Bert Wiersema
b.wiersema@eccoo.rug.nl
Op 1 juni 2001 maakte het project Webplatform een doorstart. Een nieuwe
stuurgroep en projectleiding kregen van het College van Bestuur de taak het
tot dusver ontwikkelde gedachtegoed te vertalen naar een werkend webplatform.
Waar staan we een jaar later? Wanneer gaat het nieuwe webplatform de lucht in?
En wat hebben we dan?
Drie vragen over een project dat de universiteit verder moet brengen op de
drie w’s: het world wide web.
1. Waar we staan.
Het project Webplatform is een van de vele projecten waarin een bedrijf een
nieuw technisch systeem in de organisatie invoert. Niet om de techniek zelf,
maar om het bereiken van de missie van dat bedrijf dichterbij te brengen. Op
de huidige website van de RUG staat een mooie tekst over onze (!) missie.
Het belang van een goed gebruik van het internet daarvoor is evident. Voor
de activerende leeromgeving kent de RUG inmiddels Nestor, dat tijd- en
plaatsonafhankelijke werkvormen biedt in aanvulling op het face to face onderwijs.
Diverse koppelingen tussen Nestor en het Webplatform zijn voorzien,
bijvoorbeeld de nieuwe onderwijscatalogus, het project elektronische readers
en het project Matrix bij de faculteit Medische Wetenschappen, dat gericht is
op het via trefwoord kunnen doorzoeken van het gehele curriculum.
In de onderzoekswereld zijn communicatie- en informatieuitwisseling op het
world wide web inmiddels niet meer weg te denken. De zichtbaarheid van de RUG
op het world wide web voor overheden, bedrijfsleven en andere
kennisinstellingen is in toenemende mate van belang voor de maatschappelijke
inbedding van ons onderwijs en onderzoek.
Kortom, het project Webplatform sluit 100% aan bij onze missie. Maar zoals
bij veel van dit soort ICT-projecten komt het gevaar voor falen uit een andere
hoek: de techniek die het laat afweten en/of heel andere dingen doet dan de
gebruikers er van verwachten. Op dit punt heeft het project de vorm van een
drietrapsraket. Allereerst is, gegeven wat het systeem moet doen, een keuze
gemaakt voor een algemene technische aanpak. Momenteel werken we die techniek
verder uit samen met zes clubs uit de universiteit, de prototypes. De derde
stap is het overzetten van de informatie van de huidige website in het nieuwe
webplatform, de migratie.
De technische aanpak
Op het gevaar af voor sommige lezers zaken te herhalen, kort iets over het
technisch fundament van het webplatform. Dat fundament bestaat uit een
driebanden-model. Als een gebruiker het webplatform bezoekt, dan krijgt hij
informatie op zijn scherm getoverd langs drie stappen.
Stap 1. De benodigde gegevens zijn in XML-formaat opgeslagen in een
centrale database. Die database werkt onder Oracle, dat onder andere het Internet
File System (iFS) kent. Het iFS biedt naast een gebruiksvriendelijke
toegang voor dataopslag vele andere voor het webplatform onmisbare kenmerken:
rechtenstructuur, ondersteuning van meer dan 100 verschillende
bestandsformaten (waaronder video), mogelijkheid voor metadata, etc.
Stap 2. Ophalen uit de database en structureren van de gegevens die
nodig zijn voor de opbouw van informatie, wederom in XML-formaat.
Stap 3. Toepassen van de opmaak, die we onafhankelijk van de inhoud
zelf kunnen kiezen.
Dit driebanden-model biedt het voordeel dat dezelfde informatie desgewenst
op verschillende manieren kan worden afgebeeld op het scherm van de gebruiker.
Gegeven de zeer diverse ‘eigen’ gebruikers van de universiteit en de vele
externe doelgroepen, is dit een kenmerk dat veel gebruikt zal worden. Ook is
het mogelijk gegevens uit andere bronbestanden (Peoplesoft, Baan) via het
webplatform te tonen, zonder die gegevens ‘zelf’ in de database te hebben.
Momenteel is de techniek zover dat de prototypes (zie volgende paragraaf) er
al ontwikkelend mee kunnen werken. Wat nog te gebeuren staat is ondermeer het
integreren van de inline editor Xopus en de caching.
De inline editor maakt het mogelijk webpagina’s op gemakkelijke
wijze aan te passen: à la Word ga je op de tekst staan en voer je de
wijzigingen door. Geen down- en upload-perikelen. Caching is nodig om
de responstijd lekker kort te houden. Elke pagina in het webplatform bestaat
uit een optelsom van enkele tientallen objecten: de menubalk en de knoppen
daarin, de inhoud van het sectie-menu, de inhoud zelf, de links op de pagina,
etc. Door de meest opgevraagde pagina’s alvast als geheel van samengepakte
iFS-file’s klaar te zetten, krijgen de gebruikers snel de gevraagde
informatie op hun beeldschermen.
De Zes Prototypes
Zoals gezegd, het gevaar van elk ICT-project is het ontwikkelen van een
techniek die niet landt in de organisatie, om welke reden dan ook. In het
project Webplatform is dit gevaar geminimaliseerd door, nog tijdens het
ontwikkelen van die techniek, gebruikers de nieuwe website te laten vullen met
informatie uit hun huidige websites. Dat geeft de mogelijkheid al ontwikkelend
feedback te krijgen van gebruikers op tal van punten: bevalt de
navigatiestructuur, werkt de techniek zoals verwacht, zijn er aanvullende
wensen, etc.
Grote dank gaat uit naar die organisaties die hier veel energie insteken:
de faculteit Rechtsgeleerdheid, de gezamenlijke bibliotheken, het bureau van
de universiteit (betrokken bij twee verschillende pilots), de onderzoekschool
GUIDE en het studentenadviesbureau (STAG). Zoals bedoeld, staan deze pilots
voor de brede waaier van gebruikers en doelgroepen binnen en buiten de RUG.
Inmiddels zijn zes student-assistenten aangetrokken die de prototypes
ondersteunen.
Aanvullend op dit intensieve contact met gebruikers, zullen enkele van de
resulterende portals aan een user testing onderworpen worden. Hiervoor
is contact gelegd met KPN-Research Groningen, de firma PentaScope en
dr. Ben Mulder uit de faculteit PPSW die een soort digitale werkplaats
heeft. Bij die test gaat het er om na te gaan of verschillende doelgroepen
daadwerkelijk op inzichtelijke wijze de door hun gezochte informatie kunnen
vinden. Dit gebeurt door eerst een oordeel door zgn. usability experts en
aanvullend door representanten van die doelgroepen in het laboratorium te
halen alwaar we hun zoek- en vindgedrag systematisch onderzoeken.
Migratie
Uit onderzoek door Archipol, een project van het Documentatiecentrum
Nederlandse Politieke Partijen (DNPP) dat websites archiveert, blijkt dat
onder de huidige RUG-website 230.000 HTML-pagina’s hangen. Uit eigen
onderzoek is enig inzicht verkregen in de ordening van die pagina’s – of
het ontbreken daarvan. Verreweg de meeste pagina’s bevatten informatie over
het onderwijs. Een zeer klein deel van de pagina’s maakt reeds gebruik van
een database. Al die informatie staat op tal van locale servers,
dwarsverbanden zijn niet systematisch, de opmaak is behoorlijk variabel, veel
informatie is verouderd.
Dat de RUG toch twee jaar lang nummer 1 is van de universitaire websites,
heeft vooral te maken met de mensen achter de schermen. Het zijn de mensen die
actief informatie aanleveren en via contactinformatie op het web goed
bereikbaar zijn voor bezoekers die het verschil uitmaken. Het zijn ook die
mensen die we vragen ons te helpen bij de migratie.
We gaan niet al die 230.000 pagina’s informatie eventjes omzetten naar het
nieuwe webplatform. Wat we wel doen is de sites over de universiteit als
geheel (corporate), over de faculteiten en diensten, het onderwijs en
onderzoek, de bibliotheek, etc overzetten. Kortom, de bezoeker moet de
ervaring hebben dat het surfen door het webplatform de universitaire lading
goed dekt.
Op 14 mei jl. hebben een 70-tal medewerkers gezien hoe de faculteit
Rechtsgeleerdheid, in de persoon van Bart Beijer, en het bureau van de
universiteit, Wybe van Dijk, in de prototypefase die migratie hebben opgepakt.
Dit aan de hand van de oude en de nieuwe pagina’s. Dat proces roept vragen
op over de huidige website, maar zeker ook over de huidige organisatie daar
omheen. Wie zet wat er op, is er iemand die de informatie actueel houdt, wie
is verantwoordelijk voor welke inhoud, vindt er overleg met collega
faculteiten plaats, etc?
Dan blijkt er nog veel te doen voordat het daadwerkelijk overzetten van
informatie kan starten. Het project zal daarvoor in onderling overleg
ondersteuning regelen, maar kan niet het denkwerk over waar wat moet komen te
staan, overnemen. Dat moeten de eenheden zelf doen. En zo blijkt maar weer
eens dat een ICT-project in feite een soort organisatie-veranderingsproject
is. De techniek over de schutting gooien werkt nooit, eerst moet de vloer van
de organisatie er liggen.
2. De lucht in
Grote vraag is natuurlijk, wanneer gaat het nieuwe webplatform de lucht in?
De oorspronkelijke planning van zomer 2001 ging uit van de datum 1 september
2002 waarop de
