‘Absenteism’, ofwel de (ongeplande) afwezigheid van een werknemer wanneer die wél aanwezig zou moeten kan, afhankelijk van het type werk, een grote kostenpost en ergernis zijn. De afweging van wát en hoeveel geïnvesteerd moet worden om ongeplande afwezigheid tegen te gaan is vaak minder rationeel dan wellicht verstandig zou zijn.
Hierover gaat het hoofdstuk “The Hidden Costs of Absenteism” in het recente boek ‘Investing in People; financial impact of Human Resource Initiatives (W.Cascio & J. Boudreau, 2011). In deze blog geven wij u een korte samenvatting van dit hoofdstuk.

Als eerste is van belang dat plotselinge, niet geplande afwezigheid in veel gevallen helemaal geen probleem hoeft te zijn. Het werk in onze tijd is steeds vaker tijds- en plaats onafhankelijk, flexibel in te richten en virtueel uitvoerbaar en dus niet ‘schema-gebonden’. Vergelijk het probleem van een buschauffeur die ongepland een ochtend niet op het werk verschijnt (bus kan niet rijden, er moet vervanging worden geregeld etc.) met een projectmanager die ‘s avonds nog aan het project kan werken als ‘s ochtends de kinderen plotseling ziek blijken. In het geval van de buschauffeur zijn er direct (financiële) consequenties verbonden aan de afwezigheid. In het geval van de projectmanager niet. Een ook het wel of niet fysiek aanwezig zijn is niet altijd van belang. Bijvoorbeeld Call center medewerkers werken steeds vaker vanuit hun eigen huis en dat geldt voor veel meer banen tegenwoordig . Het ‘meten’ van absentie verschuift van fysieke aanwezigheid, naar aanwezigheid ‘in de virtuele wereld’. In al deze gevallen zijn verzuim- of absentieprogramma’s kostenposten die geen probleem oplossen. Overbodig dus.
(Het managen van) Absentie is van gróter (financieel strategisch) belang als er duidelijk negatieve consequenties van de afwezigheid te verwachten zijn. Als:
1) Anderen ingezet moeten worden om het werk te doen (anders verlies van klanten, geen zorgverlening etc.).
2) Een taak gerelateerd proces gestopt moet worden vanwege de afwezigheid van de werknemer (operatie die niet door kan gaan, bus die niet kan rijden etc.).
3) Activiteiten op één bepaald tijdstip moeten worden uitgevoerd en moeten worden uitgesteld of geen doorgang kunnen vinden als de werknemer er niet is.

Ga dus voor de diverse functies in uw eigen organisatie eens na of dit het geval is. Zo niet; dan heeft u geen rationeel probleem (maar mogelijk een psychologisch probleem zoals ergernis of gevoelens van onrechtvaardigheid). Het boek geeft een handige ‘beslisboom’ als hulpmiddel bij de vraag: heb ik een rationeel absentieprobleem of niet?

De volgende stap is het in kaart brengen van de kosten die gepaard gaan met de absentie. Denk aan:
- Kosten die doorgaan ook al is de werknemer afwezig (salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden)
- Kosten die zijn gemoeid met het ‘managen’ van de afwezigheid (tijd die niet aan andere belangrijkere zaken besteed kan worden zoals klantcontact, aquisitie of innovatie)
- De kosten die zijn gemoeid met de vervanging zelf (extra inhuur/betaling van overwerk)
- Kosten die te maken hebben met een verminderde productiviteit of kwaliteit van het werk (vervanger kan het werk minder goed/snel uitvoeren).
Stel uzelf ook de vraag of dergelijke kosten wel/niet acceptabel zijn. Want uiteraard is de volgende vraag wat eventuele verzuimprogramma’s of maatregelen kosten (consultants, medewerker tijd (HRM), administratie, ICT) en of daarmee wel voldoende kan worden bespaard (verdienen ze zichzelf terug). Daarbij zijn dan weer 2 zaken van belang:
1) Pakt het verzuimprogramma de absentie oorzaak aan? Ma.w. lost het wel het juiste probleem op (effectiviteitsvraag)
2) Leidt het verzuimprogramma niet tot eventueel onverwachte neveneffecten die ook weer kosten met zich meebrengen (weerstand, negatieve werksfeer).

Uit een onderzoek uit 2008 (Mercer survey van 465 organisaties) bleek dat ongeplande afwezigheid zo’n 9% van de totale ‘payroll’ kosten voor zijn rekening nam en slechts voor een derde aan ziek zijn gerelateerd is. Voor een organisatie van 1000 medewerkers met een gemiddeld salaris van 50.000 dollar is dat ongeveer 4,5 miljoen oftewel 4.500 dollar per medewerker per jaar. Het boek geeft tevens een overzicht van de meest voorkomende oorzaken van ongeplande afwezigheid:
- Plotselinge ziekte (34%)
- Familie gerelateerde issues (22%)
- Als een ‘ruilmiddel’ omdat men zich bijv. onrechtvaardig behandeld voelt (13%)
- Stress (13%)
- Persoonlijke behoeften waarvoor door de werkgever geen officieel vrij wordt gegeven (18%)

Het is dus voor de keuze van een verzuiminterventie/programma van groot belang dat u in kaart brengt hoe deze verhouding in uw organisatie ligt en wat de belangrijkste oorzaken zijn van het absentieprobleem. HRM-interventies /programma’s die zijn gericht op het oplossen van ziekteverzuim zijn niet erg zinvol als een groot deel van de absentie wordt veroorzaakt doordat werknemers het gebruiken als een middel om hun ongenoegen te uitten, dan wel te weinig ruimte ervaren om werk en privétaken te combineren.

In het boekhoofdstuk worden een flink aantal analysetechnieken en meetmethodes genoemd om de kosten van absentie (afwezigheid) beter in kaart te brengen en af te zetten tegen de kosten van uw veranderprogramma. Voor de oorzaken van het absentieprobleem bent u aangewezen op onderzoek. Van ofwel bestaande gegevens (data) in uw organisatie (administratiesystemen etc.) of van nieuw te verzamelen gegevens. Een dergelijk onderzoek voerden wij onlangs uit voor onze partnerorganisatie Qbuzz. Voor meer informatie over het boekhoofdstuk en/of het onderzoek dat wij uitvoerden kunt u contact opnemen met m.fennis-bregman@rug.nl