Pegasus Mail of Outlook?

Een discussie over mailen bij de RUG

Frank den Hollander  f.j.den.hollander@ub.rug.nl
Kristien Piersma k.i.piersma@rc.rug.nl

Naar aanleiding van een bericht in Pictogram nummer 6 van vorig jaar over het LDAP-adresboek dat via het mailprogramma Pegasus Mail is te raadplegen, ontving de Pictogram-redactie een mailtje van UCLO-medewerker Jan Folkert Deinum. Hij vraagt zich af waarom de RUG nog energie steekt in ‘primitieve programmatuur als Pegasus Mail’. In zijn ogen is Pegasus Mail gebruiksonvriendelijk en stamt het overduidelijk uit een prehistorisch DOS-tijdperk. Ook de elektronische agenda Netscape Calendar loopt volgens hem minstens vijf jaar achter bij wat men thuis gebruikt.
Het lukt Jan Folkert Deinum, volgens eigen zeggen, niet met het RC te discussiëren over een ander mail-programma dan Pegasus Mail. De redactie van Pictogram nam de uitdaging aan en nodigde naast Jan Folkert Deinum ook Douwe Fokkinga van het RC uit voor een gesprek over het ‘primitieve’ Pegasus Mail.

Jan Folkert Deinum: ‘Ik werk sinds eind 1995 bij het Universitair Centrum voor de Lerarenopleiding (UCLO) waar ik het vak Onderwijskunde geef. Ik heb in het verleden regelmatig wat gedaan met ICT en onderwijs, ik doe dat nog steeds alhoewel ik niet echt een expert ben op dat gebied, maar wel een heavy user.
Ik heb de lerarenopleiding wis- en natuurkunde gedaan met een klein component informatica, dat was de oude Ubbo Emmius. Daarna heb ik Onderwijskunde gestudeerd aan de RUG en ik heb een tijdje onderzoek gedaan bij het GION. Daar ben ik ook gepromoveerd. In 1993 begon ik als onderzoeksassistent bij het GION. Toen werkte iedereen nog met de oude DOS-versie van Pegasus Mail.’

Douwe Fokkinga: ‘Ik werk sinds 1986 bij het RC, de laatste twee jaar als hoofd van de Netwerkdienst. De Netwerkdienst is verantwoordelijk voor de basisinfrastructuur van het universitaire computernetwerk, zeg maar de kabels en alle koppelapparatuur. Maar ook diensten als mail en News. Verder hebben we veel te maken met LAN-beheer, servers van allerlei categorieën en daarnaast ook met de desktopomgeving.

Pictogram: ‘Jan Folkert Deinum, de redactie ontving een mailtje van jou waarin jij je afvroeg waarom de universiteit nog steeds Pegasus Mail gebruikt. Wat is jouw bezwaar tegen dit programma?’

Deinum: ‘Toen ik in 1993 voor het eerst met het programma in aanraking kwam, was het natuurlijk geweldig. Want ja, internet was toen nog bijzonder. Ik heb Pegasus Mail ook jarenlang gebruikt, tot in 1998. Toen werd Outlook Express steeds belangrijker, dat ben ik thuis gaan gebruiken. Ik vond dat een stuk prettiger werken dan ik ooit met Pegasus Mail heb kunnen doen.

’Niet ‘Windows’

‘Wat ik erg vervelend vind van Pegasus Mail is dat het er niet ‘Windows’ uitziet. Allemaal venstertjes die over elkaar heen vallen. Ik merk dat ook bij collega’s die wat minder ICT-minded zijn. Zij raken voortdurend in de war wanneer vensters verschuiven of ineens weg lijken te zijn. Het is niet intuïtief. Als je naar een programma als Outlook Express of Outlook kijkt, en misschien ook wel andere mailprogramma’s zoals Eudora, dat is veel meer zoals de andere programma’s binnen Windows ook werken.
Een probleem waar ik zelf mee te maken heb als ik Pegasus Mail thuis gebruik, daar heb ik vijf e-mail-accounts van verschillende clubs. Dat lukt mij niet met Pegasus Mail. Dat kan ik prima beheren met Outlook Express of met Outlook.

Jan Folkert Deinum legt het programma 'Outlook' uit

Dan zijn er nog een aantal kleinere dingen van Pegasus Mail die ik onprettig vind, zoals het adresbeheer en de distributielijsten. In Outlook Express kan ik namen verslepen naar een nieuwe distributielijst en dat gaat allemaal heel gemakkelijk. In Pegasus Mail moet je die namen opnieuw intypen. Mij is het in ieder geval niet gelukt om zelf te ontdekken dat het wel anders kan.
Bestanden doorsturen is ook een bekend fenomeen binnen ons instituut waarbij het misgaat. Wanneer je een bestandje krijgt van iemand, je wilt dat doorsturen naar iemand anders en er iets bijschrijven in je mailtje, dan ben je op dat moment je bestand kwijt. Had je het eerst ergens op moeten slaan, en dan weer opnieuw moeten attachen. Dat zijn een aantal dingen. HTML-onvriendelijkheid is er ook nog een, maar dat is echt iets van de laatste jaren.’

Pictogram: ‘Douwe?’

Fokkinga: ‘Dit is allemaal niet onbekend, het is de wet van de remmende voorsprong. We zijn in 1991 begonnen met Pegasus Mail. Eigenlijk was dat een soort noodgreep; in de markt was toen verder helemaal niks te krijgen. Dit was het enige mailprogramma dat een doorzichtige en een voor onze omgeving goed hanteerbare internet-connectiviteit bood. Er is een centraal punt waar mail binnenkomt dat zich distribueert naar aangesloten faculteiten en die faculteiten distribueren het weer naar een of meer plekken alwaar de medewerkers hun postbussen hebben.
Pegasus Mail is ontworpen door een enkel persoon die het gratis aanbood, David Harris uit Nieuw-Zeeland. We hebben er jaren nooit een cent voor betaald. Dat geldt ook voor de achterliggende constructies die heel belangrijk zijn. Dus in mijn optiek verdient die man eerder een medaille dan dat hij kritiek krijgt.
Maar ik zie uiteraard wel de ontwikkelingen die vooral midden jaren negentig plaatshadden; de situatie van DOS naar Windows. Het heeft ontzettend veel moeite gekost om de DOS-omgevingen om te zetten naar Windows. Jaren na dato zag je nog mensen in een Windows-omgeving Pegasus Mail in een DOS-box gebruiken.
Met de overgang naar Windows zijn we doorgegaan met Pegasus Mail omdat het niet qua ergonomie maar functioneel veel bood. En gebruikers hadden er toen kennis van, archieven en adresboeken waren hetzelfde te gebruiken. Het was gemakkelijk en kostte weinig. Dat heeft ervoor gezorgd dat de acceptatie en de overgang van een DOS- naar Windows-omgeving relatief vrij gemakkelijk verliep. Afgezien van het feit dat gebruikers moeilijk overstapten.'

Look and feel

>Er kan ontzettend veel met Pegasus Mail<

'In de jaren daarna zag je het verschijnsel dat de ergonomie, zeg maar de look and feel van het pakket, steeds verder ging afwijken van de Microsoft-toonzetting. En dat is toch het verhaal dat Microsoft gemakkelijker een nieuw jasje over de producten heen kan schuiven.
Pegasus Mail is in al die jaren wel verbeterd, maar meer qua kwaliteit op de achtergrond. Als je bijvoorbeeld naar de sorteermogelijkheden in Pegasus Mail kijkt, zijn die eigenlijk ongekend, zeker in vergelijking met concurrenten. De mogelijkheden in de nieuwste versie om bijvoorbeeld mail te sorteren in allerlei folders is heel vergaand.
De ergonomie is achtergebleven, ook omdat het voor de auteur in kwestie een gigantische klus is. Uit een soort idealisme draait hij op de inkomsten van de handboeken, niet op de inkomsten van het programma. Hij heeft een team, voornamelijk uit de universitaire wereld, dat Pegasus Mail gebruikt. Die mensen genereren verbeteringen en stellen wensen die dan ook beantwoord worden. Dat de look and feel van het programma is achtergebleven is uiteraard wel aangegeven. Maar dan krijg je het verhaal dat hij al zijn effort in een nieuw jasje moet steken en de verbeteringen intern moet loslaten.'

Vrijheid

'We werken bij de universiteit heel sterk toe naar een oplossing waarbij de achterliggende architectuur losgekoppeld wordt van de gebruikerskant, de front-ends. Voor e-mail-architectuur gebruik je standaarden als POP, IMAP, LDAP, etc. Dan kan de gebruiker als client kiezen voor Pegasus Mail, Outlook, Eudora of een webclient. Je wilt eerst de vrijheid scheppen een keuze te maken in de front-ends, dan kan binnen de RUG misschien nog wel weer een standaard ontstaan.
Bij FWN is al een traject gestart voor een overgang naar Outlook. Universiteitsmedewerkers kunnen nu ook Outlook gebruiken, maar dan is het wat gehandicapt; je beschikt niet over alle mogelijkheden.’

Deinum: ‘Het kostte mij enige moeite om het te installeren. Ik heb nu Windows 98, daar zit het automatisch bij. Met Windows 95 had ik nogal wat problemen. Mijn ergernis over Pegasus Mail komt vooral voort uit het feit dat collega’s mij voortdurend aanschieten, omdat ze weer een probleem hebben en er niet uit komen. Terwijl ik het helemaal niet gebruik. En bij ons is het weer wat ingewikkeld omdat we niet een echte helpdesk hebben. Dus komen ze bij mij. Daaruit concludeer ik dat het voor de meeste mensen gewoon een lastig programma is. Zij gebruiken thuis ook andersoortige programma’s, zoals Outlook Express.’

Fokkinga: ‘Volgens mij heeft ieder software-pakket educatie nodig. Het is een illusie dat het ene pakket volledig door de gebruiker zelf gedaan kan worden en dat het andere pakket educatie nodig heeft.’

Deinum: ‘Dat ben ik met je eens. Maar ik vind wel als je kijkt naar een programma als Outlook Express en voor Eudora geldt dat volgens mij ook, dat het allemaal intuïtiever gaat. Het is meer zoals de rest van Windows, zoals het bijvoorbeeld in Word gaat. En als je het in het ene programma kunt, dan leer je het in ieder geval sneller om in het andere programma ook te doen. Dat lukt je met een programma als Pegasus Mail op dit moment niet.’

300.000 mailtjes per week

Fokkinga: ‘Dat is een terechte opmerking, het is net als in Word en andere Windows-pakketten. Je krijgt een soort collectieve ervaring met verschillende pakketten. De discussie rond de clients is iets dat regelmatig terugkeert. Als wij nu ombouwen naar een andere constructie is dat een reuzegrote operatie. Er moet een andere client-inrichting komen, een educatietraject. Het is nogal wat.
We hebben eens nagekeken wat er in een week aan mail doorgaat, dan kom je toch tot redelijk grote cijfers. In de tweede week van februari van dit jaar bijvoorbeeld zijn er bij de universiteit ongeveer 300.000 mailtjes doorgegaan naar zo’n 350.000 geadresseerden. Door studenten en medewerkers. Ik had zelf eerlijk gezegd niet verwacht dat het inmiddels zoveel zou zijn.
Als je van een omgeving met lokaal opgeslagen mail-archieven overgaat naar een storage on line, zodat je het overal ter wereld kunt raadplegen, moet je de bestaande archieven ombouwen naar zo’n centrale storage. Studenten hebben gemiddeld tussen de 2 en 10 Mb beschikbaar en medewerkers tussen de 50 en 100 Mb. Als je dat optelt voor onze hele populatie, zit je op een halve tot een hele Terabyte aan schijfruimte. Alleen voor mail.’

Pictogram: ‘En hoe zit het met de veiligheid; Outlook zou gevoeliger zijn voor virussen.’

Deinum: ‘Je moet geen rare mailtjes openen.’

Fokkinga: ‘In veel pakketten is het zo dat Microsoft er van uitgaat dat een aantal handelingen automatisch moet gebeuren. Het virusprobleem heeft zich versneld doordat in Outlook heel weinig barrières zijn. En op het moment dat je zo’n I love you-virus krijgt en je opent het, wordt je adresboek uitgelezen en gaat het vervolgens verder.
In Pegasus Mail zijn wat meer barrières ingebracht om dit soort zaken niet automatisch te laten doen. Hetzelfde verhaal heb je met Internet Explorer. Microsoft laat daar weinig barrières. Die heeft zo’n attitude van ‘Het moet de gebruiker gemakkelijk gemaakt worden’. Heel nobel, maar doordat je geen extra handelingen hoeft te verrichten op het gevaarlijke internet, kun je heel snel je systeem overrulen.’

Douwe Fokkinga demonstreert een aantal handige functies van Pegasus Mail

Deinum: ‘Het lijkt me voor een virusmaker ook interessanter om zich op Outlook Express te richten dan op Pegasus Mail. Het gebruik is natuurlijk veel groter, dus het effect is ook veel groter. Ik weet ook niet of je überhaupt een virus zou kunnen maken voor Pegasus Mail.’

Fokkinga: ‘Het zal misschien wel kunnen. Overigens is het beveiligingsprobleem goed op te lossen. Het I love you-virus is veroorzaakt door lokale adresboeken. Als je centrale adresboeken gebruikt, zoals het LDAP-adresboek bij de universiteit, kun je niet rücksichtslos de LDAP-server uitlezen.’

Pictogram: ‘Jan Folkert, dat was eigenlijk de aanleiding voor je reactie, een berichtje over LDAP-adresboek in Pictogram.’

Deinum: ‘Ja, toen kwam ik in eerste instantie tot de ontdekking dat wij geen LDAP-optie in onze Pegasus Mail-werkbalk hadden. Ik ben er inmiddels achter dat dat waarschijnlijk met de versie te maken heeft, want wij hebben versie 2.5 nog geloof ik. Ik heb vorige week een nieuwe versie van Pegasus Mail geïnstalleerd en daar stond het wel in het lijstje. Maar mijn reactie was dat er weer energie wordt gestoken in het programma en dat lijkt me niet zo zinvol op dit moment.’

Fokkinga: ‘Nou, niet in het programma hoor. LDAP is een constructie waarbij alle faculteiten een centrale LDAP-adresboek-server vullen die door verschillende programmatuur uitgelezen kan worden. Voornamelijk e-mail-clients, dus zowel Pegasus Mail als Outlook, maar ook de RUG-internetpagina waarmee je kunt zoeken naar personen maakt van exact dezelfde constructie gebruik. De LDAP-constructie zit wel binnen de nieuwere versies van Pegasus Mail. Dat is wel een bijkomend probleem als je die niet hebt.’

HTML

Deinum: ‘Datzelfde geldt een beetje voor de HTML-problematiek. De Pegasus Mail-versie die wij hebben kan HTML-mailtjes niet aan. En als er plaatjes in zitten wordt het helemaal hopeloos. Ik krijg steeds vaker mailtjes, zeker van nieuwsbrieven, die mooi opgemaakt zijn en met plaatjes erbij. Soms baal ik daar ook wel weer van, zeker wanneer ik ze thuis wil bekijken, want dan zijn ze weer veel te groot. Maar op zich is dat denk ik wel de trend: dat soort nieuwsberichten komt mooi opgemaakt aan en dat gaat in Pegasus Mail niet.’

Fokkinga: ‘Het is een standaard en ik beschouw het toch als een technisch probleem. Mail is gezien de gebruikscijfers de belangrijkste internet-applicatie, maar qua karakter ook een van de weinige constructies waarbij je geen rechtstreekse verbinding hebt. Als je een webpagina opent, is er een relatie tussen jou en de webserver. Wanneer ik de telefoon oppak en jou bel, wordt er een schakeling gemaakt en pas wanneer jij opneemt, hebben we verbinding. Mail is een hink-stap-sprong-constructie, waarbij je via postkantoortjes contact hebt. Dat werkt heel goed, mits er onderweg niet iets gebeurt.’

Deinum: ‘Het maakt op zich niet zoveel uit als je zelf straks kunt kiezen voor een client en alles is verder centraal geregeld met betrekking tot adresboeken en folders, dat vind ik allemaal best. Waar ik nog wel tegenaan hik, is de ondersteuning. Wanneer je de helpdesk van het RC opbelt, krijg je alleen ondersteuning voor Pegasus Mail en niet voor Outlook Express.’

Fokkinga: ‘Vanuit architectuurstandpunt wil je in eerste instantie de vrijheid scheppen om een keuze te maken. Maar de organisatie kan natuurlijk ervoor kiezen een paar preferente omgevingen te gebruiken omdat ze iedereen moeten opleiden en vanwege het feit dat helpdesken ze moeten ondersteunen.
Vroeger had je bijvoorbeeld allerlei verschillende soorten lokale netwerken: tokenring, ethernet, arcnet. Dat was een groot probleem omdat ze niet of zeer moeilijk koppelbaar waren. Uiteindelijk is er gezamenlijk gekozen voor een standaardinfrastructuur en dat is voorwaardescheppend gebleken voor een heleboel andere voorzieningen.’

Pictogram: ‘Zullen we het nog even hebben over een paar andere dingen waar Jan Folkert tegenaan liep? Je had het bijvoorbeeld ook over een elektronische agenda.’

Deinum: ‘We gebruiken op het instituut Netscape Calender. Ik vind het niet zo’n heel goed programma. Het werkt wel, maar het is gewoon niet af naar mijn gevoel. Ze hebben het wat snel in elkaar gezet. Ik heb vorige week ter voorbereiding op dit interview Outlook geprobeerd. Outlook heeft ook een agendafunctie en taakbeheer. Er zitten wat meer componenten aan, het is wat geavanceerder.’

Pictogram: ‘En?’

Deinum: ‘Ik vind het een fantastisch programma! Ik snap er minstens de helft nog niet van, maar ik vind het er in ieder geval ontzettend mooi uitzien. Ik heb het zo ingesteld dat ik wanneer ik ‘s ochtends de pc opstart, meteen de agenda krijg.
Het probleem waar wij op het werk momenteel tegenaan lopen bij het gebruik van de elektronische agenda is dat nogal wat van mijn collega’s over verscheidene faculteiten zijn verspreid. Of ze hebben twee werkplekken en dan hebben ze ook twee elektronische agenda’s, want de elektronische agenda werkt per organisatieonderdeel. Dat werkt dus niet, dan moet je twee keer je agenda invullen. Voor het secretariaat van het ene instituut en voor het secretariaat van het andere instituut. En het is niet mogelijk in elkaars agenda te kijken. Ik weet overigens niet of dat met Outlook of andere programma’s wel kan.’

Fokkinga: ‘Outlook is een persoonlijke agenda. Als je daar een goede organisatieagenda van wilt maken, heb je aan de achterkant nogal een constructie nodig om dat te laten werken. Bij onze huidige agenda is gekozen voor een passende constructie waar je goed afspraken in kan maken. Volledig op internet-standaarden gebaseerd en ook binnen verschillende omgevingen te gebruiken, dus via een eigen client maar ook via het web. Met Outlook kun je technisch zo’n constructie maken, maar dan heb je nogal een park aan apparatuur nodig om dat te bewerken.
Ik zou er een groot voorstander van zijn om een agenda grootschalig op te zetten; voor alle medewerkers. Dan hadden we deze afspraak ook via de elektronische agenda kunnen maken. Maar daar gaan hele andere dingen meespelen: het werkt alleen als iedereen meedoet. Niet iedere organisatie is rijp om de agenda te gebruiken. Dat is erg jammer, want het is een geweldig instrument als iedereen het gebruikt. Het is gekoppeld aan mail, in die zin dat wanneer je de Calender gebruikt, er een internetmailtje wordt verstuurd vanuit de Calender-constructie. Die komt dan gewoon bij de geadresseerde terecht. Op de achtergrond is het gekoppeld, binnen de client zelf niet.’

Nestor

‘Voor de studenten, een belangrijke groep en meteen de grootste, moet bijvoorbeeld snel iets komen. Nestor - de elektronische leeromgeving - moet met ingang van september dit jaar draaien. E-mail is een belangrijke constructie daarin. In principe zijn er flinke aanzetten gedaan om dit voor elkaar te krijgen, dat zal sterk gericht zijn op een webconstructie.’

Deinum: ‘In Outlook Express kun je ook instellen dat je via het web bij je mail kunt. Op die manier kun je op verschillende werkplekken je mail bekijken. Als je Outlook Express opstart, matcht hij de mail met dat wat op het web staat.’

Fokkinga: ‘Er draaien nu een aantal pilots met betrekking tot grootschalige e-mail-voorziening. Daarbij is men feitelijk vrij om te kiezen voor een bepaalde client. Dus dan kan men mailen met Pegasus Mail, Outlook of zelfs een webbrowser.’

Conclusie

Pictogram: ‘Zou je kunnen concluderen dat we naar een situatie toegaan waarin de bezwaren van Jan Folkert niet meer van toepassing zijn?’

Deinum: ‘Hoe lang gaat dat nog duren?’

Fokkinga: ‘Dan zou ik graag een keer je hulp gebruiken bij het benaderen van het management. Je lijkt me een kritische gebruiker die graag wil dat er een beetje vaart in komt. Het is een verhaal van wil, werk, kosten.’

---

index Pictogram 2