Vandaag reed er een grote kraan voor, op de binnenplaats van de faculteit waarvoor ik werk. Hoewel niemand van ons daarin gekend was, was voor die dag ergens anders binnen onze mooie universiteit bedacht dat de schoorsteen geveegd diende te worden. Bijzonderheid: het is open dag. Er was eigenlijk geen slechter moment denkbaar. In de oude situatie, toen wij nog onze eigen conciërge hadden, was dat nooit zo afgesproken dacht ik nog.

De voordelen van centralisatie worden in het algemeen binnen organisaties vaak overschat, de nadelen gemakkelijk over het hoofd gezien.

Er was een tijd dat roostering een aparte vraag was in de Nationale Studenten Enquête. Steevast scoorde de RUG nationaal als een van de hoogste op dit punt. Onderaan bungelde de VU. Bij hen vindt veel onderwijs plaats in één gebouw (aan de beroemde Boelelaan) maar hun centrale roostering –als het ergens succesvol moest kunnen zijn dan toch daar? hielp de VU duidelijk niet.

Nu gaat er een gerucht dat door de verslechterde financiële situatie centrale roostering ook bij de RUG weer op de agenda is komen te staan, nog steeds vanuit de (m.i. volstrekt onjuiste) gedachte dat dat kosten zou besparen. Hoe minder kennis van de werkvloer, hoe groter wel de blinde vlek voor de problemen van dit standpunt, durf ik te zeggen. Twee jaar geleden ketste het gelukkig nog af, maar het idee blijkt hardnekkig. Vandaar dit blog.

Waarom levert centrale roostering niets op, op de langere termijn zeker niet? Waarom is het zelfs duurder, op de langere termijn zeer zeker wel?

Als je eerst alle rooster-FTE's weghaalt bij de faculteiten en die in een centrale pool stopt, dan kun je formatie winnen. In eerste instantie is het namelijk efficiënt: men kan voor elkaar invallen bij ziekte, kennis onderling delen, er zijn meer learning-on the-job-opties. En er is beter zicht, en daar wellicht ook nog efficiëntiewinst te behalen, op het gebruik van de grote zalen. Allemaal waar.

Maar schijn bedriegt. Een te grote afstand tot de werkvloer leidt tot minder urgentiebesef bij medewerkers. Daarvoor is een hechte band noodzakelijk, van een roostermaker met de faculteit die hij/zij roostert. Roostering is namelijk ook: acute brandjes blussen. Als er snel iets geregeld dient vanwege ziekte, een misverstand of door welke samenloop ook, zit niemand op het geluid te wachten van een collega aan de andere kant van de telefoon die door een SLA aan het bladeren is: eerst eens kijken of het probleem in kwestie wel onder het afgesproken servicelevel valt. (Dit beeld kan overdreven overkomen, maar met andere recente centralisaties binnen de RUG hebben we dit letterlijk al zo meegemaakt.)

Bovendien, voor een goede roostering is nogal wat kennis onontbeerlijk: van de studieprogramma's, van wat studeerbaarheid betekent binnen een opleiding, wie de docenten zijn, elk met mag ik wel zeggen hun eigen unieke karakteristieken. Het is onmogelijk om dit alles generiek te beschrijven. Daarvoor zijn mensen te divers en is de RUG een veel te brede universiteit; opleidingen verschillen nogal en alleen een lokale roostermaker zal snappen, en dat vaak ook pas na enige jaren van ervaring, wat gevraagd wordt van een goed rooster voor studenten en tegelijkertijd ook voor docenten voor specifieke opleidingen.

Ook van belang, behalve elkaar kennen, is een korte lijn. Kent de docent de roostermaker niet meer, dan is dat al nadelig, kan de een niet meer bij de ander binnenlopen, dan is een snelle oplossing van een probleem nog veel verder weg. Kent de roostermaker ook het gebouw niet meer, dan dendert de kwaliteit van roostering helemaal achteruit. Na enige tijd zal onvermijdelijk de constatering worden dat die te ver is teruggelopen. Voorstel vanuit de centrale dienst: FTE's bijzetten! “Kwaliteitsimpuls roostering” zal het stuk heten dat aan de UR wordt voorgelegd… voorspel ik nu alvast. Intussen is het dan alweer duurder dan het ooit was, met een lagere roosterkwaliteit.

Maar dat is nog niet eens het laatste: speciale taken als spoedroosteringen…na een tijdje voorspel ik ook nog deze ontwikkeling plaats te vinden: de faculteiten gaan er opeens een aparte rekening voor krijgen. Want het was allemaal zo niet afgesproken immers.... (Nee natuurlijk niet, want het is onmogelijk alles exact vast te leggen wat aan roostering raakt). Na een jaartje of vijf: Significant in kwaliteit teruggelopen roostering, die veel duurder is geworden voor de faculteiten dan het ooit was en de RUG sterk doet terugverlangen naar de oude situatie. CvB, tel uit je verlies.

Ik weet dat er beleidsmakers zijn die zich zullen haasten te zeggen dat het nooit de bedoeling is roostermakers weg te halen bij faculteiten. Het toverwoord is al enige tijd ‘embedded expert’, maar ik heb dat fenomeen nog nooit goed zien werken in de praktijk. Een band houd je alleen door een aanstelling bij een faculteit. Als het op een dag niet meer de faculteit zelf is die iemand aanneemt, maar deze faculteit moet afwachten wie er door (niet willekeurig voorbeeld) het CIT wordt neergezet, is dat een grote stap naar verwijdering van die faculteit, ook daarvan hebben we al voorbeelden van hebben gezien bij recente centralisaties.

Ook zullen er zijn die betogen dat zaalruimte efficiënter zal worden gebruikt als ze door één team worden beheerd., Ook onwaar, de verdeling van de grote zalen gebeurt al jaren in onderlinge harmonie binnen de RUG. Net als ik zelf al vele malen andere roostermakers met vragen vooruit heb geholpen (als roostermaker met bijna twintig jaar ervaring) en zelfs vandaag nog een urgent roosterprobleem rond tentamens voor de faculteiten FSE en Rechten in de AJ-hal hielp oplossen, omdat de roostermakers van die faculteiten even niet bereikbaar waren. Hoe ze het doen, doen ze het, maar ook mij als lokale roostermaker bij de allerkleinste faculteit - ze slagen er altijd weer in me te vinden.

Als mij om advies zou worden gevraagd ten aanzien van de RUG-roostering heb ik dat wel overigens. Er is best een faculteit, niet toevallig een grote, aan te wijzen waar het momenteel allemaal wat moeizamer gaat als het roostering betreft. Tip: Decentraliseer daar de roostering, de kwaliteit zal daarmee toenemen en duurder wordt het niet (zeker niet als je de onzichtbare kosten van een niet goed functionerende roostering in de businesscase meeneemt). De RUG is een brede universiteit, de RUG is verdeeld over meerdere locaties, de RUG heeft zeer divers vastgoed. Allemaal seinen die rood gekleurd zijn als het om centralisatie gaat. Denk liever (diametraal) in een andere richting, is mijn gratis raad.