Blog: Het ‘koud’ introduceren van Scrum of Agile levert weinig op

Vinci-onderzoeker Cees Reezigt 

Projecten – tijdelijke ‘ondernemingen’ met een duidelijk beginpunt en een afgebakend doel - zijn een belangrijk middel tot flexibilisering van organisaties. Lange tijd was projectmanagement qua toepassing beperkt tot het ingenieursveld en de gehanteerde methodieken sloten hierop aan: analytische, objectieve, zeg maar ‘harde’ aanpakken.  Het toepassingsgebied van projecten is echter meer en meer verbreed en als gevolg daarvan kreeg projectmanagement in toenemende mate te maken met situaties die zich kenmerken door een grote omgevingsturbulentie,  mondigheid van klanten en gebruikers en brede doelen met ook aandacht voor de zogenaamde ‘triple-P’ van People, Planet en Profit. In deze situaties voldeden de oude aanpakken niet meer en ontstond er behoefte aan meer flexibele projectmanagementmethodieken, zoals de inmiddels bekende Scrum en Agile methodes. Een groeiend aantal organisaties maakt nu de overgang naar zo’n ‘zachte’ methodiek of voegt die toe aan haar repertoire; vasthouden aan ‘harde’ methoden is in sommige sectoren op zichzelf  al een diskwalificatie. Maar kun je van projectaanpak veranderen door simpelweg een andere methode te introduceren?

Ondanks allerlei varianten in precieze smaak zijn projectmanagement methodieken te typeren aan de hand van een aantal globale karakteristieken. ‘Harde’ methoden worden gekenmerkt door objectieve analyse, een beperkte blik wat betreft te vervullen behoeften, lineaire fasering en top-down planning en beheersing, kortom: het project wordt min of meer benaderd als een centraal aangestuurde en beheerste machine. ‘Zachte’ methodieken daarentegen benadrukken vooral een iteratief en incrementeel proces met veel flexibiliteit, waarin teamwerk en teambeslissingen belangrijk zijn en projecten en hun context worden gezien als complexe systemen waarin subjectiviteit, een breed scala aan behoeften en belangen, en sociale processen een grote rol spelen. Projecten zijn dan heel veel meer dan objectieve, rationeel-analytische machines. Er kan dus worden geconstateerd dat ‘hard’ en ‘zacht’ qua aanpak, maar vooral ook qua onderliggende cultuur en managementstijl sterk verschillen. Uit onderzoek dat wij in meerdere organisaties hebben gedaan blijkt dat juist dit verschil, en dan met name hoe zeggenschap in de cultuur en de structuur van de organisatie is verankerd, bepalend is voor hoe de overgang van ‘hard’ naar ‘zacht’ verloopt. Meer specifiek: in sterk hiërarchische organisaties worden ‘zachte’ methodieken wel geïntroduceerd - al dan niet om te laten zien dat de organisatie  state-of-the-art bezig is - maar worden zij vervolgens zodanig aangepast dat zij aansluiten bij de bestaande zeggenschapsstructuur in en rond projecten. Oude projectmanagersrollen blijven gehandhaafd, evenals stuurgroepen van hogere managers die alle beslissingen nemen ten aanzien van resources en de inhoud van de projecten. Echt lastige beslissingen worden zelfs nog steeds naar nog hoger in de hiërarchie doorgeschoven. Vooral wanneer het gaat om het cruciale aspect zeggenschap en aansturing worden ‘zachte’ methodieken dus duidelijk ‘verhard’. Onder het oppervlak van het nieuwe label blijft de oude praktijk en de verandering levert niet op wat de organisatie beoogde.

Hoe projectmanagement daadwerkelijk vorm krijgt is dus afhankelijk van veel meer dan alleen de gekozen methodiek en het ‘koud’ introduceren van een nieuwe methodiek levert weinig op. Wanneer verbetering van resultaten vraagt om een flexibeler projectmanagementpraktijk is het dus noodzakelijk naast de methode ook de organisatiehistorie, de bestaande structuur – vooral hiërarchie- , de cultuur en het gedrag van actoren in de vergelijking mee te nemen en indien nodig in de verandering te betrekken.

Meer weten?
Flexibilisering van projectmanagement is een noodzaak voor veel organisaties maar is zeer lastig te realiseren. Het ‘koud’ introduceren van een nieuwe methodiek brengt aanzienlijke kosten met zich mee en levert zelden iets op. Cees Reezigt geeft hulp bij het creëren van inzicht in veranderingsprocessen richting flexibilisering en bij het sparren over hoe een dergelijke verandering aan te pakken. 

Wil je meer weten over dit onderwerp? Neem gerust contact op met Cees Reezigt of het expertisecentrum (vinci rug.nl).