Frontoffice medewerkers (3,2 fte) (V24.0508)

Werk jij graag met mensen en ben je daar ook goed in? Ben je gastvrij, vriendelijk en behulpzaam? Dan is deze functie echt wat voor jou!

Voor de Facilitaire Organisatie, onderdeel van Campus & Community, zoeken wij vier medewerkers frontoffice voor de Campus Binnenstad. Je werklocatie wordt in eerste instantie de Universiteitsbibliotheek.

Als medewerker Frontoffice ben je het visitekaartje van de RUG. De frontoffice is het eerste aanspreekpunt in het gebouw. Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van alle frontoffice-gerelateerde taken, zoals het ontvangen en doorverwijzen van gasten, leveranciers, studenten en medewerkers, het verstrekken van informatie binnen het gebouw, het fungeren als contactpersoon tijdens calamiteiten en het registreren van meldingen. Hiervoor werk je nauw samen met collega’s van gebouwbeheer en de backoffice. In je rol als gastheer/vrouw ben je vriendelijk en empathisch, sta je open voor verbeteringen en ben je laagdrempelig en altijd bereid om de klant of bezoeker op een plezierige manier te helpen.

Andere taken en verantwoordelijkheden zijn onder andere

• Binnen het gebouw fungeren als centraal meldpunt voor vragen en meldingen.
• Het registreren en uitgeven van diverse middelen.
• Het signaleren van onveilige situaties.
• Het aannemen van post(-pakketten).
• Een coördinerende rol vervullen bij calamiteiten en bediening van de brandmeldcentrale.
• Het uitvoeren van lichte administratieve werkzaamheden.
• Het representatief houden van het gebouw, het opstellen van zalen.
• Ondersteuning bij evenementen.
• Toezicht houden op de huisregels.
• Het lopen van opening- en sluitrondes.
• Overige facilitaire werkzaamheden.

Het cluster Campus & Community valt onder de dienst University Services. Binnen de Rijksuniversiteit Groningen ondersteunt University Services onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Dit doen we met ruim 1250 medewerkers die zich op allerlei gebieden inzetten om de Universiteit te ondersteunen. We regelen onder andere het vastgoedonderhoud, de financiën, de facilitaire dienstverlening, HR, beleid op het gebied van onderwijs en onderzoek, evenementen en juridische zaken. We vervullen met trots een belangrijke rol binnen de RUG als faciliterende, ondersteunende en adviserende dienst. We hebben plezier in ons werk en staan klaar voor elkaar als dat nodig is.

Je wordt hiërarchisch aangestuurd door de gebiedsmanager frontoffice en je werkt nauw samen met je collega's van de frontoffice en de backoffice en met de gebouwbeheerders binnen Campus Binnenstad. In de Campus bevinden zich 10 recepties met openingstijden die variëren van 07:00 uur in de ochtend tot 00.15 middernacht.

De universiteitsbibliotheek is onderdeel van de Campus en is ook in het weekend geopend. Je kunt dus ook worden ingezet in de weekenden.

• Minimaal mbo-4 niveau of 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie.
• Ervaring als gastheer/vrouw is een pre.
• Administratieve kennis (zoals het werken met een facilitair informatie managementsysteem) is een pre.
• Beheersing van de Nederlandse en Engelse taal op minimaal B2-niveau.
• Uitstekende mondelinge communicatievaardigheden.
• Goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Je bent accuraat en klantgericht.
• Je kan goed omgaan met het werken volgens protocollen.
• Je bent in het bezit van BHV en Ploegleider of je bent bereid om deze te halen.
• Je bent flexibel en bereid om te werken volgens een wisselend rooster.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten

• Een salaris van minimaal € 2.819 en maximaal € 3.266 (schaal 5) bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Daarnaast krijg je een toelage indien je op ongebruikelijke werktijden werkt.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto- inkomen.
• Een uitstekend secundair arbeidsvoorwaardenpakket met goede scholingsfaciliteiten.
• 232 verlofuren op basis van een 38-urige werkweek (fulltime). Bij de keuze voor een 40-urige werkweek spaar je daarbovenop jaarlijks 96 extra verlofuren. De RUG kent een goede pensioenregeling bij het ABP pensioenfonds.
• Een aanstelling in eerste instantie voor 12 maanden. Parttime werken behoort tot de mogelijkheden.

Je kunt solliciteren door middel van je sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 26 november 2024 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De Rijksuniversiteit Groningen vindt sociale veiligheid belangrijk. We streven ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid: https://www.rug.nl/about-ug/policy-and-strategy/diversity-and-inclusion/

Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/nl/sollicitatiecode

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.