Reglement Dienstraden RUG

1. Algemene bepalingen

Artikel 1.1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

de wet, de WHW: de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;
de universiteit: de Rijksuniversiteit Groningen;
het College van Bestuur: het College van Bestuur van de universiteit;
universitaire dienst(en): de centrale dienst(en) als bedoeld in artikel 9.50 van de wet, te weten University Services (US), de Universiteitsbibliotheek, het Donald Smits Centrum voor Informatietechnologie (CIT) en het Kernfysisch Versneller Instituut - Center for Advanced Radiation Technology (KVI-CART);
dienstraad: het medezeggenschapsorgaan van een universitaire dienst als bedoeld in artikel 9.50 WHW
diensthoofd: het hoofd van in artikel 3.7.1. van het Bestuurs- en Beheersreglement bedoelde diensten;
overlegvergadering: de vergadering, waarin de dienstraad en het hoofd van de dienst gezamenlijk overleggen;
College van Advies: het college dat het College van Bestuur adviseert over de aan het College van Bestuur voorgelegde geschillen tussen het hoofd van de universitaire dienst en de dienstraad.

Artikel 1.2. Overige begrippen

De in dit reglement voorkomende begrippen hebben overigens, indien die begrippen ook voorkomen in de wet, de betekenis die de wet daaraan geeft.

Artikel 1.3. Relatie met de WHW

Dit is het reglement als bedoeld in artikel 9.50 lid 5 van de wet. Het is van toepassing op de in artikel 1.1 genoemde universitaire diensten.

Artikel 1.4. Standpunten

De dienstraad is bevoegd tot bespreking van de aangelegenheden die de universitaire dienst als werkorganisatie betreffen. De dienstraad is bevoegd over deze aangelegenheden standpunten kenbaar te maken aan het hoofd van dienst.
a. De dienstraad kan ten behoeve van de behandeling van belangrijke onderwerpen bijeenkomsten met personeel binnen de betreffende dienst of een gedeelte daarvan beleggen.
b. de organisatie van de onder a. bedoelde bijeenkomst, vindt plaats in overleg met het hoofd van dienst, ten einde een zo ongestoord mogelijke gang van zaken in de dienst te waarborgen.

2. Omvang en zittingsduur

Artikel 2.1. Omvang

De dienstraden bij de diensten hebben de volgende omvang:
bij het Centrum voor Informatietechnologie: 7 leden;
bij de Universiteitsbibliotheek: 7 leden;
bij University Services met 15 leden;
bij het Kernfysisch Versneller Instituut - Center for Advanced Radiation Technology: 5 leden.
De leden van de dienstraden worden gekozen op de wijze als aangegeven in het Kiesreglement van de Universiteit.
De dienstraad kiest uit zijn midden een voorzitter een secretaris en een of meer plaatsvervangers.
Het hoofd van dienst wijst een ambtelijk secretaris ter ondersteuning van de dienstraad aan.

Artikel 2.2. Zittingsduur

De leden van de dienstraden worden verkozen voor een periode van twee jaren.
De zittingsperiode van de leden van de dienstraad vangt aan per 1 september van het jaar waarin voorafgaand de verkiezingen hebben plaatsgevonden.

3. Bevoegdheden

Artikel 3.1. Huishoudelijk reglement

De dienstraad kan voor zijn werkwijze en de orde van haar eigen vergaderingen een huishoudelijk reglement vaststellen, dat niet strijdig mag zijn met de wet en dit reglement. Het reglement bevat dan in elk geval regels omtrent de wijze van bijeenkomen van de dienstraad, de agendering, de stemprocedure, de besluitvorming en de verslaglegging.

Artikel 3.2. De overlegvergadering

Het hoofd van dienst en de dienstraad komen tenminste zesmaal per jaar in een overlegvergadering bijeen, en voorts indien een van de partijen daarom, onder opgave van redenen, verzoekt.
In de overlegvergadering worden de aangelegenheden van de universitaire dienst aan de orde gesteld, ten aanzien waarvan hetzij het hoofd van dienst, hetzij de dienstraad overleg wenselijk acht, of waarover ingevolge het bij of krachtens de wet bepaalde overleg tussen het hoofd van dienst en de dienstraad moet plaatsvinden.
De overlegvergadering wordt afwisselend geleid door de voorzitter van de dienstraad en het hoofd van dienst.
De agenda van de overlegvergadering bevat aangelegenheden die door het hoofd van dienst of door de dienstraad bij de ambtelijk secretaris zijn aangemeld.
Voorstellen die ter instemming dan wel advies aan de dienstraad worden voorgelegd dienen drie weken voor de vergadering waarin behandeling plaatsvindt aan de dienstraad te zijn verzonden, tenzij anders is afgesproken.
In overleg tussen de voorzitter van de dienstraad en het hoofd van dienst wordt vastgesteld welke deskundigen/informanten (een deel van) de overlegvergadering zullen bijwonen.
Een overlegvergadering wordt door de voorzitter geschorst, wanneer het hoofd van dienst of de dienstraad ten aanzien van een bepaalde aangelegenheid afzonderlijk beraad wenselijk acht.
Van elke overlegvergadering wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt tijdens een overlegvergadering vastgesteld door het hoofd van dienst en de dienstraad.

Artikel 3.3. Openbaarheid van overlegvergaderingen

De overlegvergaderingen zijn openbaar, tenzij de aard van de aangelegenheid zich naar het oordeel van de dienstraad of het hoofd van dienst tegen openbaarheid verzet. Een besluit tot het houden van een besloten vergadering dient te worden gemotiveerd.
Van een besloten (deel van een) vergadering wordt een vertrouwelijk (deel-)verslag gemaakt.
Indien bij een (deel van een) overlegvergadering een persoonlijk belang van één van de leden van de dienstraad in het geding is, kan de dienstraad besluiten dat het betrokken lid aan (dat deel van) de vergadering niet deelneemt.
De voorzitter bepaalt, in overleg met de dienstraad, of en zo ja, in welke bewoordingen het in een besloten (deel van een) overlegvergadering genomen besprokene bekend gemaakt wordt.

Artikel 3.4. Initiatiefrecht van de dienstraad

De dienstraad is bevoegd het hoofd van dienst voorstellen te doen met betrekking tot de in artikel 3.5 bedoelde aangelegenheden.

Artikel 3.5. Adviesrecht van de dienstraad

De dienstraad wordt door het hoofd van dienst tijdig in de gelegenheid gesteld advies aan hem uit te brengen en overleg te voeren over voorgenomen maatregelen met betrekking tot de in artikel 9.50 lid 2 van de wet genoemde zaken. Dit advies wordt zo spoedig mogelijk uitgebracht. Van een besluit met betrekking tot een voorstel geeft de dienstraad zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen één week schriftelijk en gemotiveerd kennis aan het hoofd van dienst, tenzij anders is afgesproken.
Indien het hoofd van dienst geheel of gedeeltelijk wenst af te wijken van het advies van de dienstraad, deelt hij dit binnen twee weken mede aan de dienstraad.
De in het vorige lid bedoelde mededeling geschiedt schriftelijk en is met redenen omkleed.
De dienstraad deelt vervolgens binnen twee weken aan het hoofd van dienst mede of de dienstraad na heroverweging bij zijn oorspronkelijke advies blijft. Indien de dienstraad geen aanleiding vindt van het oorspronkelijke advies af te wijken maakt het hoofd van dienst in zijn besluit melding van het feit, dat is afgeweken van het advies van de dienstraad.
De uitvoering van het besluit wordt door het hoofd van de universitaire dienst opgeschort met vier weken, tenzij de dienstraad tegen onmiddellijke uitvoering van het besluit geen bedenkingen heeft.
De dienstraad kan binnen vier weken nadat het betrokken besluit door het hoofd van dienst is genomen het geschil voorleggen aan het College van Bestuur.

Artikel 3.6. Instemmingsrecht van de dienstraad

Het hoofd van dienst behoeft de voorafgaande instemming van de dienstraad voor elke maatregel die hij bevoegd is te treffen en waarover de dienstraad op grond van artikel 3.5 heeft geadviseerd.
Over een voorgenomen maatregel van het hoofd van dienst dat de instemming van de dienstraad behoeft, dient de dienstraad zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen zes weken na ontvangst van de voorgenomen maatregel te besluiten tot instemming dan wel onthouding van instemming, tenzij in overleg tussen de dienstraad en het hoofd van dienst een andere termijn is overeengekomen.
Indien de dienstraad binnen de gestelde termijn niet tot een uitspraak is gekomen, wordt de voorgenomen maatregel geacht de instemming van de dienstraad te hebben verworven.

Artikel 3.7. Overleg na onthouden van instemming

Indien een voorgenomen maatregel van het hoofd van dienst niet de vereiste instemming krijgt van de dienstraad, overlegt het hoofd van dienst nogmaals met de dienstraad.
Indien het hoofd van dienst het voorstel wenst te handhaven, constateert het hoofd van dienst dat er sprake is van een geschil. Het hoofd van dienst dan wel de dienstraad meldt dit geschil aan bij het College van Bestuur.
Indien de dienstraad meent dat het hoofd van dienst een maatregel ter instemming had moeten voorleggen aan de dienstraad, brengt zij dit gemotiveerd ter kennis aan het hoofd van dienst. Indien het hoofd van dienst na overleg met de dienstraad de maatregel niet alsnog ter instemming aan de dienstraad voorlegt en de dienstraad haar standpunt handhaaft, kan de meest gerede partij zich tot het College van Bestuur wenden.
Het hoofd van dienst kan geen definitief besluit nemen ter zake van de aangelegenheid die aan het College van Bestuur is voorgelegd, voordat het College van Bestuur uitspraak heeft gedaan.

4. Het college van advies geschillen Dienstraden

Artikel 4.1. College van Advies

Er is een College van Advies inzake geschillen met dienstraden. Het bestaat uit een voorzitter en vier leden. Voorts worden een plaatsvervangend voorzitter en plaatsvervangende leden benoemd.
De voorzitter en de leden, alsmede hun plaatsvervangers worden door het College van Bestuur benoemd en ontslagen. Alvorens tot benoeming over te gaan, wint het College van Bestuur het gevoelen in van de dienstraden over de benoemingen.
Het College van Advies adviseert het College van Bestuur over geschillen tussen het hoofd van dienst en de dienstraad, die aan het College van Bestuur zijn voorgelegd.
Het College van Advies is bevoegd alle inlichtingen en gegevens in te winnen, welke hij voor het opstellen van zijn advies nodig acht en de personeelsleden te horen, ten aanzien van wie hij dit wenselijk acht.
Het College van Advies kan al dan niet op verzoek van het hoofd van dienst of de dienstraad andere personen horen.
Binnen vier weken nadat het College van Bestuur het College van Advies om advies heeft gevraagd, brengt het College van Advies zijn advies uit.
Indien het spoedeisend karakter van de voorgenomen maatregel of het in verhouding geringe belang van de aangelegenheid dit naar zijn oordeel rechtvaardigt, kan de voorzitter beslissen dat het advies alleen door hem zal worden uitgebracht.

5. Rechten en plichten

Artikel 5.1. Informatieplicht

Het hoofd van dienst verschaft de dienstraad, al dan niet gevraagd, tijdig alle inlichtingen die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft.
Daartoe pleegt het hoofd van dienst met de voorzitter van de dienstraad regelmatig overleg zodat een goede voortgang van de besluitvorming zoveel mogelijk gewaarborgd is.
De inlichtingen die het hoofd van dienst overeenkomstig het eerste lid verstrekt, worden schriftelijk verstrekt, tenzij anders is overeengekomen.
Het hoofd van dienst verstrekt de inlichtingen zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen drie weken nadat het verzoek van de dienstraad het hoofd van dienst heeft bereikt.
Onverlet het bepaalde in het eerste lid stelt de dienstraad het hoofd van dienst tijdig op de hoogte van haar wens om in of voor de vergadering aanvullende informatie te ontvangen.
Indien de dienstraad bij bepaalde aangelegenheden interne of externe adviezen wenst in te winnen, kan het diensthoofd bepalen dat de eventuele kosten hiervan voor zijn rekening komen.

Artikel 5.2. Voorzieningen

Het hoofd van dienst stelt de dienstraad en de leden ervan in de gelegenheid de in de wet bedoelde taken naar behoren te verrichten, binnen het kader van de toegekende middelen, voorzieningen en faciliteiten.
Het hoofd van dienst stelt een nadere regeling betreffende faciliteiten van de dienstraad vast, waarin tenminste bepalingen zijn opgenomen ten aanzien van:
a. vrijstelling van werkzaamheden;
b. een onkostenvergoeding;
c. scholing;
d. ondersteuning en vergaderruimte;
e. een eigen budget van de dienstraad, zoals opgenomen in de begroting van de universiteit.

Artikel 5.3. Rechtsbescherming

Het hoofd van dienst draagt er zorg voor dat de leden van de dienstraad daaronder begrepen kandidaat-leden en voormalige leden niet uit hoofde van hun lidmaatschap van de dienstraad worden benadeeld in hun positie met betrekking tot de universiteit.
Een lid van de dienstraad dat zich uit hoofde van zijn lidmaatschap benadeeld acht in zijn positie met betrekking tot de universiteit legt dit aan het hoofd van dienst schriftelijk en met redenen omkleed voor.
Het hoofd van de dienst stelt betrokkene in de gelegenheid de klacht binnen twee weken na ontvangst daarvan toe te lichten.
Wanneer in het gesprek niet tot overeenstemming wordt gekomen, legt het hoofd van dienst de schriftelijke mededeling met een verslag van het gesprek voor aan het College van Bestuur.

Artikel 5.4. Geheimhouding

De leden van de dienstraad zijn verplicht tot geheimhouding van de zaken die zij in hun hoedanigheid vernemen, ten aanzien waarvan het hoofd van dienst dan wel de dienstraad geheimhouding heeft opgelegd of waarvan zij het vertrouwelijke karakter moeten begrijpen.
Degene die de geheimhouding oplegt, deelt daarbij tevens mede welke schriftelijke of mondeling verstrekte gegevens onder de geheimhouding vallen en hoe lang dit dient te duren, alsmede of er personen zijn ten aanzien van wie de geheimhouding niet in acht behoeft te worden genomen. Wanneer de redenen voor geheimhouding zijn vervallen, deelt degene die de geheimhouding heeft opgelegd dat aan de dienstraad dan wel hoofd van dienst mede.
Als een lid van de dienstraad naar het oordeel van de meerderheid van de dienstraad zich schuldig heeft gemaakt aan de schending van de op grond van het eerste lid van dit artikel opgelegde geheimhoudingsplicht dan wel het hoofd van dienst van oordeel is dat een lid zich niet heeft gehouden aan een door het hoofd van de universitaire dienst opgelegde plicht tot geheimhouding, wordt door de voorzitter van de dienstraad betrokkene een waarschuwing gegeven. Wanneer ten aanzien van hetzelfde lid van de dienstraad ten tweede male schending van de geheimhoudingsplicht wordt geconstateerd, wordt betrokkene voor een periode van drie maanden uitgesloten van die (delen van) vergaderingen die besloten zijn en van de verstrekking van aan geheimhouding onderworpen informatie.
De plicht tot geheimhouding vervalt niet door de beëindiging van het lidmaatschap van de dienstraad noch door beëindiging van de band van betrokkene met de universiteit.

6. Slotbepalingen

Artikel 6.1 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen verband houdend met de in dit reglement geregelde onderwerpen waarin het reglement niet voorziet of ingeval dit reglement aanleiding geeft tot meervoudige interpretatie, beslist het College van Bestuur.

Artikel 6.2 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking één dag na vaststelling door het College van Bestuur dat daaraan voorafgaand overeenstemming heeft bereikt met de betrokken dienstraden.

Aldus vastgesteld door het College van Bestuur in zijn vergadering van 1 februari 2000, besproken met de universiteitsraad op 2 maart 2000, en laatstelijk gewijzigd in de vergadering van het College van Bestuur van 8 april 2008.

Laatst gewijzigd:

27 februari 2023 10:59