Een collega die onverwacht binnenkomt, een verbouwing die voor overlast zorgt, of de onbedwingbare behoefte om snel even op Facebook of LinkedIn te kijken. Onderzoek laat zien dat we tegenwoordig steeds vaker onderbroken worden op het werk, en vaak is dit een belangrijke bron van frustratie. Maar onderbrekingen hebben we ook nodig. Zonder pauze, contact met collega’s, of spontane onderbrekingen wordt het werk een sleur en een stuk stressvoller!1.

Onderbrekingen op het werk zijn een tweesnijdend zwaard (kan goed of slechts zijn), en in deze blog vertel ik wat medewerkers en leidinggevenden kunnen doen om de voor- en nadelen van onderbrekingen op het werk te managen.

Allereerst zijn er sociale onderbrekingen op het werk.

Denk aan een collega die onverwacht belt of langskomt om iets te vragen of een e-mail of tekstbericht waar een snel antwoord op wordt verwacht. Dit soort onderbrekingen zijn ongepland, worden door anderen geïnitieerd, en zorgen ervoor dat een medewerker uit zijn/haar concentratie wordt gehaald. Het kost moeite en energie om een vraag te beantwoorden, en wanneer het contact voorbij is duurt het even voordat je weer volledig geconcentreerd verder kunt met je werk. Onderzoek laat zien dat dit type onderbreking samenhangt met stress, overwerk, en tijdsdruk.

Maar sociale onderbrekingen zijn ook nuttig. Een collega deelt informatie die belangrijk is voor het werk (denk aan het onderling afstemmen van taken; feedback op gedane taken), of komt zomaar langs om bij te praten (en positieve relaties op het werk hebben talloze voordelen). Daarom is het belangrijk om sociale onderbrekingen te managen zodat ze op het goede moment komen. Bent u iemand die een ander weleens onderbreekt, denk dat na over het moment waarop u dat doet. Vlak voor een vergadering of aan het begin/einde van de dag is bijvoorbeeld een goed moment, want dan hoeft iemand zijn concentratie niet te herstellen. Wilt u voorkomen dat u onderbroken wordt, plan dan van tevoren in wanneer u uw dagelijkse e-mails beantwoordt, of blok delen van de dag waarin u niet gestoord wilt worden.

Een tweede type onderbreking is de (gezamenlijke) pauze.

Pauzes hebben allerlei voordelen: medewerkers herstellen van stress, wisselen ideeën uit, en versterken onderlinge relaties. Onderzoek laat zien dat niet alle vormen van pauze even nuttig zijn: het is beter om samen naar buiten te gaan dan om achter je computer een broodje te eten (zelfs als je met een half oog doorwerkt).

Maar soms hebben pauzes ook nadelen. Het kan een aanleiding zijn om belangrijke taken uit te stellen (“ik begin later wel, het is bijna pauze”) en een pauze moet ook niet te lang duren. Managers kunnen hier een belangrijke rol in spelen, bijvoorbeeld door lunchactiviteiten te organiseren (wandelen in het park of bos, bijvoorbeeld, vermindert stress en vergroot creativiteit3), door medewerkers aan te moedigen niet op de werkplek te blijven tijdens pauzes, en door de tijd van gezamenlijke lunches actief te bewaken.

Een derde belangrijke onderbreking komt vanuit de medewerker zelf. Werk is niet altijd even leuk, en het kan erg verleidelijk zijn om afleiding te zoeken in

(a) andere, minder urgente en relevante werktaken die meer voldoening geven, of

(b) zaken die niks met het werk te maken hebben (Facebook, de krant, koffiedrinken etc.). Managers proberen dit type onderbreking al decennia te voorkomen, en voorheen werd dit vooral gedaan door medewerkers actief te controleren (d.m.v. monitoring, onverwachte werkbezoeken, speciale software, enzovoort).

Dit deed echter grote afbreuk aan het gevoel van autonomie van de medewerker, en kan daardoor extra stress en onvrede veroorzaken. Onderzoek toont aan dat het veel beter werkt om medewerkers uitdagender werk te geven en te belonen wanneer (grote) taken succesvol afgerond worden.

Ten slotte zijn er onderbrekingen door omgevingsfactoren (geluidsoverlast, lichtinval, een onplezierige werkplek). Deze werken in het algemeen als storend. Een onplezierige werkplek kan een bron van stress zijn. Managers doen er goed aan om dit soort onderbrekingen te voorkomen.

Onderbrekingen zijn dus essentieel om goed te kunnen werken. Maar of een onderbreking goed of slecht uitpakt hangt af van het moment en de verbinding met waar je mee bezig bent. Managers kunnen een belangrijke rol spelen bij het uitvergroten van de voordelen en het verkleinen van de nadelen van onderbrekingen in het werk.

We zijn op dit moment aan het onderzoeken welke interventies en managementstrategieën hier het best bij werken. Wilt u hier meer over weten, neem dan contact op via h.j.van.de.brake rug.nl

JOOST VAN DE BRAKE is PhD student aan de universiteit van Groningen.

Geraadpleegde literatuur:

1. https://www.fnvmenzis.nl/werk-en-gezondheid/gezonde-geest/balans/pauze-op-het-werk
2. Fisher, C. D. (1998). Effects of external and internal interruptions on boredom at work: Two studies. Journal of Organizational Behavior, 503-522.
3. Irvine, K. N. (2004). Work breaks and well-being: The effect of nature on hospital nurses(Doctoral dissertation).
4. Jett, Q. R., & George, J. M. (2003). Work interrupted: A closer look at the role of interruptions in organizational life. Academy of management Review, 28(3), 494-507.