Werkorder afhandeling

afhandeling / verwerking / kosten

 De afdeling Elektronica onderscheidt werkorders in 3 typen:

 

Type 1 zijn verzoeken om bijvoorbeeld advies, korte instructie, kortdurende assistentie en dergelijke.

 

Type 2 zijn opdrachten voor bijvoorbeeld reparatie, inspectie, NEN3140-keuringen, calibratie, assistentieverlening en dergelijke.

 

Type 3 zijn (meer tijd vergende) projecten, zoals uitgebreid vooronderzoek, ontwerp en bouw prototype, (technische) software ontwikkeling, procesautomatisering, coördineren uitbesteding, geven van instructie (in cursusvorm) en dergelijke (zie uitgebreidere verklaring: Werkordertype).

 

Afhandeling en verwerking

De afhandeling en verwerking van een werkorder zal (al naar gelang het soort werkorder) in meer of mindere mate verschillen. Bij werkorders van Type 1 (Verzoek) kan er vrij snel en ad hoc worden gewerkt, het gaat immers om relatief kortlopende klussen. Het is natuurlijk wel mogelijk dat in zulke gevallen gaandeweg blijkt, dat er eigelijk sprake is van een meer omvangrijke werkorder, bijvoorbeeld van Type 2 (Opdracht) of van Type 3 (Project). In dat geval zal er een meer planmatige aanpak moeten komen, waarbij de werkorder moet worden ingepland tussen of na andere lopende zaken. Een wachttijd zal dan meestal onvermijdelijk zijn. Ook zal de opdrachtgever meestal een kostenraming of een offerte willen hebben.

 

Projecten

Voor Werkopdrachten van Type 3 (Project) zullen de medewerkers van de afdeling Elektronica de vragen, wensen en eisen van de opdrachtgever in eerste fase vertalen naartechnische specificaties voor het op te zetten project. De technische specificaties en het projectvoorstel worden weer doorgesproken met de opdrachtgever. Soms zal het nodig blijken een voorstudie of vooronderzoek te doen om bepaalde onzekerheden vooraf op te lossen of weg te werken. Als resultaat van deze werkfasen ontstaat een complete projectformulering, op basis waarvan de opdrachtgever kan besluiten de werkorder te laten uitvoeren. De medewerkers van de afdeling zullen kritisch kijken naar de door de opdrachtgever gestelde eisen, want iets lager gestelde (maar nog acceptabele) eisen leiden vaak tot aanzienlijke besparingen in materiaalkosten en/of tijd.

 

Terugkoppeling

Tijdens de uitvoering van een project wordt - al naar gelang (wederzijdse) behoefte c.q. noodzaak - regelmatig teruggekoppeld naar de opdrachtgever. Indien zich bepaalde onvoorziene omstandigheden voordoen, waardoor de projectvoortgang in het gedrang zou kunnen komen, wordt onmiddelijk contact opgenomen met de opdrachtgever en worden de problemen voorgelegd en besproken. Dit kan in voorkomende gevallen leiden tot een gewijzigde vervolgplanning, tot bijstelling van de projectformulering, tot het wijzigen van het pakket van eisen en wensen en tot een ander kostenplaatje.

 

Kosten

De kosten bestaan uit werkuren en uit materialen. Gewoonlijk worden deze na afloop aan de opdrachtgever doorberekend. Bij werkorders van type2, maar vooral bij type3, kan de FTD een kostenraming of offerte opstellen. Bij reparaties is dit vaak vooraf niet mogelijk zodat afgesproken wordt er een aantal uren aan te besteden om daarna te bezien of het gewenst is door te gaan.