft voldoende rechten om dit namens de promotor uit te voeren. Soms wordt HF-support gevraagd dit namens hen te doen.

Belangrijk voor de Graduate Schools: administreren welke mensen tijdens een traject uit een traject gaan!

Belangrijk voor HF-support:

• Tab (co)promotors: (co)promotor uit een traject verwijderen
  
• Tab gesprekken: (co)promotor verwijderen vanaf het moment dat de (co)promotor met het traject stopt.

Het is niet voldoende om een promotor of co-promotor toe te voegen aan de tab (co)promotores van een promotietraject.

• Voeg de nieuwe (co-)promotor toe in de tab (co-)promotors en bewaar.
• Ga onderin het scherm naar Gesprekken.
  
• Voeg een nieuwe (co)promotor toe aan de gesprekken die nog moeten plaatsvinden.
  
• Sluit af met Opslaan.

• GS combi-rol
  
• rol voor de 1e en 2e promotor en co-promotor
• NIET : rollen voor overige leden begeleidingsteam, bijv. daily supervisor

Uitleg:

• Een promotor is altijd een hoogleraar die supervisor is bij een promotietraject. Normaal gesproken is dat één.
  
• Co-promotor(s) zijn gepromoveerde supervisors met een aanstelling bij RUG, of andere universiteit.
  
• Overige overige leden begeleidingsteam: supervisors die niet in de eerdere 2 categorieën thuis horen. Bijvoorbeeld werkzaam in bedrijfsleven.

Zie contact in Verint Agent: 531902. Zoek met #!

Als de emeritus hoogleraar nog een universitaire aanstelling (of gastvrijheidsaanstelling) heeft, mag deze copromotor zijn.

Dat mag ook als de emeritus geen universitaire aanstelling meer heeft, maar er naast de eerste promotor een promotor of andere copromotor is die wél een universitaire aanstelling heeft. Een voorwaarde is altijd dat de copromotor nog wetenschappelijk actief is en deskundig op het betreffende vakgebied (naar het oordeel van de eerste promotor).

Zie Art. 3.2 van het nieuwe promotiereglement (2024).