Hans Kuné
Zelden zal een go/no-go beslissing aan de RUG zo’n spanning met zich
hebben meegebracht. Iedereen wist het, zo niet uit officiële bronnen, dan
toch uit de wandelgangen: als het ‘no-go’ wordt, wordt de stekker uit het
project getrokken. En dat zou na al die inspanningen die voor het webplatform
gedaan zijn, afschuwelijk zijn. De Stuurgroep moet dus ‘go’ zeggen. Alleen: is iedereen daar wel klaar voor?
Wybe van Dijk, webmaster van de RUG:
‘Ik ben blij dat het nieuwe systeem ingevoerd wordt. Maar ik had het toch
liever een half jaartje later gehad.’
Begin oktober zet Wybe van Dijk het W3-project krachtig onder druk. Hij
heeft een checklist opgesteld met daarop tien punten waaraan het nieuwe
systeem moet voldoen voordat het in productie kan. Dat deed hij niet voor
niets.
Tijdens de prototype fase was hij er telkens en telkens weer mee
geconfronteerd, dat het nieuwe systeem nog overal losse eindjes kende. Door
het ontwikkelteam werd er keihard aan gewerkt om die losse eindjes aan elkaar
vast te knopen, maar het was onmiskenbaar zo, dat daar veel meer tijd en
energie in ging zitten dan van te voren voorzien was. En dat betekende dat het
voor de webmasters moeilijk was om de informatie van de bestaande websites te
migreren naar het nieuwe systeem.
Wybe: ‘Ik dacht: ik schrijf maar op wat de
minimale eisen zijn. De functies die je moet hebben voor je er zelfs maar aan
kunt gaan denken om te migreren.’
Eind oktober, daar was iedereen het over eens, zou aan die punten voldaan
moeten zijn. Hoe dichterbij de Stuurgroepvergadering kwam, waarop besloten zou
worden of de migratie in gang gezet kon worden, hoe hoger de spanning opliep
over de vraag of nu aan de minimumeisen voldaan was, of niet. Temeer omdat de
voorzitter van de Stuurgroep, Marius Kooyman, had laten weten: eind oktober
doen we het, of we houden er mee op. Kooyman: ‘Ik kreeg de hele tijd maar te
horen,.dat de techniek voor problemen bleef zorgen. Dat moet niet eindeloos
duren, zoiets, dus heb ik gezegd: het moet nu goed komen, anders hou ik ermee
op.’
Wybe: ‘Zoiets is moeilijk. Het systeem is gewoon goed. Het ziet er goed
uit, het maakt een goed beheer mogelijk van de informatie, dus het is echt een
vooruitgang. Maar ja, dan moet alles het wel doen, en dat was nog niet altijd
het geval.’
We gaan, besloot de Stuurgroep eind oktober.
Wybe: ‘Nu ja, dan gaan we. Maar ik blijf erbij dat het beter was geweest
om een paar maanden later te gaan.’
Problemen
Een paar maanden later was beter geweest. Dat geluid is bij de meeste
webcontactpersonen te horen. Mariëlle Zwaanenburg, webmaster van de faculteit
Bedrijfskunde: ‘Ik vond de ‘go’– beslissing te vroeg. Ik heb het
gevoel dat we nu een appeltaart moeten bakken, zonder dat we de oven kunnen
voorverwarmen of de appels kunnen snijden.’ En Thomas de Marée (PPSW) zegt:
‘Ik ben enthousiast over het systeem, maar het is erg moeilijk om de
migratie uit te voeren. We zijn te vroeg begonnen en we hadden beter kunnen
wachten tot de technici wat verder waren.’
De meeste klachten vloeien voort uit het feit dat de inline-editor Xopus
nog verre van volmaakt is. De filosofie achter het nieuwe systeem is, dat alle
informatie in de vorm van gestandaardiseerde objecten in een grote database
wordt opgeslagen en dat alle webpagina’s die getoond worden van deze
objecten gebruik maken.
Het grote voordeel daarvan is, dat informatie maar
één keer aangeleverd en opgeslagen hoeft te worden. Ieder object krijgt zijn
eigen beheerder, die verantwoordelijk is voor de juiste inhoud. Zo kan
gegarandeerd worden, dat de informatie op alle pagina’s waar dat object
gebruikt wordt identiek is. En: een verandering van de inhoud van een object
werkt tegelijk door op alle plaatsen waar het gebruikt wordt.
Ideaal. Zeker
wanneer het eenvoudig is om het object te beheren. En dat was en is natuurlijk
ook de bedoeling. Ook mensen die geen verstand hebben van de verschrikkelijke
geheimen van HTML en XML zouden de objecten kunnen beheren, omdat er een
gebruiksvriendelijke object-editor gemaakt zou worden. Maar die object-editor
is nog niet klaar. Hij werkt wel, maar je kunt er lang niet alles mee doen,
wat ermee gedaan zou moeten worden.
Wybe: ‘Je kunt bijvoorbeeld nog geen menu-items maken met Xopus. Als je
dat wilt, moet je de hulp inroepen van experts. En ook de interactiviteit van
objecten komt nog niet uit de verf. Je kunt bijvoorbeeld geen formulieren
maken met de editor. Dat is natuurlijk een enorm probleem. Het betekent
domweg, dat we de pagina’s die we hebben niet één op één kunnen
migreren.’
Mariëlle: ‘Het systeem is inderdaad nog niet echt af. Dat betekent dat
je allerlei extra planningsproblemen krijgt. Als het systeem wel helemaal
klaar geweest zou zijn, zou je ook goed moeten nadenken over de planning van
de migratie.
Het is bijvoorbeeld belangrijk om pagina’s die veel veranderen
pas op het laatste moment over te brengen en daarvoor moet je dan goed weten
in welke tak van de boomstructuur die zitten. Dat is al ingewikkeld genoeg,
vind ik, maar je moet er nu ook naar kijken of pagina’s interactief zijn.
Die kun je ook beter later doen, in de hoop dat het systeem dan zover is dat
die getoond kunnen worden.’
Thomas: ‘Ja, je kunt echt zien dat het wel een enorm werk is, om zo’n
systeem zelf te bouwen. Allerlei dingen die in gekochte systemen gewoon
kunnen, kunnen in dit systeem nog niet. Ik heb er trouwens wel vertrouwen in
dat dat goed komt. Maar nu zitten we ermee, dat we geen formulieren kunnen
maken en ook geen thumbnails, bijvoorbeeld. Nu ja, wij zeggen: dat soort
dingen houden we op onze eigen servers, tot ze in de centrale machine kunnen.’
In de ogen van Wybe is het overigens niet alleen maar lastig dat nog niet
alle functionaliteit aanwezig is, terwijl de migratie toch al in gang gezet
is. Het trekt ook een wissel op het toekomstig gebruik van het systeem. ’Er
zit bijvoorbeeld ook geen mechanisme in, waarmee je kunt controleren of je
externe links nog in orde zijn. Gesteld dat de VSNU zijn URL verandert. Als je
daar goed mee omgaat, verander je het betreffende link-object. Maar je kunt
ook een nieuw link-object maken. Dan krijg je toch weer beheersproblemen. Dan
zeg ik: communiceer eerst de beheersstructuur en –afspraken en alle ins en
outs daaromheen. En ga pas dan migreren. Ik ben echt bang dat we in onze haast
om oplossingen voor de technische problemen te verzinnen een aantal van de
potentiële beheersvoordelen van het systeem om zeep helpen, nog voor we het
echt ingevoerd hebben.’
En ook Thomas de Marée houdt af en toe zijn hart
vast. ‘We kunnen op dit ogenblik de onderhoudsrechten nog niet zo
distribueren als we zouden willen over onze medewerkers. Dat betekent dat we
mensen noodgedwongen meer rechten moeten geven, dan ze zelf willen hebben. Als
die dan een foutje maken, hup, dan is er een hele tree weg. Maar goed,
dat is gelukkig nog niet gebeurd.’
Goodwill
Veel problemen dus, maar toch is de sfeer niet vreselijk zuur. Er vinden af
en toe pittige discussies plaats tussen de decentrale eenheden en de centrale
projectleiding, daar niet van. Veel daarvan echoën nog dagen na in de wandelgangen. Maar dat neemt niet weg, dat het project nog altijd veel
goodwill heeft.
Dat komt niet in de laatste plaats omdat het systeem er domweg goed
uitziet. Thomas: ‘Ik sta ondanks alle tekortkomingen vierkant achter het
systeem. Omdat je de vorm en de inhoud afzonderlijk kunt beheren, komt er
eenheid in. Dat maakt het systeem naar buiten toe mooier, je herkent de RUG er
gewoon beter in en het is ook voor faculteiten en opleidingen mogelijk zich
goed te presenteren. En voor de gebruiker is het doorzichtiger. Het navigeren
en het zoeken naar informatie wordt veel makkelijker. We waren bij PPSW wel
bang dat onze vijf opleidingen niet een eigen gezicht zouden krijgen, maar dat
is allemaal goed gekomen: wij krijgen vijf portals en kunnen nu met kleuren en
logo’s aan de herkenbaarheid werken. En ik moet zeggen: dat vind ik
buitengewoon leuk. Je kunt echt een hele goede structuur opzetten, veel beter
dan wat er nu is.’
Mariëlle is dat met hem eens. Het nieuwe systeem ziet er blits uit. ‘Toen
het project Webplatform startte waren wij aan de faculteit net bezig met het
ontwerp van een nieuw jasje. Wat het ECCOO nu gedaan heeft, ziet er bijna net
zo uit als wat wij toen ontworpen hadden. Dus wij zijn erg blij met de
vormgeving die nu aangeboden wordt. En wat wij ook als een enorme stap vooruit
zien, is de verbetering van het beheer door het sharen van objecten.
Dat merken we zelfs nu al. Dat is werkelijk heel erg krachtig.’
De belangrijkste reden voor de goodwill is echter dat de webcontactpersonen
merken dat het centrale projectteam zich uit de naad werkt om de
tekortkomingen op te lossen en ook om de decentrale webmasters te
ondersteunen.
Mariëlle: ‘De afstand tot het projectteam is klein. Je kunt
er altijd terecht als iets niet werkt en dan word je ook geholpen. En de
studentassistenten die we toegewezen hebben gekregen, zijn ook erg goed. Het
zou natuurlijk beter zijn als het systeem gewoon werkte, maar goed, je wordt
in ieder geval niet in de steek gelaten. Ik heb in ieder geval niet het gevoel
dat ik er alleen voor sta.’
Dus in februari is alles klaar? Zoals de Stuurgroep wil?
Mariëlle: ‘Uiteindelijk komen we er wel. Na februari staat de
ontwikkeling natuurlijk niet stil.’
Thomas: ‘Wat nog niet lukt, bieden we gewoon via onze oude machine aan.’
Wybe:’ Het systeem komt er. We gaan ervoor. In februari 2004 ;-).’
