Teams presteren beter wanneer ze extern samenwerken en actief informatie uitwisselen met andere teams buiten de organisatie. Externe samenwerking helpt teams om best-practices uit te wisselen en toegang te krijgen tot vernieuwende (externe) ideeën die kunnen leiden tot creatieve oplossingen en innovatie. Dit is vooral belangrijk wanneer teams in complexe situaties of projecten werken. Tegelijkertijd is het erg lastig om externe samenwerking goed te organiseren tijdens complexe werksituaties. Tijdens complex werk hebben teamleden het in de regel erg druk, waardoor externe samenwerking vaak onder druk komt te staan. Het kan dan voorkomen dat teams niet genoeg extern samenwerken of helemaal niet aan externe samenwerking toekomen, hoe belangrijk het ook is.

Een belangrijke vraag is dan ook “Hoe kan een team effectief extern samenwerken in complexe situaties? Ik heb deze vraag samen met Mitchell van den Adel en Dirk Pieter van Donk onderzocht. In deze blog geef ik een samenvatting van de belangrijkste uitkomsten.

Ons onderzoek maakt gebruik van de Supply Chain Management simulatie die onderdeel uitmaakt van de MSc Supply Chain Management (SCM) van de University of Groningen. In deze simulatie werken SCM-masterstudenten in verschillende 4-persoons interdisciplinaire teams oftewel “cross-functional teams,” elk bestaande uit een Vice President Operations, Vice President Sales, Vice President Supply Chain Management en Vice President Logistics. Deze cross-functional teams vertegenwoordigen het topmanagement van verschillende levensmiddelenfabrikanten tijdens 6 simulatierondes. Tijdens de simulatie hebben de cross-functional teams de opdracht om de bedrijfsvoering van hun levensmiddelenfabrikant te managen zodat de winstgevendheid van het bedrijf kan worden verhoogd. Een belangrijk detail is dat de cross-functional teams tijdens de simulatie te maken krijgen met verschillende verstoringen in hun productie- en toeleveringskanalen. Leveranciers worden overvallen, medewerkers van productielocaties staken, en natuurrampen vertragen soms leveringen. De cross-functional teams moeten snel een goede manier vinden om met deze verstoringen om te gaan, om te voorkomen dat de winstgevendheid van hun bedrijf keldert. Wij hebben in dit onderzoek gekeken naar hoe teams externe samenwerking kunnen gebruiken om de impact van deze verstoringen te beperken op de winstgevendheid van hun bedrijven. We hebben hiervoor alle teams uitgebreid doorgemeten, door middel van enquêtes, data uit de simulaties en met observaties. In totaal hebben we data verzameld van 80 4-persoons teams die 6 simulatierondes hebben voltooid.

Onze resultaten laten zien hoe cross-functional teams externe samenwerking kunnen gebruiken om de impact van verstoringen te minimaliseren. We vinden een directe relatie tussen externe samenwerking van een cross-functional team en de winstgevendheid van het bedrijf wat door dit team wordt gemanaged in de simulatie. Tegelijkertijd vinden we dat externe samenwerking onder druk komt te staan wanneer een cross-functional team te maken krijgt met een erg complexe bevoorradingsketen in de simulatie (met veel verstoorde leveranciers, productiefaciliteiten, etc.).

In een dergelijk “kwetsbare” bevoorradingsketen zien we dat externe samenwerking van een cross-functional team vaak niet meer voldoende is om de effecten van verstoringen te minimaliseren. Met andere woorden, het positieve effect van externe samenwerking lijkt verdwenen. Gelukkig is dit niet voor alle cross-functional teams in de simulatie het geval. We zien namelijk dat teams die extern samenwerken combineren met “interne integratie” binnen het team wél maximaal blijven profiteren van externe samenwerking, zelfs wanneer ze te maken krijgen met een zeer kwetsbare bevoorradingsketen. Het lijkt erop dat interne integratie het mogelijk maakt voor cross-functional teams om effectief extern samen te werken, zelfs in complexe en uitdagende werksituaties. Ander onderzoek laat zien dat interne integratie kan worden bevorderd door regelmatig werkbesprekingen in te plannen binnen het team tussen teamleden, door een “dicht” informatienetwerk te bouwen binnen het team, of door informatiemakelaren (zogenaamde liaisons) aan te stellen in het team.

Al met al laat ons onderzoek nogmaals de voordelen van externe samenwerking zien, maar waarschuwt tegelijkertijd ook dat het niet altijd gemakkelijk is om deze voordelen te realiseren in een complexe werksituatie. Tijdens complex werk is het nodig dat teams externe samenwerking combineren met een sterke interne integratie. Deze bevinding ligt in lijn met eerdere theoretisch onderzoek waarin het belang wordt aangestipt om de interface (manier en mate van externe samenwerking) af te stemmen op de zogenaamde intraface van een bedrijf (manier en mate van interne samenwerking) om optimale resultaten te boeken.

Thom de Vries is Universitair Hoofd Docent aan de vakgroep Human Resource Management & Organizational Behavior van de Rijksuniversiteit Groningen. Hij doet onderzoek naar samenwerking binnen en tussen teams.

Bronnen:

·         De Vries TA, van der Vegt GS, Bunderson JS, Walter F, Essens PJMD. Managing boundaries in multiteam structures: From parochialism to integrated pluralism. Organ Sci. 2021.

·         Van den Adel, M.J., TA de Vries, DP van Donk, Improving Cross-functional Teams’ Effectivenes during Supply Chain Disruptions: The Importance of Information Scouting and Internal Integration. Paper presented at the Dutch HRM Conference, 2022, Enschede.