Reisverzekering personeel en studenten

U vindt meer informatie over de voorwaarden waaronder een dienstreis wordt toegestaan op de intranet pagina Dienstreizen.

Belangrijke onderdelen van de verzekering zijn de uitkering bij een ongeval, bij medische kosten (aanvullend), overlijden, hulpverlening, verlies van persoonlijke bezittingen, aansprakelijkheid, rechtsbijstand, alsmede (financiële) hulp bij noodzakelijke evacuaties in crisissituaties. De reisverzekering omvat ook een annuleringsverzekering.

Reisaanvraag en registratie

Heb je toestemming van je leidinggevende en de budgethouder? Dan kun je de reis direct boeken via reisagent Diversity Travel. Het is niet meer nodig eerst een reisaanvraag in te vullen en een aanvraagnummer (BRA) te hebben. Mocht je een beroep willen doen op de reisverzekering en een schadeclaim indienen dan moet je wel een een verklaring van je leidinggevende of projectleider indienen dat je inderdaad op dienstreis was. Voor studenten moet uit schriftelijke documenten blijken dat er sprake is van een dienstreis.

Schade en/of beroep op hulpverlening

De reisverzekering is afgesloten bij AIG (polisnr. 60.11.5101). In het geval van schade en/of beroep op personenhulpverlening in het buitenland wordt u verzocht zo spoedig mogelijk rechtstreeks melding hiervan te maken via de hulplijn van “AIG Emergency Assistance” (+31 (0)10-4535656).

Schademelding na afloop van de reis kan via een schadeformulier (download as word.doc). Het ingevulde formulier moet voor de verdere afhandeling van de schade worden gemaild naar het Financial Shared Service Center (FSSC) via het e-mailadres: travel-fssc rug.nl (zie de aandachtspunten bij reisschades voor het invullen van dit formulier). Ook eventuele vragen over het formulier kunt via dit mailadres stellen.

Het niet tijdig melden van de opgelopen schade/beroep op personenhulpverlening en daaruit voortkomende kosten zijn voor rekening van de medewerker/de student. Er geldt een eigen risico per schadegeval van € 250,-. Meer informatie over Group Plus Zakelijke Reisverzekering is terug te vinden in de Algemene Voorwaarden.

Annulering

De reisverzekering kent een annuleringsregeling. Niet elke reden voor annulering geldt echter als een "gedekte gebeurtenis" in de zin van de reisverzekering. In deze bijlage staat de opsomming van "gedekte gebeurtenissen" voor een beroep op annulering onder de reisverzekering. De verzekeraar, niet de universiteit, besluit of de gemaakte kosten worden vergoed.

Studenten

Gebleken is dat er onduidelijkheid kan bestaan over de al dan niet toepasselijkheid van de verzekering op studenten die naar het buitenland gaan. Onder dit kopje geven we hiervoor een aantal richtlijnen.

Verzekerd zijn studenten die:

• voor hun studie al dan niet verplicht in het buitenland verblijven om daar studiepunten binnen hun opleidingsprogramma te behalen;
• in het kader van hun studie een stage in het buitenland (bedrijf, instelling of universiteit) volgen en daar studiepunten voor kunnen halen;
• naar het buitenland gaan voor een verplichte studiereis;
• voor de RUG op beurzen in het buitenland wervingsactiviteiten verrichten;
• buitenlandse gast-studenten die in het kader van hun studie aan de RUG op een verplichte studiereis naar het buitenland gaan.

Niet verzekerd zijn studenten die :

• deelnemen aan een door een studievereniging georganiseerde buitenlandse reis;
• aansluitend aan hun verblijf in het buitenland daarna nog een vakantieperiode verblijven (uiteraard alleen gedurende de periode van deze vakantie).

Bursalen

Bursalen die in het kader van hun promotie naar het buitenland reizen en daar toestemming voor hebben vallen ook onder de verzekering.

Partner en kinderen

De gehuwde partner en partner die langer dan 1 jaar duurzaam samenwoont en ongehuwde kinderen jonger dan 27 jaar (thuis en vanwege studie uitwonend) zijn meeverzekerd.

Eigen risico

Er geldt een eigen risico van € 250,- per gebeurtenis bij schade aan de bagage.

Reisadviezen Ministerie van buitenlandse Zaken

Het beleid van het College van Bestuur is dat indien voor een land of een bepaald gebied geadviseerd wordt om niet te reizen (kleurcode rood) of alleen noodzakelijke reizen (kleurcode oranje) te laten plaatsvinden, er geen toestemming wordt gegeven voor die reis.

Indien voor een land of een bepaald gebied een kleurcode rood (niet reizen) of oranje (alleen noodzakelijke reizen ) geldt, moet duidelijk zijn dat dit land of deze gebieden niet tot het reisdoel (studie/stage/overig) behoren en dat de student/medewerker niet naar deze gebieden zal afreizen. Indien de student/medewerker toch naar deze gebieden reist, is er geen sprake van een dienstreis en biedt de reisverzekering geen dekking. Dit is uiteraard anders als tijdens een verblijf een kleurcode rood (niet reizen) of oranje (alleen noodzakelijke reizen) van kracht wordt.