Interview Stephan van Galen, directeur University Services: ‘Ik vond het begin heel spannend’

Tekst: Thomas Vos

Een grote organisatieverandering én fusie ten tijde van een pandemie: de nieuwe RUG-dienst University Services kwam in een bijzondere periode van de grond. Hoe is het om zo’n proces te leiden? Wat staat er de komende tijd te gebeuren? En hoe zorgen we ervoor dat University Services een nog aantrekkelijkere plek wordt om te werken? Algemeen directeur Stephan van Galen vertelt.

Spannend

‘Ik vond het heel spannend toen we aan de organisatieverandering begonnen. Er lag een kritisch rapport over het functioneren van het Bureau. Dat kwam bij ons en de rest van de organisatie natuurlijk hard aan. En dan zaten we ook nog midden in een pandemie,’ vertelt Stephan van Galen in zijn kamer in het tijdelijke bestuursgebouw aan de Muurstraat.

Kritisch rapport

Eind 2020 verscheen het rapport Klaassen over het functioneren van het Bureau van de Universiteit. Het Bureau moest veranderen om mee te kunnen bewegen met razendsnelle ontwikkelingen, zowel binnen als buiten de wereld van het hoger onderwijs. Een organisatieverandering startte in 2021, en in 2022 volgde een fusie met het Facilitair Bedrijf. Zo ontstond University Services. Als algemeen directeur had Stephan al die tijd de leiding, samen met adjunct-directeur Marion Stolp.

Trots

Hoewel de aanleiding minder positief was, kijkt Stephan positief terug: ‘We kregen gezamenlijk het gevoel dat we aan de slag gingen om de universiteit te verbeteren. De problemen golden niet alleen voor het Bureau, maar ook voor de rest van de universiteit. Zo begonnen we met collega’s van zowel het Bureau als andere faculteiten en diensten een constructief traject. Marion en ik zijn er trots op dat we zo snel die positieve draai maakten. Daarnaast was het proces heel open. Van tevoren stond niets vast. Dit gold bijvoorbeeld voor de inrichting van de clusters en de stafafdelingen.’

Dienstraad

Zonder de Dienstraad was het echter niet gelukt volgens Stephan: ‘We hebben heel veel aan ze gehad. Ze gaven ons niet achteraf passief feedback, maar dachten actief mee over de aanpak, bijvoorbeeld over de communicatie. Ook deelden ze goede ideeën over het betrekken van medewerkers bij de organisatieverandering. Die samenwerking was fijn.’

Vastgoedorganisatie

De organisatieverandering mondde op 1 oktober 2022 uit in een officiële fusie tussen het Facilitair Bedrijf en het Bureau. Volgens Stephan was het een belangrijke mijlpaal, om meerdere redenen: ‘We hebben nu voor het eerst een geïntegreerde Vastgoedorganisatie met beleid en beheer bij elkaar. Daar was al vele jaren behoefte aan. En ik vind de nieuwe Inkooporganisatie die hiermee ontstond ook een mijlpaal. Je ziet hierbinnen echt mooie samenwerkingen ontstaan.’

Vervolg

Maar er is nog veel te doen, beseft ook Stephan: ‘We hebben de clusters en stafafdelingen gevraagd een Producten- en Dienstencatalogus te maken waarin zij aangeven wat zij wel en niet doen. Nu is het werk vaak nog te ondoorzichtig en gebaseerd op persoonlijke lijntjes met collega’s bij de faculteiten en andere diensten. Zo’n catalogus zorgt voor duidelijke kaders en kan helpen bij het beheersen van de werkdruk. Soms betekent dat een moeilijk gesprek met de faculteiten, maar ik denk dat we dat wel echt aan moeten gaan. De Raden van Advies die we per cluster en stafafdeling opzetten met faculteitsvertegenwoordigers zijn hiervoor een belangrijk instrument.’

Personeelsplanning

Hiermee samen hangt een Strategische Personeelsplanning, waaraan nu wordt gewerkt: ‘Als we weten welk werk we wel en niet doen, kunnen we ook kijken of we de juiste mensen hebben binnen de organisatie. We weten dan bijvoorbeeld waarin we niet of juist wel moeten investeren. Dit betekent dat er op sommige plekken wordt bezuinigd vanwege het tekort dat University Services in 2023 nog heeft. Maar dit doen we door natuurlijk verloop. Als er een vacature vrijkomt, kijken we in bepaalde gevallen of we het vrijgekomen werk misschien op een andere manier kunnen invullen,’ aldus Stephan. ‘Tegelijkertijd pakken we de werkgroepadviezen per cluster en stafafdeling op.’

Verbinding

Hoe hij zijn rol in het vervolg van het proces ziet? Stephan: ‘Als algemeen directeur probeer ik de verbinding te leggen tussen faculteiten, diensten, het College van Bestuur en University Services. Wat hebben zij nodig? En daarnaast draag ik als voorzitter van het MT intern zorg voor de verbinding tussen de clusters en stafafdelingen, zodat er goede samenwerking is. Ik ben blij dat ik dit samen met clusterdirecteuren met elk visies vanuit verschillende hoeken kan oppakken. En natuurlijk met Marion als adjunct-directeur.’

Goudmijn

Stephan hoopt over vijf jaar een beheersbare, wendbare en qua werkzaamheden heldere organisatie te mogen leiden: ‘We moeten een aantrekkelijke werkgever zijn. Er is nu veel loyaliteit, mensen werken hier al lang, en dat moeten we behouden. Goede arbeidsvoorwaarden. Maar we moeten ook profiteren van al die jonge mensen bij de RUG. Dat het voor hen een logische keuze wordt om bij University Services te willen werken als ze afstuderen. De arbeidsmarkt is krap en wordt krapper. We zitten hier echt op een goudmijn in die zin, met zoveel jonge getalenteerde mensen. Ik hoop eraan bij te kunnen dragen dat University Services ook voor hen nog aantrekkelijker wordt.’