Presentatie ontwerpen

Een mondelinge presentatie is geen voorgedragen versie van een verslag van wetenschappelijk onderzoek, noch een verhaal over 'alles wat er over [onderwerp x] te vertellen valt'.
Je doet er verstandig aan de structuur van je presentatie weloverwogen te ontwerpen in het besef dat je toehoorders een beperkte opnamecapaciteit hebben en niet heen en weer kunnen bladeren.
Begin pas te ontwerpen nadat je de situatie hebt verkend waarin je zult optreden (aanleiding en doel van de presentatie, verwachtingen van de toehoorders en beoogde effecten van de spreker; zie hiervoor Situatie verkennen).

Een compacte presentatiestructuur ontwerpen

• Formuleer een kernboodschap als leidend principe van je presentatie; dat wil zeggen: niet een onderwerp zonder meer, maar een zin die een specifieke uitspraak over het onderwerp bevat:

• Organiseer je presentatie zo dat de kernboodschap en de belangrijkste onderdelen van de onderbouwing van die boodschap al in het begin duidelijk verwoord worden. Je betoog zal dan niet ontaarden in een oeverloos aspectenverhaal ('alles over …'): deze aanpak dwingt je tot een strakke focus en tot strenge selectie.

Let op

• Je zult in de loop van je presentatie wél herhaaldelijk moeten terugverwijzen naar de kernboodschap om de samenhang in je betoog helder te houden.
  Je hoeft niet bang te zijn de aandacht van het publiek te verliezen als je de clou in het begin al weggeeft. De aandacht is er nog steeds, maar nu gericht op de onderbouwing in plaats van op de conclusie.
• Saillante details die je moet schrappen uit je betoog kun je achter de hand houden om er bij het vragenstellen op in te gaan.
• Breng de onderbouwing van je kernboodschap onder in een logische structuur (argumentatief, thematisch, chronologisch).
• Zorg dat ieder deelthema dezelfde structuur heeft als het geheel, dat wil zeggen: de voornaamste informatie in het begin, en wat 'misbaar' is aan het eind. Met een dergelijk opblaasbaar en comprimeerbaar harmonicamodel kun je in geval van tijdnood je verhaal afmaken zonder verlies aan essentiële informatie.
• Je kunt je presentatie aantrekkelijker maken door je kernboodschap een alternatieve vorm te geven. Je kunt hierbij denken aan:
  • een uitdagende stelling die onderbouwd of ontkracht wordt in het betoog
  • een probleem, raadsel of puzzel waarvoor het betoog de oplossing geeft
  • een mythe of misverstand dat ontmaskerd wordt in het betoog

Opening en afsluiting ontwerpen

De opening en de afsluiting van een presentatie moeten uiteraard passen bij de inhoud en het doel van de presentatie en bij de persoonlijkheid van de spreker. Daarnaast doe je er verstandig aan bij de keuze van een opening en een afsluiting rekening te houden met de aanleiding van de presentatie en de voorkennis, houding en verwachting van het publiek; kortom, met de retorische situatie.

Functies van de opening

• Jezelf en je onderwerp kort introduceren zodat het publiek weet wie ze voor zich hebben.
• De status van je verhaal binnen de context waarin je optreedt duidelijk maken.
• Het doel van je presentatie expliciet maken. Als je na afloop bijvoorbeeld feedback wilt hebben, kun je de luisteraars uitnodigen met je mee te denken en na afloop eventuele kanttekeningen te plaatsen en vragen te stellen.
• Het publiek welwillend en nieuwsgierig maken, door een relevante anekdote, grap, prikkelende opmerking, vraag, raadsel, etcetera.

Functies van de afsluiting

• De kern van je betoog recapituleren.
• Uitnodigen tot het stellen van vragen. Wees concreet als je je voldoende voorbereid voelt. Als er bijvoorbeeld geen vragen vanuit het publiek worden gesteld kun je de toehoorders bijvoorbeeld zelf een kwestie voorleggen om de discussie op gang te brengen.
• De toehoorders bedanken voor hun aandacht.

In handboeken is een heel scala aan mogelijke openingen en afsluitingen te vinden, variërend van het beginnen met een anekdote, grap, raadsel of citaat tot en met het afsluiten met een aanbeveling of een uitsmijter. Dergelijke voorbeelden kunnen je helpen om op gang te komen, maar kunnen, als ze niet bij je persoonlijkheid passen, ook wat geforceerd overkomen. Een niet-werkende grap bijvoorbeeld, geeft je presentatie een erg slechte start.

Tips

• Je kunt de opening ook gebruiken om je stem te testen. Je vraagt dan bijvoorbeeld: 'Ben ik goed te verstaan?' Het voordeel hiervan is dat je zelf kan uitproberen hoe ver je stem draagt. Bovendien loop je geen risico dat mensen je na enkele zinnen moeten onderbreken omdat ze je niet hebben verstaan.
• Het kan houvast bieden als je de opening en de afsluiting van je presentatie bij het voorbereiden helemaal uitschrijft. Als je dit doet, denk dan goed over de formulering na en zorg ervoor dat je tijdens je presentatie wel van je papier kunt 'loskomen'.

Tekst uitschrijven of niet?

De meeste sprekers maken gebruik van een spreekschema of kaartjes waarop steekwoorden staan, als geheugensteun. Tegenwoordig laten sprekers zich ook leiden door de steekwoorden op hun PowerPoint-presentatie, waarbij het gevaar kan bestaan dat ze de ondertitelaar van hun eigen presentatie worden. Je kunt echter ook besluiten om je hele betoog, of lastige en essentiële passages (pakkende opening en afsluiting, ingewikkelde definities, complexe redeneringen) uit te schrijven. Je kunt dan alsnog de tekst tijdens het spreken terzijde leggen en aan de hand van in de tekst gemarkeerde steekwoorden uit je hoofd spreken.

Voor- en nadelen van het uitschrijven van je presentatie

*) De nadelen van geschreven taal voor een luisterend publiek zijn deels te ondervangen door een kolommetrische notatie van de tekst, waarbij je aan het eind van iedere spreekeenheid (zin, bijzin) de regel afbreekt met een harde return. Hiermee voorkom je ingewikkelde zinsconstructies en houd je je tekst overzichtelijk, vooral wanneer je ook nog tekstblokken onderscheidt:

Ik zeg u vandaag, mijn vrienden,
dat ondanks de moeilijkheden en teleurstellingen van het moment
ik nog steeds een droom heb.

Het is een droom die diep geworteld is in de Amerikaanse droom.

Ik heb een droom dat eens dit volk zal opstaan
en zal opkomen voor de werkelijke betekenis van de geloofsbelijdenis van Amerika:

Wij houden deze waarheden voor vanzelfsprekend;
dat alle mensen gelijk zijn geschapen.

Fragment uit "I have a dream". Redevoering uitgesproken door Martin Luther King te Washington, 28 augustus 1963.

Bronnen

• Atkinson, M. (1994). Our Master's Voices. The Language and Body Language of Politics (6e druk). London/New York: Routledge.
• Blokzijl, W. (2001). Ik zal het kort houden. Tijdsoverschrijding bij voordrachten. In: Onze Taal (70), 24-26.
• Bovenjager, J. (2002). English course 02. Groningen: Scheikunde, RUG.
• Geer, P. van der. (1999). Het lagerhuis. Utrecht/Amsterdam: Vara/Kosmos-Z & K Uitgevers.
• Oskamp, P., & Geel, R. (1999). Concreet en beeldend preken. Bussum: Coutinho.
• Smulling, E.B., Hout, J.F.M.J., van & Mirande, M.J.A. (1993). Colleges en presentaties. Aanwijzingen voor docenten. Groningen: Wolters-Noordhoff.
• Vrolijk, A., & Onel, M. (1994). Rollenspelen, simulaties en ijsbrekers. Gereedschappen voor trainingen in gesprekstechniek. Houten/Zaventhem: Bohn Stafleu Van Loghum.
• Wagenaar, W.A. (1996). Het houden van een presentatie. NRC Handelsblad.
• Wiertzema, K., & Jansen, P. (1995). Spreken in het openbaar. Bussum: Coutinho.

© 2002 | RUG, Faculteit der Letteren, project Communicatieve Vaardigheden