Geen serieus Word-gebruik zonder stijlen

Geen serieus Word-gebruik zonder stijlen

Cursus ‘Word voor Gevorderden’

Hans Beldhuis en Jan Hemel

Hans Kuné a.j.kune@bureau.rug.nl Kristien Piersma k.i.piersma@rc.rug.nl

Het is een boek van bijna 200 pagina’s geworden: het cursusboek ‘Word voor Gevorderden’, dat Dr. Hans J.A. Beldhuis en Dr. Jan B. Hemel geschreven hebben. Op het ogenblik geven ze er cursussen mee aan medewerkers van de Universiteitsbibliotheek, en met een mailing hebben ze alle secretariaten van de RUG op de nieuwe cursus geattendeerd. Want volgens hen zullen mensen die veel van Word gebruik maken er enorm veel baat van hebben de vijf dagdelen die de cursus kost in Word te investeren. De bestaande basiscursus alleen is voor intensieve gebruikers niet voldoende. Wie Word echt wil begrijpen, moet de cursus voor gevorderden gaan volgen. Zeker met het oog op de komende Elektronische Leeromgeving (ELO) waarin veel onderwijsmateriaal via Word zal worden aangeleverd.

Jan Hemel (r) en Hans Beldhuis

Maar zo’n dik boek om een tekstverwerker goed te leren gebruiken, en dat voor mensen die de basisfuncties dan al kennen? Is Word dan zoveel ingewikkelder dan WordPerfect was?

Hemel:We zijn nu al vanaf 1995 met Word bezig, maar ik kan wel zeggen dat ik nog altijd niet zo diep in Word zit, als ik indertijd in WordPerfect zat. Word is zo opgebouwd, dat de beginnende gebruiker er vrij snel mee uit de voeten kan. Een kort briefje typen leer je heel snel. Maar als je grotere en ingewikkelder documenten moet gaan maken, dan wordt het plotseling heel moeilijk. Dat was met WordPerfect anders. Daar ging het in het begin moeizamer, maar je kennis groeide min of meer in hetzelfde tempo door. Volledig begrip was in WordPerfect naar mijn idee beter te benaderen.
Beldhuis:Dat beeld klopt wel als je het over WordPerfect 5.1 hebt, maar niet als je het over WordPerfect 8 hebt, hoor.

Hemel:Minder, ja, dat ben ik wel met je eens. Maar er blijft toch een verschil tussen de WordPerfect- en de Word-aanpak. Word werkt veel met kunstmatige intelligentie. Het idee daarachter is: u hoeft het systeem niet te begrijpen, het systeem begrijpt u wel. Alleen: niemand begrijpt hoe die kunstmatige intelligentie echt werkt. Het bekende voorbeeld is de nummering. Allemachtig: daar kun je dagen mee bezig zijn en dan weet je nog niet wat je nu precies moet doen opdat het systeem begrijpt wat je bedoelt. WordPerfect gaat ervan uit dat je het systeem begrijpt. Je houdt grip op wat je doet via het onderwaterscherm.

Beldhuis:Die nummering is in Word verkeerd aangepakt, ja. Dat is gewoon niet professioneel gedaan. Ook de ontwerpers van Word zelf begrijpen niet hoe je goed moet nummeren in Word. We laten in onze cursus zien hoe je er toch mee uit de voeten kunt, maar het is domweg een zwakke plek in Word 97 en helaas ook in Word 2000. Ik ben het niet helemaal eens met het beeld dat Jan van de leercurve geeft. Ik denk dat het zo is, dat Word op een bepaald moment besloot de WordPerfect-gebruikers naar Word te lokken door al die kunstmatige intelligentie toe te voegen. Dan krijg je inderdaad Jans leercurve. Maar als je vanaf het begin af aan beseft dat Word een ander pakket is en dat je een andere manier van denken nodig hebt, dan kun je Word goed leren begrijpen en gebruiken. Net zo goed als WordPerfect.

De lescurve van W.P. 5.1 en Word

Van WP naar Word

Door middel van de cursus proberen Jan Hemel en Hans Beldhuis de RUG-medewerkers en –studenten te leren dat je in Word stijlen moet gebruiken om er goed mee te werken. Dat is niet zo belangrijk voor mensen die alleen korte teksten schrijven. Zodra er eisen aan de opmaak gesteld worden, is het goed te beseffen dat er meer is in Word dan alleen knoppen waarmee je direct stukjes tekst vet kunt maken of onderstrepen.

Beldhuis:Ik merk dat mensen de schellen echt van de ogen vallen als je ze laat zien dat je wat betreft de opmaak op drie niveaus met Word bezig kunt zijn. Dan heb ik het over direct formatting, de direct toegepaste opmaak waarmee iedereen begint. Die zit in de werkbalken, dus iedereen heeft het direct voor z’n neus. Maar dat is niet de goede manier om in Word te werken. De beste manier om in Word opmaak toe te passen, is samen te vatten in stijlen (style-based formatting) en sjablonen, waarin de stijlen zijn opgenomen. Tijdens de cursus wordt niet alleen uitgelegd hoe je die toepast, maar ook hoe je ze kunt aanpassen en zelf kunt maken. Bijvoorbeeld om grote en ingewikkelde manuscripten te maken. Met stijlen geef je aan hoe je wilt dat je koppen en tekstletters eruit zien en sjablonen zijn als het ware voorraadkasten met stijlen, die je kunt aanleggen. Als je op dat niveau bezig bent, heb je eigenlijk geen behoefte meer aan al die kunstmatige intelligentie die Word ingebouwd heeft. Al die kunstmatige intelligentie kun je uitzetten en dan ga je Word begrijpen.

Hemel:Nou, laten we zeggen dat je dan iets dichterbij Word komt. Zaken als de nummering blijven problemen.
Beldhuis:OK. Maar het is toch goed om te beseffen, dat je eigenlijk van dat idee afmoet dat je alles pats, hupsakee, met die knoppen moet doen. Word suggereert de beginnende gebruiker dat het voldoende is om op knoppen te kunnen drukken. Maar je komt alleen verder als je dat idee opgeeft en beseft: ik moet leren hoe ik met stijlen om moet gaan. Als je dat kunt, dan ben je ook in staat heel makkelijk Word een automatische inhoudsopgave te laten maken. Ik geef toe: dat is in principe ook mogelijk als je je document via direct formatting opmaakt, maar dan is het razend moeilijk. Als je de stijlen toepast is het een fluitje van een cent. Eigenlijk moet je de gebruiker zover krijgen, dat hij of zij de knoppen nooit meer gebruikt om de tekst op te maken. En wat ook mooi is als je stijlen gebruikt: de HTML die je eventueel laat maken door Word, ziet er tegelijk een stuk beter uit.
Hemel:Maar dat moet de gebruiker wel leren. Een spontane gebruiker loopt vast als hij gaat proberen sjablonen te maken en stijlen aan te passen. Je komt in afgrijselijke menu’s terecht ...
Beldhuis:, Tja, och ..
Hemel: ... En je moet echt van plan zijn wat tijd in Word te investeren om dat met die stijlen te leren. En niet iedereen is dat, juist omdat Word het de beginnende gebruiker makkelijk maakt. Vroeger schrokken de mensen zich dood als ze een tekstverwerker zagen. Ze dachten, nu moet ik cursussen volgen. Maar met Word denken ze: waar heb ik nog een cursus voor nodig?
Beldhuis:En die heb je wel nodig. Ik zie vaak zelfs geroutineerde secretaresses allerlei dingen doen waarvan ik denk: oh, oh, wat zou dat veel beter en makkelijker kunnen. Maar ja dan moet je het geduld hebben om een paar dagdelen goed met Word bezig te gaan. Niet ongeduldig, zo van, nou hup, dat kan met die knop, maar met de instelling dat je Word wat beter wilt leren begrijpen.

Krijgen cursisten ook sjablonen mee van de cursus, die ze op hun werk kunnen gebruiken?

Hemel:We hebben een cursus voor aio’s, ‘Promoveren met Word’. Deelnemers aan deze cursus krijgen een aantal kant-en-klare sjablonen mee met o.a. gangbare dissertatie-opmaken. Deelnemers aan de cursus ‘Word voor Gevorderden’ niet, maar zij leren hoe het in elkaar zit. Deze cursus mikt op mensen die nog iets verder willen en die precies willen weten hoe de vork in de steel zit. Wie daarna nog meer wil weten, kan terecht bij de cursus ‘Programmeren in Word’. Daar leer je macro’s maken. Ik moet zeggen dat Word op dat punt veel sterker is dan WordPerfect.
Beldhuis:Je leert dan zien, dat een document in Word geen lange rij van tekens is, zoals de meeste mensen denken, maar dat het een hele uitgesproken structuur heeft. Als je dat goed doorkrijgt, kun je volgens mij als lokale Word-expert gaan optreden. Of een tekstverwerkingsbedrijfje beginnen of zo, als je daar zin in zou hebben. En moet je als cursist voorkennis hebben om aan de cursus voor gevorderden mee te doen?
Hemel:Voorkennis vind ik minder belangrijk dan – hoe zal ik het noemen – koppigheid. Je moet er heen gaan omdat je Word wil begrijpen. Niet omdat je even snel een paar trucjes wilt leren.
Hans Beldhuis:Het allerbelangrijkste is, dat je niet aan WordPerfect moet gaan zitten denken. Je moet niet de houding hebben van: had ik mijn onderwaterscherm maar weer. Want dat is er niet meer.

Het RC biedt voor de training in Word een traject aan van beginners tot en met professionals.

Krachtig

Wie goed met Word werkt zal merken dat het een zeer krachtig programma is. Een programma dat zijn zwakke plekken heeft, zoals de nummering, maar waarmee een kenner erg veel kan doen.
Beldhuis: Dat geldt ook voor het gebruik van afbeeldingen in Word. Daar wordt veel over geweeklaagd, terwijl dat nu juist één van de sterke punten is. Afbeeldingen heb je binnen Word voor de volle honderd procent in je macht. Maar daar geldt ook weer voor: je moet weten hoe. En in de meeste documentatie staat dat niet goed beschreven.
Hemel:Een sterk punt vind ik bijvoorbeeld het concept van hoofd en sub-documenten in Word. Daar is goed over nagedacht . Met één klein probleem: het werkt niet. In de meeste boeken over Word vind je daar natuurlijk ook niets over, zodat gebruikers er keihard tegenaan lopen. Maar ja, dat zijn van die dingen, die je ook in WordPerfect vindt. Weet je wat fascinerend is in Word? Dat je er jaren werk in kunt steken en dan toch nog ontdekkingen blijft doen.
Beldhuis:Moderne tekstverwerkers zijn misschien wel eerder programmeeromgevingen dan editors. Je kunt er ongelooflijk veel mee doen en je blijft ermee bezig.
Hemel:Hans, weet je dat ik een macro heb gemaakt waarmee Word zover gebracht kan worden, dat hij veel betere HTML gaat maken? Heb net ontdekt hoe dat moet.
Beldhuis: Je meent het.
Hemel:Ja, ik kreeg opeens een idee. We zijn er jaren mee bezig, en opeens heb ik het.
Beldhuis:Dat wil ik zien, Jan. Het interview lijkt me wel klaar, niet?