Informatie voor PhD-studenten

Lees de instructie in de handleiding voor promotieslots Ned v03.

Bij problemen kun je contact opnemen met het promotiebureau:

• tel 050 3635276
• mail promoveren rug.nl

Je persoonlijke gegevens worden in Hora Finita geïmporteerd vanuit het Human Resource (HR) systeem. Je dient dus contact op te nemen met de HR-afdeling van je onderzoeksinstituut en hen te vragen je gegevens te corrigeren.

UMCG: PhD studenten van het UMCG kunnen hun persoonlijke gegevens zelf wijzigen op InSite https://cms.umcg.nl/ personeel/insite/. Deze webpage is te bereiken via de intranet pagina van het UMCG.

Als je vragen heeft over de registratie neem dan contact op met je graduate school. Voor vragen over UMCG-registratie neem je contact op met  Graduate School of Medical Sciences.

Om de informatie over je onderzoeksinstituut en/of je programma te wijzigen, dien je contact op te nemen met je graduate school.

• Als je de titelpagina van je proefschrift vóór de verdediging moet wijzigen, neem dan contact op met promoveren rug.nl.
• Na de verdediging kun je contact opnemen met dissertations rug.nl.

Zorg ervoor dat het titelblad maximaal één pagina (A4) is.

1. Zend een nieuw document met gewijzigde stellingen naar horafinita rug.nl (de bibliotheek zorgt voor het uploaden).

2. Breng de promotor en de examencommissie op de hoogte van deze nieuwe stellingen in verband met het goedkeuren hiervan.

Meer informatie vind je op Dissertaties publiceren.

Als de Universiteitsbibliotheek zowel de digitale als de gedrukte versie van het proefschrift heeft ontvangen en uw dissertatie is ingevoerd in Pure / zichtbaar is op de RUG research portal, ontvangt de promovendus een bevestigingsmail. In de mail staat een link naar het proefschrift op de RUG research portal plus informatie over het verkrijgen van een vergoeding voor de drukkosten: maximaal € 750,-.

Indien van toepassing bevat de mail een link naar het vergoedingsaanvraagformulier in Hora Finita. De FSSC, de financiële dienst van de RUG, vraagt om:

• een scan van de factuur van de drukker
• een bewijs van betaling, bijvoorbeeld een kopie van een bankafschrift

Betaling gebeurt in de regel binnen ongeveer 3 weken (vakantiedagen niet meegerekend).

Een aantal Graduate schools bieden een aanvullende vergoeding voor de drukkosten. Neem hierover contact op met de graduate school van uw faculteit.

Stuur naar horafinita rug.nl een mail met daarin de benodigde gegevens en files:

• een scan van de factuur van de drukker
• een bewijs van betaling, bijvoorbeeld een kopie / scan van een bankafschrift

Met deze gegevens kan de bibliotheek de vergoedingsaanvraag voor je indienen.

Gelieve contact op te nemen met het Promotiebureau: promoveren rug.nl.

Soms lukt het niet goed om een proefschrift in een keer te uploaden via de site https://horafinita.rug.nl.

Een veiliger manier om het proefschrift te uploaden loopt via het UWP. En start vervolgens Hora Finita via een webbrowser binnen de UWP-omgeving.

Een digitale kopie van het proefschrift mag maximaal 500 MB groot zijn.

Aan het eind van het promotietraject krijgt de PhD-student een mail van het promotiebureau. Met een link naar Hora Finita is het mogelijk naamgegevens, nationaliteit en geboortenaam te wijzigen voor op de bul. Het promotiebureau zal deze gegevens controleren met behulp van het paspoort.

Als je niet meer in Hora Finita kunt inloggen, omdat je promotietraject is afgelopen, vraag dan verlenging van het traject aan bij de graduate school van je faculteit.

De graduate school kan dan besluiten om je account te verlengen, of om de gegevens zelf in Hora Finita te zetten.

Vragen over en wijzigingen voor certificaten van cursussen kun je sturen naar de Graduate School of Medical Sciences (gsms umcg.nl).

Procedure (her)starten promotietraject bij UMCG/FMW

1. Aan het begin van een PhD-traject wordt de UMCG/FMW-PhD-student ingevoerd in het HR-systeem PeopleSoft. De PhD-student krijgt een P-nummer (p123456) en kan beginnen met de de registratie in het promotieregistratiesysteem Hora Finita.
2. Naast het P-nummer krijgt de PhD-student een zakelijk email-adres (abcdef…@umcg.nl). Deze gegevens worden verstuurd naar het privé emailadres van de PhD-student.
3. De PhD-student moet het account vervolgens activeren via: https://account.rug.nl. Een controlecode wordt verstuurd naar het emailadres, of naar het telefoonnummer van de PhD-student.
4. Als een PhD-student aan het eind van het promotietraject is, en geen toegang meer heeft tot het UMCG-mailadres, dan moet eerst een reset van het password gebeuren: https://mijn.umcg.nl/mychart/passwordreset.asp.
5. Na de re-activatie van het account, moet de MFA moet worden ingesteld via: https://mfa.umcg.nl.
6. Codes voor MFA en aanvragen van vergeten wachtwoorden gaan naar het zakelijke UMCG-mailadres van de PhD-student.
7. Bij problemen en vragen rond deze procedure, kan de student contact opnemen met ICT UMCG. Telefoon: (+31) 50 361 1111.

Ga naar: https://www.rug.nl/research/gradschool-medical-sciences/current-phd-students.