Facturen, declareren, reis boeken

Ga direct naar:

• Factuurvereisten
• ZZP'er of freelancer
• Gastcollege / Gastdocent
• Declareren (niet-medewerker)
• Reis boeken (niet-medewerker)
• Contactgegevens FSSC

Factuurvereisten

Het Financial Shared Service Centre (FSSC) verzorgt de volledige crediteuren- administratie van de Rijksuniversiteit Groningen. Wanneer u een factuur verstuurt naar de Rijksuniversiteit Groningen is het van belang dat u voor een snelle en correcte afhandeling een aantal specifieke gegevens meestuurt en een juiste adressering hanteert.

Naast de wettelijke vereisten, is het van belang dat de volgende specifieke gegevens staan vermeld op facturen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens:

• order-/bestelnummer of kenmerk (verplicht, 9-cijferig of 6-cijferig)
• btw-nummer van de RUG: NL001932706B01 (indien bedrijf in het buitenland)

Het order- of bestelnummer vindt u op de inkooporder die u van ons ontvangen heeft. Heeft u die niet ontvangen, vraag de besteller dan altijd om een kenmerk (kostenplaats 9-cijferig of projectnummer 6-cijferig) en vermeld deze duidelijk op de factuur.

"Daarnaast verzoeken wij u om medische en/of vertrouwelijke gegevens op de factuur te anonimiseren. U kunt bijvoorbeeld de Crediteur vragen om in plaats van een naam een P-nummer op de factuur te laten vermelden."

De adressering van de factuur dient als volgt te worden aangegeven:

Wij ontvangen uw factuur graag op de volgende manier:

* E-facturatie via Peppol

Wat is PEPPOL? Ons PEPPOL ID: 0106:01179037 (KvK).

* E-mail

Iedere afzonderlijke factuur inclusief bijlagen dient digitaal gestuurd te worden naar crediteuren-fssc@rug.nl in één van de volgende formaten:

• één PDF-bestand
• één bestand in het format UBL 2.1 SI (Simpler Invoicing), bestaande uit een XML-bestand met een embedded PDF-bestand
• twee bestanden: één PDF-bestand en één XML-bestand (overeenkomstig het format UBL 2.1 SI)

Contactgegevens FSSC

De Servicedesk FSSC is het eerste aanspreekpunt voor klanten en leveranciers die contact zoeken met het Financial Shared Service Centre. De medewerkers van de Servicedesk FSSC helpen u graag verder met al uw financieel administratieve vragen zoals een openstaande factuur of declaratie via fssc rug.nl of telefoon- nummer 050-3634000 op werkdagen van 09.00-12.00 uur en van 13.00-16.00 uur. Let op: I.v.m. het thuiswerken kunnen we helaas geen gebruik maken van onze telefooncentrale. We hebben slechts 1 telefoonlijn in gebruik waadoor het kan voorkomen dat we slecht bereikbaar zijn. Stuur ons gerust een mail met een terugbelverzoek of probeer het later nog een keer. Excuses voor het ongemak!

ZZP'er of freelancer

Bent u een ZZP'er of freelancer? In de meeste gevallen zal de inhuuropdracht zijn verlopen via het online platform Jellow. Indien dit het geval is dan dient het inhuurnummer op de factuur te staan. Zie verder de factuurvereisten.

Gastdocent / Gastcollege

Heeft u als gastdocent een college gegeven en wilt u daarvoor een financiële vergoeding krijgen, dan kunt u dat op twee manieren declareren.

Declareren

Hebt u geen aanstelling bij de RUG maar hebt u toch geld tegoed van de universiteit? Bijvoorbeeld omdat u emeritus, student of personeel van derden bent? Dan kunt u uw declaratie indienen via de ‘Declaratieportal Externen’ van de RUG.

Er zijn twee soorten declaraties:

• Met p-nummer: dienstreizen, overige kosten

• Zonder p-nummer: gastdocent, sollicitant, overige. Hebt u geen p-nummer maar wilt u meerdere keren declareren, dan is het mogelijk om via de portal een persoonlijk account aan te maken.

De declaratie wordt gecontroleerd door het Financial Shared Service Centre (FSSC). Uitbetaling gebeurt eenmaal per week.

Reis boeken

Heeft u geen aanstelling bij de RUG en/of bent u een buitenlandse gast? Neem contact op met uw contactpersoon binnen de betreffende faculteit of dienst van de RUG (veelal is dit het secretariaat) om uw reis te kunnen boeken.