Jaarovergang van de eeuw
Jeroen Wouda: W.J.Wouda@eccoo.rug.nl
Veel mensen zien de komende jaarovergang als één van de grote evenementen van de 20ste eeuw. Nieuwe rijken proberen in een vliegtuig de jaarwisseling vier keer mee te maken. Londenaren kunnen feesten in de peperdure Millenniumdome, terwijl anderen ervoor kiezen om zich met een survivalpakket terug te trekken in een spelonk in de woestijn van Nevada. Een aantal RUG-medewerkers zal daarentegen de uren rond het begin van 2000 doorbrengen op het werk.
Continuïteit
Naast de preventieve activiteiten om het millenniumprobleem tegen te gaan, wordt sinds begin september aandacht besteed aan de continuïteitsproblematiek. Alle eenheden leveren in het kader van de continuïteit een aanzienlijke inspanning om de directe effecten in de nacht van de eeuw op te kunnen vangen. Het uitgangspunt is dat zich in deze nacht te verwachten calamiteiten kunnen voordoen, al dan niet veroorzaakt door een kettingreactie bij uitval van nutsvoorzieningen.
Door het centrale ondersteuningsteam, de Millennium Task Force, is voor de faculteiten en diensten een stappenplan ontwikkeld om dit continuïteitsthema aan te pakken. Met behulp van het stappenplan krijgen eenheden zicht op de omvang en de ernst van het thema en de te ondernemen acties rond de jaarwisseling. De bijbehorende kernstappen om te komen tot dit inzicht zijn benoeming van vitale processen, beschrijving van noodprocedures per vitaal proces en het regelen van eventuele bijbehorende bemensing.
Vitale processen
De in het stappenplan gebruikte definitie van vitaal is zo geformuleerd dat alle eenheden er mee uit de voeten kunnen. Indien een proces potentieel een levensbedreigend risico, schadelijke milieueffecten of grote financiële schade kan veroorzaken of als het proces noodzakelijke bedrijfsvoering betreft, spreekt men van een vitaal proces.
De Universiteitsbibliotheek kan de waterafvoer in de kelder bijvoorbeeld aanmerken als een vitaal proces, terwijl bij het RC de dienstverlening op het gebied van het netwerk logischerwijs het predikaat ‘vitaal’ meekrijgt.
Bezetting
Een gevolg van de aanwezigheid van vitale processen is bemensing tijdens de ‘millenniumnacht’. Het uitgangspunt moet zijn dat de expertise van een benoemd vitaal proces direct aanwezig of op zeer korte termijn inzetbaar moet zijn. Een pand met een aantal vitale processen moet eigenlijk niet onbeheerd blijven in de bewuste nacht. Bovendien moet bij een aanzienlijke bezetting de veiligheid van de aanwezigen gewaarborgd zijn door bijvoorbeeld aanwezigheid van een of meerdere ploegleden van de Universitaire Veiligheids Organisatie (UVO).
Centrale voorzieningen
Om het thema voor de universitaire eenheden zo helder mogelijk te houden, is door de Millennium Task Force een aantal centrale voorzieningen benoemd, waarvoor de eenheden zelf geen inspanning hoeven te leveren. Deze hieronder toegelichte voorzieningen worden zoveel mogelijk afgestemd op de specifieke situatie van de eenheden.
Gebouwgebonden apparatuur
Op centraal niveau heeft de Dienst Huisvesting en Bouwzaken van het Bureau noodprocedures opgesteld voor alle vitale gebouwgebonden apparatuur (toegangsbeveiliging, brandmelding etc.) van alle locaties van de RUG. Deze procedures zijn vervolgens afgestemd met de faculteiten/diensten op de verbondenheid met aanwezige vitale processen. De dienst zal, ter bewaking van deze procedures, met een aanzienlijk aantal mensen aanwezig zijn. Bovendien is het hoofd, Theo Peeters, lid van het Centraal Millennium Crisisteam.
Centraal Millennium Crisisteam
Om mogelijke calamiteiten op te kunnen vangen is gekozen voor een centraal crisisteam dat alle benodigde bevoegdheden binnen de RUG bevat. Het team bestaat uit Marius Kooijman (lid van het College van Bestuur), Wim Liebrand (projectleider van de Millennium Task Force en directeur van het RC), Theo Peeters (directeur van de Dienst Huisvesting en Bouwzaken), Wim Janssen (directeur van de Dienst Interne en Externe Betrekkingen), Dick de Roos (UVO-coördinator) en Ronald Hagedoorn (hoofd Centrale Meldkamer). Vanaf 31 december om 22.00 uur zal het Centraal Millennium Crisisteam aanwezig zijn in de Centrale Meldkamer, waar alle storingsmeldingen van een groot aantal belangrijke systemen binnenkomen. Alle contacten met externe instanties gaan tijdens de nacht van de eeuw via dit team.
Bewaking
De reguliere bezetting van de bewaking door de Nederlandse Veiligheids Dienst zal tijdens de nacht van 31 december op 1 januari aanstaande verdubbeld zijn. Grofweg zorgt de bewaking voor twee aspecten: detectie van storingen en surveillance. Vervolgens is de bewaking verantwoordelijk voor het inschakelen van de juiste personen of een signalering naar de bevoegde overheden. Het hoofd van het NVD-team, Ronald Hagedoorn, is lid van het Centraal Millennium Crisisteam.
Communicatie
De komende jaarwisseling is de aanleiding geweest om het bestaande portofoonnet (o.a. in gebruik door de bewaking en de UVO) aan te passen aan de huidige eisen. Portofoons zullen als voornaamste communicatiemiddel gebruikt gaan worden bij uitval van het openbare en mobiele telefoonnet, die beide de afgelopen jaarwisselingen door overbelasting niet of beperkt te gebruiken waren. Bovendien bestaat de mogelijkheid om elektronische mail te gebruiken. Voor de communicatie door het Centraal Millennium Crisisteam met de brandweer is een rechtstreekse verbinding beschikbaar.
ICT-diensten
Aangezien het RC zowel het beheer van het RUG-netwerk als van een groot aantal RUG-systemen in portefeuille heeft, speelt deze dienst een cruciale rol als centrale ICT-voorziening. Gezien de mogelijke problemen bij het gelijktijdig uit- en weer aanzetten van servers is besloten om alle Internet- en LAN-diensten aan te laten. Bovendien moeten deze systemen aan blijven om elektronische mail als communicatiemiddel achter de hand te hebben.
De administratieve systemen van de Universiteitsbibliotheek en de Bestuurlijke Informatievoorziening worden wel uitgezet. Ter bewaking van de netwerkprocessen zal ‘s nachts een zestal RC-medewerkers aanwezig zijn.
Voor de aanwezigen…
Als teken van dank voor de betrokkenheid van alle RUG-medewerkers die aanwezig zullen zijn (en dus niet de mogelijkheid hebben om al vliegende de overgang naar 2000 meerdere malen mee te maken) zal een aantal verrassende en soms smakelijke voorzieningen getroffen worden. Bovendien kunnen eenheden via de Millennium Task Force een (beperkt) aantal TV’s voor de aanwezigen tijdens de overgang bestellen. Op deze manier hopen we de ‘nacht van de eeuw’ voor iedereen in positieve zin onvergetelijk te maken. Of Youp van ‘t Hek hieraan kan bijdragen is nog maar de vraag…
Jeroen Wouda, lid Millennium Task Force
inhoud Pictogram 6