RC-document

Webmaster van de RUG: Wybe van Dijk

Frank den Hollander f.j.den.hollander@ub.rug.nl

Kristien Piersma k.i.piersma@rc.rug.nl

De vernieuwde website van de RUG is nu ruim een jaar operationeel . Een gesprek met webmaster Wybe van Dijk over de stand van zaken en de toekomst van de universitaire Internetsite.

Hoe ziet het takenpakket van een webmaster eruit?

Het houdt niet in dat ik alle sites van de RUG beheer, ik houd me met name bezig met de hogere niveaus van de website. Alle pagina’s die zich tussen de homepage en de andere sites van de universiteit bevinden, worden voor een belangrijk deel door mij beheerd. Dan moet je denken aan de schakelingen naar de faculteiten en onderzoeksscholen, het informatieweb over de opbouw van de website en de huisstijl, de website waarmee je kunt zoeken; naar personen en naar onderwerpen. Die is door het RC gebouwd en het beheer daarvan doe ik ook. En ik onderhoud de doelgroepensites. Dat zijn sites voor bijvoorbeeld aspirant-studenten, alumni, bezoekers, journalisten en medewerkers, de doelgroepen die op de homepage worden genoemd. In het begin was er voor elke doelgroep een redacteur, onlangs heb ik de redactie overgenomen van twee sites, de bezoekers en

de alumni. Dit kwam ook een beetje voort uit de reorganisatie bij het Bureau. Ik ben eindverantwoordelijk voor de inhoud en de techniek; dat het allemaal goed werkt. De teksten worden aangeleverd door medewerkers van het Bureau, maar bijvoorbeeld ook door het RZG, over de polis voor medewerkers. Ik ben van mening dat je het onderhoud van een website zo laag mogelijk in de organisatie moet leggen. Dus de mensen die dagelijks met de informatie werken moet je de middelen geven om het zelf op het net te kunnen zetten. Wanneer alle wijzigingen aan één persoon moet worden doorgegeven, kunnen snel wachttijden optreden en is de informatie minder up-to-date. Daarom hebben zo’n 45 mensen van het Bureau onlangs de cursus Frontpage bij het RC gevolgd.
Heb je zelf een technische achtergrond?

Ik heb eerst tien jaar in de psychiatrie gewerkt en had het daar wel gezien. Het leek me leuk om eens met geestelijk gezonde mensen te werken. Ik heb me laten omscholen en ben eerst bij de Noordelijke Ontwikkelingsmaatschappij gaan werken waar ik verantwoordelijk was voor subsidieregelingen. Daarna ben ik bij de universiteit aan de slag gegaan als subsidie-adviseur. Binnen de universiteit ben ik van functie veranderd en bij het DIEB [Dienst Interne en Externe Betrekkingen, red.] terechtgekomen. Toen Wim [Janssen, directeur DIEB, red.] mij toevallig eens hoorde praten over computers en computerprogramma’s vroeg hij of de functie van centrale webmaster niet wat voor mij was. Ik heb het gedaan op de voorwaarde dat ik voldoende tijd zou krijgen om me in te werken. Ik had toen nog niet zoveel ervaring met Internet. Ik kwam net binnen toen er plannen waren voor verandering van de Internetsite van de RUG. Vanaf het begin was ik betrokken bij de ontwikkeling van de nieuwe huisstijl. Van oktober 1998 tot mei 1999 ben ik bezig geweest met het opbouwen van de nieuwe Internetsite. Dat was acht à negen uur per dag constant klikken. Daar heb ik bijna een muisarm aan overgehouden. Ook omdat ik redacteur ben wil ik proberen om organisatorisch meer diensten te verlenen aan mensen die met het web bezig zijn. Dus niet alles zelf fysiek er op te zetten. Vandaar dat de cursus Frontpage voor Bureaumedewerkers is gestart.

Wanneer iedereen zelf informatie op de RUG-site kan zetten, wie let er dan op of de inhoud wel correct is en of er geen taalfouten e.d. in staan?

De verantwoordelijkheid voor de inhoud van de Internetpagina ligt in de hiërarchische lijn. Wanneer een directeur van een dienst of een faculteitsbestuur tolereert dat er advertenties of feitelijke onjuistheden op het net staan, zou een webmaster de eindverantwoordelijke daar op aan kunnen spreken. Binnen het Bureau is het de bedoeling dat voor elk onderdeel een contactpersoon wordt aangewezen. Onafhankelijk van wie die informatie fysiek op het net zet, neem ik contact op met die contactpersoon wanneer er dingen niet kloppen. Dan kan het gaan om taalfouten, links die niet werken of informatie die niet juist is. Het is nog niet zover, maar het is wel de bedoeling dat het die kant op gaat. Nu ik de redactie krijg van twee doelpgroepenwebs ga ik meer inhoudelijk kijken naar wat er op staat, of het klopt en of het nog actueel is. Zelf krijg ik gemiddeld dertig mailtjes per dag. Dat een bepaalde link niet meer werkt. Of opmerkingen dat men het een waardeloos saaie site vindt. Als iemand reageert, stuur ik altijd een bedankje terug. Of mensen het nu goed of slecht vinden, hoe meer feedback ik krijg, hoe meer ik te weten kom of de informatie duidelijk is en hoe de site wordt ontvangen bij het publiek. De Internetsite van de universiteit is ook zo groot dat je voor een aantal dingen gewoon afhankelijk bent van reacties.

Er is sprake van de ontwikkeling van een nieuwe website voor de RUG; wat gaat er gebeuren?

Er is een proefproject opgestart bij vier faculteiten om een database-georiënteerde website te maken. Met zo’n database-georiënteerde website wordt het mogelijk dezelfde informatie op meerdere plekken in het web modulair te gebruiken. Daarmee wordt het onderhoud nogal vereenvoudigd. Je kunt dan een soort interface voor medewerkers maken en een machtiging geven voor bepaalde kolommen, velden of records die zij mogen updaten in die database. Op het moment dat je dat gedaan hebt, verschijnt de gewijzigde versie meteen weer op elke plek op het Internet waar dat is gedefinieerd. Een ander voorbeeld is dat je het uiterlijk helemaal kunt loskoppelen van de inhoud.

Een heikel punt dat uiterlijk. Nog niet zo lang geleden is de RUG-site vernieuwd. Wordt de nieuwe stijl ook verplicht gesteld aan de faculteiten?

Faculteitsbesturen gaan meer en meer het belang inzien van een eenvormige presentatie als onderdeel van een grotere organisatie. Maar dat is absoluut iets dat onderaf ook ontstaat. Niet in alle hoeken en gaten van de universiteit, maar de facultaire webmasters gaan ook inzien dat er meer overleg plaats moet vinden over de vormgeving. Dat is eigenlijk begonnen met de structuur. Al die webs hangen samen met elkaar, met name omdat we dat centrale gedeelte hebben en je wilt de informatie niet dubbel bijhouden. Als je wilt doorschakelen naar elkaar is het dus van belang dat je dezelfde structuur hebt. Er is nu een officieel overleg voor de webmasters van de faculteiten. Dat is begonnen als een informele groep opgezet door de mensen zelf. Het is in eerste instantie gesanctioneerd door de faculteitsbesturen en in tweede instantie ook weer door de stuurgroep WWW die zich bezighoudt met de ontwikkeling van de volgende generatie Internet. Zo wordt van hogerop

> Het onderhoud van een website moet je zo laag mogelijk in de organisatie leggen. <

aangegeven dat het een belangrijk forum is. Op die manier krijg je ook een structuur in de werkwijze van de betrokkenen bij de RUG-site en kun je dingen afspreken met elkaar. De universiteit is van mening dat Internet hèt communicatiemiddel moet worden tussen universiteit, medewerkers en studenten. Uit de resultaten van de personeelsenquête eerder dit jaar kwam naar voren dat men nog niet veel gebruik maakt van de Internetsite van de RUG. Bij die enquête vraag ik me af of de vraag wel duidelijk was. Die ging over de RUG-site en ik denk dat 90% van de facultaire medewerkers opstart met een website van de faculteit. Wil je op de homepage van de RUG kijken, moet je dus al speciaal een adres intypen of een bookmark maken. Ik denk dat je een ander beeld had gekregen wanneer de vraag anders was geformuleerd, bijvoorbeeld met een onderscheid in het gebruik van de Internetfaciliteiten van de universiteit en de faculteit. Ik denk wel dat met een centrale verzamelplaats als de RUG-homepage een heleboel vragen snel beantwoord kunnen worden. Als je Internet daarbij goed inzet, kan dat enorm tijd besparen, op den duur. In het begin kost het extra inspanning. Het nadeel bij zo'n grote organisatie als de universiteit is dat je eerst heel lang aan het afstemmen en het praten bent voordat er daadwerkelijk iets gebeurt. In een kleine organisatie wordt daar sneller groen licht voor gegeven. Wat ik in de nieuwe site van het Bureau implementeer, is het zoeken op diensten en producten van het Bureau. Het Bureau is er ook om service te verlenen naar faculteiten, bijvoorbeeld op het gebied van pr-advies. Met een handige 'tool' voor de mensen van de faculteiten kun je ze snel op de goede plek krijgen. Met de opkomst van het Internet zie ik een parallel met de beginperiode van het gebruik van computers. Men voorspelde toen het begin van het papierloze tijdperk. Er is nog nooit zoveel papier gebruikt sinds er computers en printers zijn. Als er een komma scheef staat, wordt dat op het beeldscherm verbeterd en een nieuwe print gemaakt, want men leest toch liever van papier dan van het scherm. Ik denk wel dat, mits het goed wordt uitgebouwd, Internet een centraal onderdeel kan worden van de hele communicatie. Dat geldt zowel voor Internet als Intranet.
Wat vind je zelf eigenlijk van de Internetsite van de RUG?

De kleurstelling vind ik heel goed. Daar is wel eens commentaar op, maar uit een onderzoek naar het uiterlijk van betrouwbare en goede websites kwamen donkerblauw en donkergroen als vertrouwenwekkende kleuren naar voren. Dus zie je ontzettend veel vacature-, bank- en advies-sites die op elkaar lijken wat betreft kleurstelling. Dat de homepage van de RUG donkerblauw is, heeft meer te maken met de kleur van het RUG-logo, dat is in de website doorgezet. Ik heb wel wat twijfels over de laadtijd van onze homepage. De site bevat nogal wat knoppen en plaatjes en dat kost laadtijd. Ik zou me kunnen voorstellen dat dat weer wat vereenvoudigd wordt. Een platte link in een tekst kan er op zich ook heel strak uitzien. De site is ook ontworpen door een reclamebureau en niet speciaal door een Internet-ontwerpbureau. Er zijn inmiddels zoveel technologieën op het gebied van Internet, dat je misschien op een andere keus was gekomen als de site was ontworpen door een echt Internet-ontwerpbureau.

En de balken: zijn die niet te groot? Bij een klein beeldscherm blijft er weinig ruimte over voor de tekst, waar het toch eigenlijk om gaat.

Dat is de discussie over het wel of niet met frames werken. Dat heeft voor- en nadelen. We hebben er voor gekozen om wel met frames te werken, omdat daarmee de navigatie duidelijker is. Dat blijft steeds in beeld, zodat je sneller ziet waar je eigenlijk bent.
De balk bovenin beeld is geen frame, maar een tabel. Die verdwijnt ook op het moment dat je met de schuifbalk naar
beneden gaat, dat neemt op zich niet veel plek in. Mensen vinden het niet erg om verticaal te scrollen, maar het is wel irritant wanneer je steeds van links naar rechts moet scrollen om het eind van de zin te kunnen lezen.

Tot slot: wat zijn je favoriete bookmarks?
www.rug.nl/rc/organisatie/pictogram/archief. uiteraard. Ik ken de site goed en er zitten zoveel mogelijkheden in. Als ik wil zoeken, gebruik ik vaak de zoekfunctie van de universiteit. Www.startpagina.nl. vind ik ook heel handig. Ik heb ontzettend veel bookmarks naar specialistische sites over scripts, html. Dat is meer beroepshalve. Verder kan ik de Onderdelenlijn ook van harte aanbevelen (www.onderdelenlijn.nl). Ik heb daar drie keer gebruik van gemaakt toen ik iets nodig had voor m’n auto. Dat werkt heel snel en het heeft me honderden guldens bespaard.

index Pictogram 4