Er zijn twee prototypische manieren waarop organisaties taken en bevoegdheden intern kunnen structuren. Enerzijds is er de mechanistische manier van organiseren waarbij medewerkers onder een strak hiërarchisch regime en volgens gestandaardiseerde “best practices” hun werk uitvoeren en coördineren. Deze manier van organiseren leidt in regel tot veel bureaucratie en overhead in een organisatie, maar zorgt er ook voor dat medewerkers en middelen efficiënt worden ingezet. Anderzijds zijn er zogenaamde “organische” organisaties met een platte hiërarchie waar medewerkers voornamelijk autonoom en zelfstandig werken. Deze manier van organiseren geeft ruimte aan persoonlijk initiatief en maakt het voor medewerkers mogelijk snel in te springen op een kans of verandering in de markt. Het is namelijk niet nodig via leidinggevenden of bureaucratische procedures een vernieuwend idee aan te kaarten. Organische organisatie zijn daardoor vaak uitermate flexibel.

Organisaties die efficiëntie belangrijk vinden kiezen in de regel voor een mechanistische organisatievorm, terwijl organisatie die flexibiliteit waarderen eerder een organische manier van organiseren selecteren. Organisaties die zowel efficiënt en flexibel willen werken hebben echter een probleem, omdat organische en mechanistische organisatievormen op veel aspecten onverenigbaar met elkaar lijken te zijn. Standaardisatie en strakke hiërarchische aansturing binnen mechanistische organisaties belemmeren medewerkers bijvoorbeeld om op een organische manier een kans in de markt te benutten. Toch zijn er voorbeelden van organisaties die de positieve elementen van zowel organische als mechanische organisatievormen weten te realiseren.

Enkele mechanistisch gestructureerde organisaties passen bijvoorbeeld “dynamische delegatieroutines” toe. Normaalgesproken werken medewerkers in deze organisaties volgens gestandaardiseerde processen en onder de centrale leiding van hiërarchische leidinggevenden. Dit zorgt voor de nodige efficiëntie. Wanneer een unieke situatie ontstaat die niet omschreven is in vooropgestelde processen worden de rollen echter omgedraaid; medewerkers worden geautoriseerd om zelfstandig een oplossing voor het probleem te verzinnen. Leidinggevenden vervullen hierin een ondersteunende rol en zorgen er voor dat medewerkers de middelen krijgen om zelfstandig een oplossing te bedenken en implementeren. Andere organisaties gebruiken innovatieve interactieroutines en autoriseren medewerkers om af te wijken van normale, hiërarchische interactiepatronen tijdens crisissituaties. Tijdens de lancering van spaceshuttles rapporteren NASA-technici kritische problemen bijvoorbeeld direct aan de hogere missieleiding, zonder tussenkomst van teamleiders. Zo wordt voorkomen dat teamleiders het oplossen van kritische problemen verstoren of vertragen.

Al met al helpen dynamische delegatieroutines en innovatieve interactiepatronen organisaties om snel en flexibel te reageren op kritische problemen en unieke kansen, zonder dat de efficiëntievoordelen van een mechanistische manier van organiseren verloren gaan. Momenteel onderzoek ik samen met TNO hoe deze routines verder ontwikkeld kunnen worden. Voor meer informatie kunt u contact met mij opnemen.