Teams zijn overal en iedereen houdt van teams. Google het woord Team en je vindt talloze superlatieven over het nut en de toegevoegde waarde van werken in teams. Zonder teams geen “synergie” vertelt het internet, want “teamwork makes the dream work” en “Together Everyone Achieves More”. Toen ik tien jaar geleden studeerde wist ik wel beter – ik deed mijn groepsopdrachten liever alleen en haalde zo vaak een hoger cijfer dan wanneer ik moest samenwerken.

De Harvard psycholoog en organisatiewetenschapper Richard Hackman (†2013) deed meer dan vijftig jaar teamonderzoek en concludeerde dat teams vaak helemaal niet goed werken. Hoewel we de neiging hebben om bijna al het werk in teams uit te voeren, is het vaak veel beter om taken door individuen uit te laten voeren. Een beroemd voorbeeld is Hackman’s studie met 33 teams in allerlei soorten en maten (teams in sport, productiewerk, management, consultants, etc.). Slechts 4 van de 33 teams werkten enigszins effectief en voltooiden zonder al te veel problemen hun taken. De rest had na verloop van tijd zulke ernstige problemen met samenwerken en het behalen van doelstellingen dat ze niet meer aan de studie mee konden doen. Hackman geeft aan het eind van zijn carrière een reeks van nuttige tips die ons helpen om te bepalen wanneer we werk wel of niet in teams moeten uitvoeren en als we als een team gaan werken hoe we dat het beste kunnen doen.

Tip 1: Bedenk of de taak past
Veel werk kun je beter aan individuen overlaten. Het schrijven van een boek, bijvoorbeeld, vereist een creatief denkproces en de organisatie van losse gedachten en ideeën. Als je dat door een team laat doen dan krijg je, op z’n best, een saai en platgeslagen eindproduct (en een boel gedoe en conflict op z’n slechtst). Maar het maken van muziek, denk aan een complexe symfonie waar meerdere instrumenten voor nodig zijn, gaat weer vaak veel beter in een team. De unieke mix van diverse mensen met unieke expertise komt hier optimaal tot zijn recht. Net zoals interdisciplinaire teams in veel organisaties echt unieke producten op kunnen leveren die je alleen nooit had kunnen maken. Dat brengt ons bij de volgende tip.

Tip 2: Breng structuur aan
Om optimaal van teams te profiteren, zo stelt Hackman, moet je van te voren aan “teambuilding” doen. Bouw het team op door iedereen een duidelijke rol te geven, te specificeren hoe men zich onderling tot elkaar verhoudt, en in kaart te brengen wie belangrijke stakeholders buiten het team zijn (wat wil de klant, waar valt het team onder, met wie werkt het team samen?). Sturing en Leiderschap zijn dus erg belangrijk en men kan niet zomaar alles aan de teamleden overlaten. Dit past ook bij recente wetenschappelijke inzichten die het nut van “zelf-managing teams” enigszins in twijfel trekken. Hieruit blijkt dat elk team weliswaar een bepaalde mate van vrijheid nodig heeft om goed te functioneren, maar dat gebrek aan duidelijkheid en structuur al snel leidt tot wanpresteren en persoonlijk conflict.

Tip 3: Geef support
Hackman stelt dat veel organisaties helemaal niet ingericht zijn om met teams te werken. Teamwork moet worden ondersteund met initiatieven en organisatievormen die specifiek gericht zijn op teams. Zo is het erg belangrijk om de collectieve prestaties/output van het team te waarderen en te belonen. Wanneer je teveel nadruk legt op individuele prestaties dan kan dit leiden tot minder effectieve samenwerking. In de sport zie je dit bij Formule 1 teams, waar racers in hetzelfde team regelmatig onderling de strijd aan gaan. Als teamuitkomsten cruciaal zijn voor het functioneren van een organisatie, dan moet je teams ook als geheel monitoren, belonen en waarderen.

Op basis van deze drie tips kun je als manager bepalen of het werken met teams zinvol en nuttig is. Als de taak beter door een individu kan worden gedaan, of als je niet in staat bent om voldoende structuur aan te brengen en de hele organisatie zo in te richten dat teams ondersteund worden, dan “werkt” het waarschijnlijk niet. Voor meer tips en belangrijke inzichten verwijs ik graag naar de onderstaande referenties.

Over de auteur

Joost van de Brake is universitair docent organisatiegedrag. Zijn onderzoek richt zich vooral op effectief team functioneren en in het bijzonder op mensen die in meerdere teams tegelijkertijd werken. https://www.rug.nl/staff/h.j.van.de.brake/

Referenties

Coutu, D. (2008). Why teams don’t work. Harvard Business Review. https://hbr.org/2009/05/why-teams-dont-work

Hackman, J. R. (2002). Why teams don’t work. In Theory and research on small groups (pp. 245-267). Springer, Boston, MA.