PhD-studenten en promovendi

Soms komt het voor dat een PhD-student van faculteit (en/of instituut) wijzigt. Bijvoorbeeld. van FSE naar MW.
Niet altijd kunnen de collega's van de GS'sen deze wijziging in HF doorvoeren.

Wat kunnen wij wel doen? In welke stappen?

• Selecteer Promotie, Promotietrajecten
• Zoek de student op
  
• Ga in de tab Algemeen naar het onderdeel Organisatie en onderzoek
  
• Voer wijzigingen door bij faculteit*, graduate school, instituut, onderzoeksschool, programma en/of programmalijn.
  
• Klik op Opslaan. De nieuwe GS kan nu het promotietraject zien en eventueel verder aanpassen.

1. Maak eerst een extra externe persoon aan: klik in de tab Personen linksonder op de knop Nieuw. Vul de velden zoveel mogelijk in en klik op Opslaan.
2. Koppel deze als externe persoon aan het oude promotietraject als promovendus (daarmee wordt de oude, interne promovendus overschreven)
3. Wijzig bij gebruikers die externe persoon naar de rol promotor.
4. Mail de promotor en meld dat het afgesloten promotietraject nu gekoppeld is aan een e-nummer; en dat de promotorrol nu is gekoppeld aan het p-nummer. Daarmee zou het probleem moeten zijn opgelost en zou de promotor bij de aan haar/hem gekoppelde trajecten moeten kunnen komen.

Zie Trello RUG1936. Overigens is het zo dat zodra iemand als (co-)promotor wordt toegevoegd aan een promotietraject, deze persoon dan automatisch een promotorrol krijgt; en dat hij/zij dan de trajecten van zijn/haar promovendi kunnen zien.

• PhD-studenten onderbreken soms hun promotietraject (bijv. i.v.m. zwangerschap) en zijn dan tijdelijk uit dienst. Het promotietraject verdwijnt dan niet uit Hora Finita!
• Dus zodra bekend is, dat een promotietraject later wordt voortgezet, zijn er geen gevolgen voor HF.
• Mogelijk oplossing voor PhD: aanvragen bij Graduate School om een zgn. OEP (wel met HF- en Pure-toegang) aan te maken voor de periode dat de PhD niet in dienst is van de RUG, en zo toch toegang te houden tot HF.
• Als een PhD bij opnieuw in dienst treden een ander p-nummer krijgt, kan HF-support beide p-nummers mergen.

Een enkele keer annuleert een registrant per ongeluk de eigen registratie in Hora Finita. HF-support kan de registratie weer in gang zetten. 

1. Zoek de registratie op: deze is 'afgehandeld', namelijk geannuleerd. Dus zoek niet bij lopende registraties!

• 2. Klik in de promotieregistratie op de knop "status history" en wijzig de status in "pending".

• 3. Klik vervolgens op de knop 'request additional information' om de registrant een mail te sturen die het proces van registratie voortzet.