Informatie voor Graduate Schools stafmedewerker

Manuscript opnieuw opladen zonder een nieuwe procedure te starten : 

Nota bene: Als bij het manuscript reeds motivatieteksten bij beoordelingen zijn gegeven: bewaar deze eerst in een apart document voordat wijzigen worden doorgevoerd en bewaard (!). Deze motivatieteksten bij de beoordelingen moeten namelijk later weer toegevoegd worden, anders zijn ze echt weg!

1. Pedel met GS-combi-rol heeft de mogelijkheid om het oude manuscript te vervangen door het nieuwe. Er vanuit gaande dat de betrokken beoordelaars van het manuscript het hiermee eens zijn. (Dit verzoek komt regelmatig. De procedure in HF is: manuscript afkeuren en daarna opnieuw indienen. Het afkeuren van een manuscript heeft een te grote negatieve klank. Dat wil men zoveel mogelijk voorkomen. Daarom kiest men voor vervangen zonder afkeuren.)
   
2. Ga naar het betreffende promotietraject.
   
3. Zet allereerst in tabblad Algemeen de mail-functie uit. (vinkje uitzetten bij “mailen ingeschakeld: mails worden verzonden”. Dan krijgt niet iedereen hier mail over. De te versturen mail-berichten zijn nog wel te zien onder de tab (beneden) E-mails.
   
   
4. Ten besluit van de wijziging wel zelf een mail versturen, buiten HF om, omdat de procedure is afgerond.
   
5. Belangrijk: Sluit elke actie af met een klik op het rechter Opslaan-icoontje onderaan de pagina!
   
6. In de pagina Manuscript kun je de oude versie deleten en de nieuwe versie uploaden.
   
7. Daarna kun je in de Beoordeling-tab de beoordeling van beoordeler op goedgekeurd zetten. 
   
8. Controleer aan het eind in het tabblad Beoordeling (onderaan bij Akkoorden) of de beoordeling van Afgekeurd op Goedgekeurd is gezet.
   
9. En aan het eind van deze acties de mailfunctie weer aanvinken  (in tabblad Algemeen).

Aanmelden van een promotor van een promovendus: deze procedure loopt via de graduate school.

De Hora-Finita-coördinator van een graduate school gebruikt het aanvraagformulier Rollen & rechten Hora Finita dat in Google Drive staat.

Met het formulier kunnen rollen en rechten in Hora Finita voor medewerkers van graduate schools, promotiebureau en communicatie-afdelingen worden aangevraagd of gewijzigd.

De coördinatoren van graduate schools, promotiebureau en communicatie-afdelingen die daarvoor rechten hebben, vinden het aanvraag- en wijzigingsformulier in:

• Google Drive
• Gedeelde Drives
• Hora Finita coördinatoren
• Aanvraagformulier rollen/rechten Hora Finita

Breng Hora Finita-support altijd op de hoogte, als tijdens een promotietraject wijzigingen zijn in:

• (co-)promotors en/of
  
• de leden van de beoordelingscommissie.

De onderstaande wijzigingen zijn van invloed op de (gezamenlijke) goedkeuring van het manuscript :

• bij verwijdering van (co-)promotors en/of leden van de beoordelingscommissie
  
• bij vervanging van (co-)promotors en/of leden van de beoordelingscommissie
  
• bij toevoegen van (co-)promotors en/of leden van de beoordelingscommissie
  

Het niet doorgeven van deze wijzigingen kan aan het eind van het traject gevolgen hebben voor:

• de (gezamenlijke) goedkeuring van het manuscript,
  
• en het plaatsen van een vinkje in de promotiechecklist.

Hora Finita-support zal in deze gevallen contact moeten opnemen met de leverancier van Hora Finita om de goedkeuring zichtbaar te maken in Hora Finita.
Nota Bene: Het gaat dus eigenlijk om 2 gezamenlijke vinkjes:

• die van de (co-)promotors (tabblad (co)-promotores)
  
• die van de beoordelingscommissie (tabblad beoordeling)

Die zijn In beide gevallen zichtbaar in tabblad promotiechecklist.

Het promotiebureau (promoveren rug.nl) regelt alle acties met betrekking tot de doctoraalbul (het getuigschrift). Dat doet dus niet de graduate school!

Neem contact op over vragen of certificaten van cursussen, en overige vragen over het cursusregistratiesysteem, met de graduate school: gsms umcg.nl.

PhD’s van FMW moeten zich zelf aanmelden via https://horafinita.rug.nl/registratie/.

Let op! Deze registratie moet wel goed afgerond worden (bevestigen / bewaren). Anders houden de studenten in Hora Finita de rol van registrant en krijgen ze niet de rol van promovendus.

Wijzigingen vóór de promotie worden beheerd door het promotiebureau: promoveren@rug.nl. 
Na de promotie worden de wijzigingen beheerd door de afdeling dissertaties van de universiteitsbibliotheek: dissertations@rug.nl.