New York Library Tour 2000
Op studiereis met de NVB
Marjolein Nieboer m.nieboer@ub.rug.nl
Na een oproep aan de leden van de afdeling Wetenschappelijke Bibliotheken van de ‘Nederlandse Vereniging voor Beroepsbeoefenaren in de Bibliotheek-, Informatie- en Kennissector’ (kortweg NVB) waarin de belangstelling werd gepeild voor een reis naar het oosten van de Verenigde Staten, was het aantal aanmeldingen overweldigend. Uiteindelijk vertrokken veertig Belgische en Nederlandse bibliothecarissen op vrijdag 22 september 2000 naar New York City.
Er volgden in totaal 23 bezoeken aan de bibliotheken van drie universiteiten, de Verenigde Naties, de Science, Industry & Business Library van de New York Public Library, en daarnaast kon een keus gemaakt worden uit een aantal andere bibliotheken (de Chase Manhattan Bank, diverse musea en de NY Stock Exchange op Wall Street). 
Het slot van de reis bestond uit een symposium over de serials crisis en elektronische tijdschriften, waarbij medewerkers van de bezochte instanties aanwezig waren. Het is onmogelijk om in een beknopt artikel de hele studiereis samen te
vatten(*1); daarom zet ik hieronder een aantal wetenswaardigheden op een rij.
Paradepaardjes
De Dental Library van de NY University heeft een primeur: alle informatie die studenten gedurende hun vierjarige opleiding nodig hebben staat op DVD: syllabi, e-books, hand-outs, images, bewegend beeld en resources. Jaarlijks ontvangen de studenten een update. Voor het eindelijk zover was hebben uitgevers en opleiders jaren over dit project, een absoluut novum in de VS en daarbuiten, gesproken. Nog steeds vinden vele discussies plaats over de kosten (die overigens mee lijken te vallen: $ 5000 per student) en de voor- en nadelen. De bibliotheekwinkel van de Butler Electronic Media Center (NY University) bezit 21 zeer complete configuraties voor audio, video, DVD en laserdisk. Het paradepaardje is een zware computer met Final Cut Pro, voor het knippen, editen en naar Quicktime converteren van stukjes videofilm. In New Yorkse universiteitsbibliotheken worden filmwetenschappers zeer goed bediend (*2)!
New York Public Library
Elektronische tijdschriften
De bibliothecaris van de Courant Institute of Mathematical Sciences (NY University) hanteert een hele pragmatische reden in haar keuze voor elektronische tijdschriften boven gedrukte: het spaart ruimte.
In de Yale University zet Ann Okerson (hoofd collectievorming) uiteen hoe er met elektronische bronnen wordt omgegaan. Er zijn nog niet veel gedrukte abonnementen opgezegd. De gebruikers hebben graag een afdruk en een archief in de eigen bibliotheek staan. Toch verwacht men dat gedrukte tijdschriften binnen vijf jaar uit de collectie verdwenen zullen zijn. Er worden tests uitgevoerd met e-books (een eventuele overgang ligt hier veel gecompliceerder dan bij tijdschriften). Daarnaast verwijst men naar het document ‘Managing Electronic Resources at Yale University Library’
(*3).
De Social Science bibliotheken van Yale zeggen nog geen gedrukte versies van tijdschriften op ten gunste van digitale versies: ‘we stand the costs’. Belangrijke overweging daarbij: printen is duurder dan fotokopiëren.
Het ligt in de bedoeling van de bibliotheek van de VN om over te gaan op (eigen) elektronische publicaties. Vanwege budgettaire problemen en omdat veel ontwikkelingslanden nog steeds de papieren publicaties verkiezen (slecht ontwikkelde IT-infrastructuur) is dit momenteel nog beperkt.
 |
De ‘overdekte campus’ in de muziekbibliotheek van Yale University |
De onderzoekers in de Health Sciences Library van Columbia University zijn enthousiast over de overgang naar elektronische tijdschriften; de bibliotheek is
library of record en houdt vooralsnog (hoe lang nog?) de gedrukte abonnementen aan. De bibliothecaris ziet de beschikbaarheid van gedrukte versies als een garantie voor
equal access. De gebruikers van de Colombia University zijn over het algemeen tevreden nu ze thuis inzage hebben in veel catalogi en publicaties. Zo ontvangt bibliothecaris Barbara List veel positieve reacties van gebruikers over Elsevier Science Direct. De maandelijkse gebruiksstatistieken vormen een belangrijke basis voor te nemen beslissingen over collectievorming.
Dat deze tijd van overvloed problemen kan opleveren, blijkt: een groot deel van de budgetten is voor lange tijd vastgelegd, het printen neemt ongekend toe, de technische ondersteuning vergt meer inspanning en de bibliothecarissen dienen zich nieuwe terreinen eigen te maken, zoals
digital research en het onderhandelen met uitgevers.
Digital library
In Yale brengen we via de zeer antiek uitziende readingroom van de Chemistry Library (met leunstoelen en veel donkerbruin hout) een kort bezoek aan de ‘state of the art’, een ruimte met zes computers met een enorme keuze aan cd-rom's, toegang tot on line bestanden als: Chemical Abstracts, Chemical Naming, Science Citation Index, Chemical Properties, en ongeveer honderd e-journals en reference-books. Volgens onze gastheer David Stern de bibliotheek van de toekomst (als digital library).
Spaarzaam daglicht
In veel bibliotheken valt ons op hoe slecht de werkplekken zijn. Zo is in de Bobst Library en de Social Science Libraries & Information Services van Yale het daglicht vrijwel exclusief gereserveerd voor klanten, zitten de medewerkers van Columbia University aan kleine bureaus in donkere hoeken en gangen (met flatscreens uit pure noodzaak!) en vraag je je bij het zien van de overvolle werkhoekjes voor het personeel van de bibliotheek van het Museum of Modern Art (MoMa) af hoe men ooit iets in de stapels terug kan vinden.
Laptops
In elke bibliotheek die we bezochten troffen we bij het merendeel van de studieplaatsen inplug-mogelijkheden aan, geschikt om toegang te krijgen tot het Local Area Network.
Bij de Watson Library of Business and Economics (Columbia University) waren bijna alle studieplekken voorzien van laptopaansluitingen (de studenten van de Business School hebben verplicht een laptop). Centraal geplaatst staan tafels voor 4 tot 6 personen, speciaal geschikt voor groepen (de bibliotheekstilte is ver te zoeken). Daarnaast open opstellingen met verspreid veel rustige studieplekken. Verwachte tendens: meer laptopaansluitingen, (nog) minder vaste pc's, meer (groeps-)studieplekken, minder ruimte
voor boeken door (nu al merkbaar) minder uitleningen.
Binnen de Bobst Library (NY University) is de laptopvoorziening het vermelden waard. Veertig goed uitgeruste laptops zijn gratis te leen. Hierdoor ontstaat de nodige flexibiliteit in de inrichting van studiezalen. Eigen laptops kunnen na eenmalige registratie bij Bobst worden ingeplugd op het universitaire netwerk.
> Elk jaar vindt in september op Fifth Avenue een grote boekenmarkt plaats. Honderden kramen met boeken, literatuur, schrijvers, cultuur, boekhandels (Barnes & Noble), uitgevers en allerlei presentaties, o.a.van de New York Public Library. Inderdaad, New York is Book Country.< |
Bibliotheekinstructie
De Bobst Library probeert database- en bibliografie-instructie aan graduate studenten steeds vaker te integreren met de doctoraalcolleges zonder zelf speciale cursussen te ontwikkelen. De bibliotheek tracht aansluiting te vinden bij de elektronische cursussen die de docenten opzetten met behulp van het programma ‘Blackboard’. Goede contacten met docenten en hoogleraren zijn hiervoor onontbeerlijk.
De EPA-bibliotheek (een soort RIVM) publiceert een maandelijkse nieuwsbrief op het web, die ook per e-mail aan de EPA-staf wordt gezonden. Ook worden regelmatig
‘lunch and learn’- sessions georganiseerd.
De Health Sciences library van Columbia University gaf een demonstratie van een multimediaprogramma voor anatomie, het Vesalius Project, dat in de bibliotheek, of beter in het Office of Scholarly Resources wordt ontwikkeld ten behoeve van onderwijs in de anatomie. Schedels en andere skeletonderdelen rolden over het scherm, met sequentieel aangroeiende lagen spieren, weefsels, vaten, kanalen, huid etc. Grafisch prachtig, zowel met
bitmapping, als met vector based graphics opgezet (de data van Visible Human worden als basis gebruikt).
Aan het geven van bibliotheekinstructies wordt op Yale veel aandacht
geschonken(*4). Na een basisinstructie moeten de studenten zichzelf kunnen redden. Het is de bedoeling dat de cursisten de aangeleerde vaardigheden in hun latere werk doorgeven, zodat de instructie een breder doel dient
(*5). De Science-bibliothecarissen van Yale bezoeken met laptops de kantoren van onderzoekers om ter plekke instructie te geven over de bibliotheek(-collectie).
Ook hebben we veel self guided library tours gezien (bijvoorbeeld in de Bobst Library van NY University en in de Butler Library van Columbia University).
Expertsysteem
Jake, Jointly Administered Knowledge Environment, is een bijzondere
en indrukwekkende referentiebron, die te hanteren is als een - gedeeltelijk 'full-text'-expertsysteem dat op knappe wijze inzichtelijk maakt welke informatie in welke on line databases wordt geïndexeerd
(*6). Het programma is ontwikkeld op Yale University als onderdeel van een elektronische leeromgeving en voor iedereen vrij toegankelijk.
Jake is gemaakt voor studenten, onderzoekers en bibliotheekmedewerkers. Er is zeer gemakkelijk relevante informatie in te vinden, waarbij doorgelinkt kan worden naar o.a. elektronische tijdschriften en artikelen, en naar bijna 200 bestanden.
Het achterliggende doel van Jake is om studenten te laten zien wat de Yale-bibliotheken in huis hebben, in plaats van te zoeken naar wat er nog meer extern beschikbaar is. Het systeem geeft de mogelijkheid om op interactieve wijze door de elektronische bronnen te navigeren en bevat veel gebruikersvriendelijke informatie over de verschillen en mogelijkheden van alle bronnen en databases in de bibliotheek. Het blijkt een prima hulpmiddel bij bibliotheekinstructie te zijn, met uitgebreide hulpfunctie.
Jake is free software, door iedereen te gebruiken, te modificeren, te kopiëren of te verspreiden, onder de condities van de General Public License. Tijdens de rondleiding door de Science Libraries van
Yale (*7) werd Jake uitvoerig gedemonstreerd door de trotse ontwikkelaar David Stern (Director Science Libraries & Information Services). Momenteel bevat Jake ongeveer 25.000 titels van tijdschriften en kranten, uit tweehonderd databases van circa dertig uitgevers of producenten.
> Een architectonisch hoogtepunt was het bezoek aan de Yale
University in New Haven (Connecticut). Hier waanden we ons in
Victoriaanse tijden, dankzij de in Tudor stijl opgetrokken universitaire
gebouwen (bijvoorbeeld Sterling Memorial, zie foto).
|
Liaison
De medische bibliotheek op Yale geeft prioriteit aan de begeleiding van studenten en instructie van stafleden. Zo worden groepjes van twintig studenten gedurende hun hele studie door een soort mentor van de bibliotheek begeleid. In het curriculum wordt meegedraaid met verplichte cursussen, maar ook vrijblijvende cursussen worden regelmatig gegeven en goed bezocht. Met de staf wordt contact gehouden in een Liaison-programma waarbij de bibliotheekstaf betrokken blijft bij ontwikkelingen in het medische vak door de discussies van de wetenschappelijke staf te volgen.
Ruime openingstijden
Het Business Information Center van de Chase Manhattan Bank is open op werkdagen van 08.00 tot 21.00 uur, gedurende vakanties en op zaterdagen. Er is voor deze ruime openingstijden gekozen omdat er juist op feest- en zaterdagen veel bezoekers (walk-ins) komen. In een speciale ruimte die 24 uur per dag toegankelijk is, staat een groot aantal computers die toegang
bieden tot research-databanken via cd-rom's.
De Butler Library van Colombia University heeft acht fulltimers in dienst en er is - net als bij vele andere bibliotheken - elke dag tot 23.00 uur professionele staf aanwezig. De uitleenbalie is tot 01.00 uur 's nachts geopend en men kan dag en nacht de geleende materialen retourneren in een daarvoor bestemde boekencontainer buiten het gebouw. Daarnaast is er dag en
nacht op elke verdieping beveiliging aanwezig.
|
Boekencontainer bij de Butler Library van Columbia University |
Dalend aantal bezoekers
Het aanbod van elektronische tijdschriften en databanken dat ook buiten de bibliotheek raadpleegbaar is, heeft een dalend aantal bezoekers met zich meegebracht. De enige troeven die de Bobst Library nog heeft om bezoekers te trekken zijn de referentiewerken en het feit dat zij een full depository is voor de UN, de OESO en het IMF en een partial depository voor de federale overheid van de VS. De promotie van de bibliotheek loopt vooral via de docenten aan wie gevraagd wordt hun studenten opdrachten te geven die bibliotheekbezoek noodzakelijk maken.
Het web
Studenten en medewerkers verwachten tegenwoordig alle relevante bronnen aan te treffen op het web, of zoals één van onze gastheren pakkend formuleerde: ‘What isn’t on the Web, just ISN’T’. Anthony Ferguson (Colombia University Libraries) wijst op deze nieuwe cultuur bij universitaire gebruikers: in plaats van grasduinen in de gedrukte informatie (met name door de wetenschappers) leest men (met name graduate studenten) vanaf het web, waarbij (te) veel relevante wetenschappelijke informatie ongebruikt blijft.
 |
Vooraanzicht van het Sterling Memorial (Yale University) |
Werving personeel
Het blijkt nogal moeilijk om gekwalificeerd personeel aan te trekken. Als een mogelijke oplossing ziet de Bobst Library het aantrekken van personeel uit Canada. Het werven van nieuwe bibliotheekmedewerkers bij de Colombia University is voor ons bijzonder. Voor één kandidaat wordt een hele dag uitgetrokken. De kandidaat wordt uitgenodigd een seminar te geven over een onderwerp naar vrije keuze, er wordt gesproken met faculty staff, er wordt samen geluncht (‘een belangrijk moment: in de informele setting blijkt vaak het best of het klikt met de andere librarians’): strikte vertrouwelijkheid is er alleen wanneer de kandidaat daarom vraagt.
Noten *()
- ‘Managing Electronic Resources at Yale University Library’
- Bibliotheekinstructies op Yale: http://www.library.yale.edu/instruction
- ‘Images of the Art & Architecture Building, by Paul Rudolph, 1958’: http://www.bluffton.edu/~sullivanm/rudolph/rudolph.html
