De Universiteitsbibliotheek van Ouagadougou
Eind februari / begin maart reisden Marc Petit (RC), Ruud Strooboer en Alex Klugkist (beiden UB) naar Ouagadougou om te bespreken hoe de bibliotheekvoorzieningen van de Universiteit van Ouagadougou (UO) het beste kunnen worden geautomatiseerd. Zij deden dat in het kader van een van de samenwerkingsprojecten van de Rijksuniversiteit Groningen met de UO, waarvoor eind 2001 middelen via de NUFFIC en de afdeling Internationale Samenwerking van de RUG zijn verkregen. In dit artikel wordt verteld wat de bibliotheeksamenwerking tussen Ouagadougou en Groningen inhoudt.
Alex Klugkist a.c.klugkist@ub.rug.nl
Ruud Strooboer r.d.strooboer@ub.rug.nl
Samenwerking RUG - Universiteit van Ouagadougou
Sinds vele jaren bestaat er een intensieve samenwerking tussen de Rijksuniversiteit Groningen en de Universiteit van Ouagadougou (UO), Burkina Faso (het vroegere Opper Volta in West Afrika). Die samenwerking heeft niet alleen betrekking op onderwijs en onderzoek, maar ook op de versterking van de infrastructuur van deze West-Afrikaanse universiteit. Zo heeft het Rekencentrum van de RUG belangrijke bijdragen geleverd aan de ontwikkeling van het Centre Informatique van de UO. Dit jaar nog zal bij de UO een universitair netwerk worden aangelegd dat alle faculteiten met elkaar en met de buitenwereld verbindt.
Het bibliotheekproject
In 2000 zijn de mogelijkheden verkend om de bibliotheekprocessen van de UO te automatiseren en te beginnen met de opbouw van een digitale bibliotheek. Aan het einde van dat jaar werd een projectplan opgesteld en subsidie aangevraagd bij de NUFFIC (in het kader van het zogenaamde MHO-programma). Na een periode van lang wachten kreeg de RUG eind 2001 groen licht. Verleden jaar is daarom een uitvoeringsplan opgesteld dat in de periode maart 2002 – eind 2003 zijn beslag zal krijgen.
De bibliotheekvoorzieningen van de UO
De bibliotheekvoorzieningen van de UO vertonen veel overeenkomsten met die van de RUG in vroeger jaren. Ook bij de UO kent men een centrale bibliotheek die een aantal taken centraal voor de gehele universiteit uitvoert. Daarnaast heeft iedere faculteit één of meerdere facultaire bibliotheken.
Soms is sprake van een echte faculteitsbibliotheek, maar ook treft men
(hand-)boekerijen aan die sterk aan een bepaalde leerstoel of afdeling zijn
gebonden. De organisatie (uitleenreglement, beschikbaarstelling) verschilt van
bibliotheek tot bibliotheek. De zeggenschap van de hoogleraren over
"hun" bibliotheken is groot, hetgeen niet altijd leidt tot een goede
toegankelijkheid van de collecties voor anderen. Het is moeilijk een goed
overzicht te krijgen van het volledige boekenbezit van de UO, zeker in een
situatie waarin boeken "schaars" zijn. Veel materiaal is ontvreemd.
De collectie van de centrale bibliotheek omvat zo’n 50.000 banden. De
decentrale bibliotheken hebben gezamenlijk ongeveer een even groot aantal
boeken. Door intensief gebruik en slechte klimatologische omstandigheden
(heet, droog, overal fijn woestijnzand) is de staat van de collectie zonder
meer slecht. De UO is verder onvoldoende in staat moderne literatuur aan te
schaffen (in tegenstelling tot de farmaceutische industrie zijn commerciële
uitgeverijen er nog niet toe overgegaan hun prijzen te differentiëren naar
koopkracht van ontwikkelingslanden). Modernisering van de collectie is een
apart aandachtspunt, waarbij ook andere donorlanden (België en Frankrijk) een
rol spelen.
Gegeven die situatie is een geslaagde uitvoering van het bibliotheekproject een spannende opgave. De volgende werkzaamheden zullen de komende maanden in uitvoering worden genomen.
Het aanleggen van een netwerk
Onder leiding van de Rekencentra van de RUG (contactpersonen Marc Petit en Andries Ruiter) en de UO zal in de periode april – oktober 2002 een netwerk worden aangelegd binnen de centrale bibliotheek van de UO. Dat netwerk zal via het rekencentrum van de UO worden verbonden met de netwerken van de faculteiten. Wanneer dat netwerk operationeel is, zal de centrale bibliotheek beschikken over een redelijk krachtig intranet, een voorwaarde voor de opbouw van digitale bibliotheekvoorzieningen.
Het installeren van een bibliotheeksysteem
Met zorg is gekeken naar een geschikt en betaalbaar
bibliotheekautomatiseringssysteem voor de UO. Uitendelijk is de keuze gevallen
op een systeem van de (Nederlandse) firma ADLIB. ADLIB heeft in verschillende
Afrikaanse en Aziatische landen vergelijkbare systemen geïnstalleerd. Naast
een Engelstalige versie heeft het ook een Franstalige versie van zijn systemen
ontwikkeld, zij het dat nog enig aanvullend vertaalwerk moet worden verricht.
De catalogiseermodule van ADLIB is eind februari 2002 bij de centrale
bibliotheek provisorisch geïnstalleerd (contactpersonen Ruud Strooboer en
Alex Klugkist). Personeelsleden zijn geïnstrueerd in het catalogiseren van
oude en nieuwe aanwinsten. Een vijftiental personen heeft zich inmiddels het
barcoderen en het retrospectief catalogiseren eigen gemaakt. Het enthousiasme
voor de nieuwe werkwijze is groot. Een probleem is op dit moment nog het
geringe aantal werkstations waarmee gewerkt kan worden, maar het rekencentrum
van de UO heeft beloofd aan deze situatie de komende weken iets te zullen
doen.
De komende periode zal in Groningen worden bekeken hoe de andere ADLIB-modules (acquisitie, uitleen, online catalogus) het beste kunnen worden geïnstalleerd op een multi-user server. Dan zullen ook collega’s van het rekencentrum en de bibliotheek van de UO korte trainingen in het systeem- en applicatiebeheer in Groningen ondergaan. Het is de bedoeling de installatie in Ouagadougou zelf in oktober / november te laten plaatsvinden.
De verdere opbouw van de digitale bibliotheek van de UO
Na aanleg van het intranet en de installatie van het ADLIB-systeem kan
worden begonnen met de automatisering van de verschillende administratieve
bibliotheekprocessen. Daarnaast zal dan worden begonnen met de opbouw van
digitale bibliotheekvoorzieningen. Eind 2002 zal een cd-rom-toren worden
geïnstalleerd, via welke een aantal elektronische bestanden, zoals Medline,
zal worden aangeboden.
Tevens zal een uitgang worden gecreëerd van het intranet naar het
internet, zodat de bibliotheek van de UO aansluiting kan maken met de digitale
bibliotheekvoorzieningen in Groningen (waaronder een faciliteit om
leenaanvragen van artikelen in te dienen).
Het opleidingsplan; de relatie met de faculteitsbibliotheken
Binnen enkele weken zal een opleidingsplan gereed komen voor het bibliotheekpersoneel van de UO. Zoals gezegd bestaat er voldoende enthousiasme om de nieuwe ontwikkelingen in te voeren. Maar duidelijk is ook dat de kennis en vaardigheden van het personeel in verschillende opzichten zullen moeten worden aangevuld. De voorkeur gaat uit naar een gefaseerd opleidingstraject, waarbij niet in één keer alle benodigde informatie wordt overgedragen. Het begin van de opleidingen staat gepland voor oktober / november in directe aansluiting op de installatie van het ADLIB-systeem in Ouagadougou. De leverancier van ADLIB zal daarbij een belangrijke rol spelen.
Verder zal in de loop van dit jaar worden bekeken op welke condities en in welke volgorde de decentrale bibliotheken op het ADLIB-systeem kunnen worden aangesloten. Duidelijk is dat sommige, maar nog niet alle decentrale bibliotheken reeds een zodanige organisatiegraad hebben dat aansluiting probleemloos kan verlopen. Voor de centrale bibliotheek is hierbij een belangrijke regisserende taak weggelegd.
Tot slot
Het automatiseringstraject dat de bibliotheken van de UO zullen doorlopen
lijkt in veel opzichten op het traject dat de RUG in de jaren ‘80 en ‘90
heeft doorlopen. Omdat de collectie van de UO kleiner is en zij kan profiteren
van de in Groningen opgedane ervaringen zal de UO sneller vorderingen kunnen
maken dan in Groningen destijds het geval was.
Aan de andere kant vormt het gebrek aan middelen een permanente bedreiging
om de in gang gezette ontwikkelingen op eigen kracht voort te zetten.
Desalniettemin zijn de perspectieven positief. De wil is aanwezig, zodat de
weg met gemeenschappelijke inspanning geëffend kan worden.
Het verslag van een eerder bezoek van Alex Klugkist aan de universiteitsbibliotheek van Ouagadougou is te lezen in Pictogram, 2e jaargang nummer 3, pag. 14.
index Pictogram 2