Blog: Versimpelen maakt een probleem moeilijker oplosbaar!

Vinci-onderzoeker

prof. dr. ir. Jo van Engelen

U herkent zich vast wel in de volgende situatie. In uw bedrijf doet zich een situatie voor die algemeen als problematisch wordt ervaren. U huurt een consultant in en er worden een paar workshops georganiseerd. Eerst wordt “het probleem” in kaart gebracht door een wand te bedekken met honderd of meer geeltjes waarop de deelnemers het probleem nader beschrijven. Vervolgens groepeert de consultant de geeltjes in stapeltjes en plakt op elk stapeltje een groter geeltje met een omvattende term. Dat proces gaat zo door totdat er tien of zo termen over zijn. De workshop wordt als een succes ervaren omdat het probleem in kaart gebracht is, begrepen lijkt en een oplossing voorhanden. Groot is vervolgens de teleurstelling als implementatie van de oplossing uit de workshop niet leidt tot het verhelpen van het probleem. De werkelijkheid blijkt toch anders dan die tien geeltjes.

 Het is een natuurlijke reactie in ons (zakelijk) handelen en denken. Als een probleem zich voordoet dan proberen we dat te begrijpen door het te vereenvoudigen. Op zich kan dit trouwens best een goede stap zijn in de probleemanalyse, maar we komen er vaak niet meer los van. Als we vroegtijdig in een probleem oplossingsproces te zeer versimpelen dan raken we essentiële kenmerken van het probleem kwijt. Een probleem is juist een probleem omdat er veel factoren een rol spelen die veelal onderling afhankelijk zijn. De interactie van die factoren maakt de situatie problematisch. Vereenvoudigen vergroot dan misschien wel de inzichtelijkheid van die situatie maar leert de ware aard van het werkelijke probleem niet kennen.

 Als er één proces in een onderneming is waar veel factoren tegelijk een rol spelen en waar onzekerheden groot zijn, dan is dat wel het productontwikkelproces. Er komt zoveel bij kijken om een nieuw product of dienst te bedenken, te ontwikkelen en te vermarkten dat we al snel het zicht bijster zijn. Gelukkig zijn er heel wat aanpakken beschikbaar om daarbij te ondersteunen: stage-gate modellen, user-centric design, teambuilding en noem maar op. Toch hebben verreweg de meeste van deze aanpakken een beetje, en soms een beetje veel, van de hiervoor beschreven eigenschap van vroegtijdige versimpeling van het product ontwikkel vraagstuk. Al snel concentreren we ons op één toekomstige gebruikersgroep of op één technologie. En als het ontwikkelde product dan toch op de markt succesvol geïntroduceerd wordt en er worden vervolgens nieuwe marktsegmenten gezocht, dan moet er vaak een fundamenteel herontwerp worden doorgevoerd om het product voor die nieuwe marktsegmenten geschikt te maken.

 Kan dit nu niet anders? Ja, er ontstaat steeds meer inzicht in probleemoplossingtechnieken en productontwikkelmethoden die juist in het begin van het proces niet versimpelen en juist wel compliceren. Er is inmiddels een jaar of vier ervaring opgedaan met een techniek die we Context Variation by Design noemen (“google” deze term voor meer informatie). In plaats van snel te focussen op een vereenvoudigde werkelijkheid probeert deze techniek de complexiteit van de werkelijkheid beter te doen begrijpen door deze te vergroten. Daardoor worden later keuzes gemaakt die beter doordacht zijn en kunnen marktexpansie en opschalen van de productie goedkoper en sneller plaatsvinden. De eerste resultaten zijn bemoedigend en het levert steeds verbaasde maar tevreden managers op. De tegennatuurlijke reactie om een probleem te compliceren in plaats van te versimpelen is nog niet zo’n gekke gedachte: niet zo simpel maar wel probaat!

Wilt u meer weten? Aarzel dan niet om contact op te nemen met de auteur van deze blog: Jo van Engelen / jovanengelen@mac.com