Het Nieuwe Werken (HNW) staat voor een verzameling van digitale middelen die medewerkers kunnen gebruiken om afstands- en tijdsonafhankelijk van elkaar te werken. Onderdelen van HNW zijn document- en informatiebeheersystemen, Virtuele Private Netwerken (VPNen), videoconferenties, aanlandwerkplekken, etc. Al deze middelen hebben het uiteindelijke doel werkzaamheden effectiever en efficiënter te maken. Medewerkers worden in staat gesteld snel met elkaar contact te leggen (door videoconferentie) en gemakkelijk kennis en expertise uit te wisselen (door document- en informatiebeheersystemen), waardoor ze mogelijk beter presteren. Door digitale middelen kunnen medewerkers vanuit elke locatie werken, ook vanuit thuis, zodat reiskosten worden beperkt en er minder fysieke werkplekken nodig zijn. Dit vermindert mogelijk de reis- en vastgoedkosten van een onderneming.

Aan de andere kant is het ook mogelijk dat er negatieve bijwerking bestaan voor HNW. Het kan bijvoorbeeld zijn dat fysieke aanwezigheid van medewerkers noodzakelijk is voor het opbouwen en onderhouden van effectieve werkrelaties; werkrelaties waarin belangrijke informatie wordt gedeeld en kernprocessen worden afgestemd. Het kan ook zijn dat medewerkers zich minder betrokken gaan voelen bij de organisatie en vervolgens minder gemotiveerd raken om een substantiële bijdrage te leveren aan organisatiedoelstellingen.

Om uit te zoeken wat de voor- en nadelen van HNW zijn, heb ik in samenwerking met TNO een longitudinale effectmeting gedaan binnen twee organisaties die recentelijk zijn overgestapt naar HNW. Voor dit onderzoek zijn alle medewerkers gevraagd een vragenlijst in te vullen over het gebruik van het HNW en samenwerking, informatie-uitwisseling, betrokkenheid, prestaties, etc. Deze meting is na een jaar herhaald om de ontwikkeling over tijd te kunnen volgen. Vooraf zijn kernfunctionarissen geïnterviewd om een globaal beeld te krijgen van HNW in deze organisaties.

Uit dit onderzoek blijkt dat er wel degelijk voordelen zijn verbonden aan HNW. Medewerkers die HWN gingen gebruiken tijdens de onderzoeksperiode lieten onder andere een positieve ontwikkeling zien in hun werkoriëntatie (van taakoriëntatie naar procesoriëntatie), samenwerking met andere afdeling en informatie-uitwisseling binnen eigen afdelingen. Ook rapporteerden medewerkers een hogere betrokkenheid met de algehele organisatie wanneer ze HNW waren gaan gebruiken tijdens de onderzoeksperiode. Er was echter geen relatie tussen het gebruik van HNW en betrokkenheid met eigen afdeling.

Er zijn echter belangrijke beperkingen die de brede toepassing van deze resultaten beperken. In dit onderzoek zijn alleen kennisintensieve organisaties meegenomen. Medewerkers werken hier met grote autonomie en zijn maar in kleine mate afhankelijk van collega’s voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. In productieorganisaties of kennisintensieve organisaties waarin medewerkers in hecht teamverband moeten werken, kan het effect van HNW daardoor heel anders uitpakken. Bovendien zijn de harde investeringskosten (implementatie software, nieuwe hardware) niet vergeleken met de monetaire baten (reiskosten, vastgoedkosten). Het blijft daardoor onduidelijk of HNW echt een slimme investering is. In samenwerking met TNO zoek ik momenteel deze aspecten uit in een vervolgonderzoek. In dit onderzoek wordt een HR-analytics aanpak gebruikt om longitudinaal vast te stellen wat de kosten en baten van HNW zijn en hoe het gebruik van HNW geoptimaliseerd kan worden.