Management/Office-assistent CogniGron (0,6-0,8 fte) (V24.0471)

Ben jij een enthousiaste en nauwkeurige managementondersteuner die graag in een dynamische en internationale onderzoeksomgeving werkt? Wil jij een belangrijke rol spelen in de ondersteuning van baanbrekend onderzoek naar de toekomst van computertechnologie? Bij CogniGron, het innovatieve onderzoekscentrum van de Rijksuniversiteit Groningen, zoeken wij een management- en office assistent om ons team te versterken.

Als management- en office assistent ben je het eerste aanspreekpunt van CogniGron en zorg je voor een soepel verloop van alle operationele en organisatorische processen. Je ondersteunt het management en de wetenschappelijke teams door middel van agendabeheer, het organiseren van vergaderingen en het beheren van documenten. Dankzij jouw inzet kan het team zich volledig richten op het onderzoek, wetende dat de dagelijkse gang van zaken vlekkeloos verloopt.

Waarom zou je deze functie willen vervullen?

1. Bijdragen aan innovatie: je maakt deel uit van een toonaangevend onderzoeksinstituut dat werkt aan baanbrekende technologieën die de toekomst van computerchips zullen veranderen.
2. Veelzijdig werk: deze functie biedt een brede mix van secretariële en administratieve taken. Je ondersteunt het managementteam en helpt bij de praktische uitvoering van communicatie, evenementen en projectadministratie. Je werkt met diverse internationale partners en wetenschappers.

Taken en verantwoordelijkheden
Als management- en office assistent heb je de volgende taken:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor CogniGron, via e-mail en telefonie.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle partners voor praktische zaken rondom het plannen van overleggen. Ook heb je het overzicht van alle lopende zaken en agenda’s.
• Je regelt het agendabeheer en beheer van documenten zoals presentaties, voorbereidingen, stukken ter ondertekening etc. Je werkt hierbij samen met de wetenschappelijk coördinator en senior communicatiemedewerker.
• Je ondersteunt bij de verzuim- en verlofadministratie.
• Je doet de administratie en urenregistratie van projecten.
• Je ontvangt nieuwe medewerkers/PhD-studenten/gasten en boekt hiervoor eventueel hotelovernachtingen en restaurants.
• Je schrijft en beantwoordt e-mails (Nederlands/Engels). Je stelt brieven op aan de hand van (on)volledige conceptteksten (Nederlands/Engels). Ook verzorg je uitnodigingen voor bijeenkomsten.
• Je notuleert bij vergaderingen.

Hier kom je te werken
Bij de Rijksuniversiteit Groningen zorgen we ervoor dat iedereen het beste uit zichzelf kan halen. We zijn een grote universiteit waar niet alleen gepassioneerde onderzoekers en docenten werken, maar waar ook juist ondersteunende functies een waardevolle bijdrage leveren. Onze universiteit is actief betrokken bij de samenleving en we vinden het belangrijk om goed voor onze omgeving te zorgen. Talent, ambitie en prestatie van de 34.000 studenten en 6.500 medewerkers worden zoveel mogelijk gestimuleerd.

CogniGron is een internationaal erkend onderzoekscentrum van de van de Faculty of Science and Engineering (FSE) van de Rijksuniversiteit Groningen. Wij doen fundamenteel onderzoek naar zelflerende materialen en systemen voor de volgende generatie computerchips. Deze chips moeten het groeiende dataverkeer en de stijgende energievraag oplossen. Geïnspireerd door het menselijk brein, ontwikkelen we chips die tot 10.000 keer energiezuiniger zijn dan de huidige. Ons doel is een blauwdruk te maken voor ‘future-proof computing’.

Wij zoeken iemand die

• Goede beheersing heeft van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Maatschappelijk betrokken is, met een sterke affiniteit voor onderzoek, technologie en innovatie.
• Minimaal een mbo-secretaresseopleiding heeft afgerond en ten minste 2 jaar ervaring heeft in een zelfstandige secretariële functie.
• Goede ICT-vaardigheden bezit, waaronder ervaring met MS, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Google Apps en Prospero. Ervaring met het redigeren van de inhoud van websites is een pre.
• Kennis en vaardigheden heeft voor het verwerken en ondersteunen van financiële administratie.
• Competenties heeft zoals: leervermogen, zelfstandigheid, initiatiefrijk, flexibel, stressbestendig, loyaal en teamplayer.
• Nauwkeurig werkt, doelen en prioriteiten kan stellen en goed kan plannen.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten

• Een salaris, afhankelijk van kennis en ervaring, van minimaal € 2.844 tot maximaal € 3.420 (schaal 6) bruto per maand bij een fulltime dienstverband.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen.
• Een tijdelijk contract van 0,6-0,8 fte voor de duur van een jaar. Een eventuele verlenging behoort tot de mogelijkheden.
• Op basis van een 38-urige werkweek (fulltime) ontvang je 232 verlofuren. Bij een 40-urige werkweek spaar je daarbovenop jaarlijks 96 extra verlofuren.

Je kunt solliciteren door middel van het sturen van een sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae vóór 13 november 2024 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De Rijksuniversiteit Groningen vindt sociale veiligheid belangrijk. We streven ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid: https://www.rug.nl/about-ug/policy-and-strategy/diversity-and-inclusion/

Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/nl/sollicitatiecode

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.